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Circulaire DH/FH 3/DAS/TS 3-95 n° 95-47 du 6 novembre 1995 relative à l'application du décret n° 95-687 du 9 mai 1995 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière.

A la suite des réflexions engagées avec les organisations syndicales représentatives siégeant au Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière sur l'exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière, des aménagements au décret n° 86-660 du 19 mars 1986 relatif à l'exercice du droit syndical dans les établissements de la fonction publique hospitalière ont été apportés par le décret n° 95-687 du 9 mai 1995. Les modifications adoptées s'ordonnent autour de cinq mesures :

- moyens matériels mis à la disposition des organisations syndicales (art. 1er) ;
- situation des agents qui ne sont pas en service pendant la période correspondant à la durée des congrès ou réunions mentionnés aux articles 12 à 15 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986 (art. 2) ;
- autorisation de mise à disposition syndicale au niveau national à temps partiel (art. 3 et 4) ;
- déroulement de carrière des agents consacrant la totalité de leur activité à l'exercice syndical (art. 5) ;
- expérimentation d'une mutualisation des crédits d'heures syndicales non utilisés (art. 6).

La présente circulaire a pour objet de préciser le sens et la portée de ces mesures et de rappeler (sixième chapitre) le régime des autorisations spéciales d'absence prévues aux articles 12 et 15 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986.

I. - MOYENS MATERIELS MIS A LA DISPOSITION DES ORGANISATIONS SYNDICALES (ART. 1er)

Afin que les organisations syndicales auxquelles un local a été affecté puissent disposer des équipements minimum indispensables à l'exercice de leur activité, tout en tenant compte des possibilités financières propres à chaque établissement, il a été décidé, plutôt que d'établir un équipement type applicable à tous, de soumettre la liste de ces équipements à l'avis du C.T.E. ou du C.T.P.

Ces équipements doivent être adaptés aux pratiques actuelles et, dans la mesure du possible, tenir compte des nouvelles technologies, notamment en matière de bureautique : un micro-ordinateur, une ligne téléphonique, un photocopieur (ou l'accès permanent à un photocopieur de l'établissement), un Minitel et, éventuellement, un télécopieur paraissent correspondre aux équipements aujourd'hui usuels.

Il paraît également raisonnable de veiller à ce que les locaux syndicaux présentent les mêmes caractéristiques de confort que les autres locaux (chauffage, isolation, peinture, accessibilité) et soient équipés de bureaux et sièges fonctionnels corrects et en nombre suffisant. Ainsi la nature de l'ensemble des équipements et des moyens matériels mis à la disposition des organisations syndicales doit-elle être comparable à celle des services administratifs de l'établissement. Ces indications ne sont pas limitatives, un large champ est ouvert à la concertation au sein du C.T.E. ou du C.T.P. pour définir ces équipements dont il revient au directeur d'arrêter ensuite la liste ainsi que les conditions matérielles d'exercice des activités syndicales et notamment l'accès à la documentation et aux revues professionnelles courantes.

II. - SITUATION DES AGENTS QUI NE SONT PAS EN SERVICE PENDANT LA PERIODE CORRESPONDANT A LA DUREE DES CONGRES OU REUNIONS MENTIONNES AUX ARTICLES 12 A 15 DU DECRET N° 86-660 DU 19 MARS 1986 (ART. 2)

L'autorisation spéciale d'absence peut être définie comme étant l'autorisation donnée à un agent d'exercer pendant ses heures de service une activité syndicale au lieu et place de son activité normale, la durée effective des autorisations spéciales d'absence s'imputant sur le temps de service. Toutefois, l'activité syndicale ne coïncide pas forcément avec la journée de travail, notamment lorsque l'agent effectue son service de nuit, et dans ce cas la réunion à laquelle l'agent participe en dehors de son temps de service ne lui donne pas droit à l'octroi d'une autorisation spéciale d'absence.

Afin de rétablir l'équité entre cet agent et celui qui, ayant des horaires de jour, bénéficie de la possibilité de récupération, et pour permettre à tous l'exercice du droit syndical, il a été décidé que, dès lors qu'au moins trois jours à l'avance le syndicat aura informé l'autorité compétente de la tenue d'une des réunions mentionnées aux articles 12 à 15 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986, le représentant syndical mandaté par cette organisation pour y participer sera réputé être en service pendant la durée de cette réunion et considéré, sous réserve des nécessités de service, comme bénéficiaire de l'autorisation spéciale d'absence correspondante. Il sera procédé à un aménagement des horaires de travail de l'agent concerné pour intégrer une période de récupération correspondant, outre les délais de route éventuels, à une durée d'autorisation spéciale d'absence égale à la durée de la réunion dans le cas des réunions visées aux articles 13 et 14 du décret du 19 mars 1986 et augmentée de la durée des travaux de préparation et de compte rendu pour les réunions des organismes mentionnés à l'article 15.

Eu égard aux dispositions de l'ordonnance n° 82-272 du 26 mars 1982 et du décret n° 82-870 du 6 octobre 1982 sur la durée et l'organisation du temps de travail, l'établissement devra veiller à fixer les horaires de travail de l'agent effectuant son service de nuit de façon à lui ménager un temps de repos suffisant entre la fin de la réunion à laquelle il participe et la reprise de son service. S'agissant de la couverture des risques encourus par l'agent concerné à l'occasion de sa participation à ces réunions, il conviendra de se reporter à la circulaire n° 260 DH 4 du 5 avril 1977 qui définit les conditions de la protection contre le risque accident de service des agents qui bénéficient d'autorisations spéciales d'absence au titre de leur activité syndicale. Conformément au décret du 9 mai 1995, ces mesures sont intégralement applicables aux agents participant à des réunions syndicales dans les conditions rappelées au 3e paragraphe du présent chapitre.

III. - AUTORISATION DE MISE A DISPOSITION SYNDICALE A TEMPS PARTIEL AU NIVEAU NATIONAL (Art. 3 et 4)

Alors que jusqu'à présent, il ne pouvait y avoir que des mises à disposition à temps plein, le décret du 9 mai 1995 introduit l'appréciation de la mise à disposition en équivalent temps plein pour permettre le fractionnement des mandats nationaux dans la limite du mi-temps. Le nombre total d'agents mis à disposition auprès des organisations syndicales pour exercer un mandat national qui était fixé à 84 est donc désormais fixé à 84 équivalent temps plein. Afin que cette disposition, qui permet à l'agent concerné de conserver un lien actif avec son service, puisse garder tout son intérêt, il conviendra de faire un usage modéré du cumul des autorisations spéciales d'absence.

L'agent mis à disposition étant considéré au terme de l'article 97 de la comme étant en position d'activité, la prise en compte des accidents de service susceptibles de survenir pendant l'exercice de sa mission est assurée dans les conditions de la circulaire précitée du 5 avril 1977 et de son annexe. Je rappelle que la procédure de mise à disposition au niveau national relève de la compétence de l'autorité investie du pouvoir de nomination, l'administration centrale (direction des hôpitaux, bureau FH 3) assurant le suivi de ces mises à disposition.

La rémunération de l'agent mis à disposition doit continuer à être versée par l'établissement ; à cet égard je confirme les termes de ma circulaire n° 276 du 16 décembre 1988 relative au guide méthodologique d'aide à l'approbation des budgets des établissements sanitaires et sociaux (section 2 paragraphe 1.2.8), selon laquelle le surcoût résultant du remplacement de cet agent doit être pris en charge, lorsque l'établissement ne peut y faire face, dans le cadre de l'enveloppe sanitaire et sociale départementale, aujourd'hui régionale. Depuis lors, lorsqu'une organisation syndicale fait connaître son souhait de voir réintégrer l'agent mis à sa disposition pour désigner un agent en fonction dans une autre région, il vous appartient de procéder à la redistribution auprès de la région concernée par la nouvelle mise à disposition des crédits alloués pour financer le remplacement de cet agent.

Dans l'hypothèse où ce surcoût n'aurait pas fait l'objet d'un financement, il appartiendra à la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la région où se trouve l'établissement de l'agent nouvellement mis à disposition de prélever les crédits nécessaires sur sa marge de manoeuvre régionale lorsque l'établissement ne peut y faire face. Je précise à toutes fins utiles que les droits en matière d'avancement d'un fonctionnaire déchargé partiellement de service doivent être appréciés en fonction des tâches qu'il continue à assumer. Il va de soi que le fait qu'un fonctionnaire soit déchargé partiellement de service pour activités syndicales, ne doit en aucun cas influencer l'appréciation portée sur sa manière de servir. Il convient à cet égard de se reporter à la circulaire précitée du 23 mars 1987.

IV. - DEROULEMENT DE CARRIERE DES AGENTS CONSACRANT LA TOTALITE DE LEUR ACTIVITE A L'EXERCICE SYNDICAL (art. 5)

N'exerçant pas effectivement leurs fonctions dans leur établissement de rattachement, les représentants syndicaux qui consacrent la totalité de leur activité à l'exercice syndical sont actuellement notés conformément à la réglementation selon des critères qui ne portent pas sur leur manière effective de servir. Leur note chiffrée évolue de la même manière que la note moyenne des agents du grade auquel ils appartiennent, ce qui ne prend pas en compte le cas des représentants syndicaux ayant une ancienneté supérieure à l'ancienneté moyenne dans le grade considéré.

Cette situation se retrouve également, s'agissant des avancements de grade. Pour remédier à cet état de fait, l'évolution de la notation des agents exerçant leurs fonctions syndicales à temps plein sera calée dorénavant non plus sur l'évolution de la note chiffrée moyenne des agents du même grade mais sur celle des agents de même échelon appartenant au même grade. S'il n'existe pas d'agent du même échelon dans l'établissement, l'évolution de la notation de l'agent intéressé suivra l'évolution de la note chiffrée moyenne des agents du même grade.

L'avancement d'échelon qui découle de la notation, sera automatiquement identique à l'avancement d'échelon moyen (y compris éventuellement avancement à durée minimale) des autres agents de l'établissement dans la même situation statutaire. L'avancement de grade du fonctionnaire mis à disposition à temps plein d'une organisation syndicale nationale ou déchargé totalement de service pour l'exercice de mandats syndicaux aura lieu sur la base de l'avancement moyen des fonctionnaires du corps ou de l'emploi auquel il appartient. De même si, à titre exceptionnel (cf. troisième paragraphe du chapitre III ci-dessus), un agent déchargé ou mis à disposition partiellement se trouve pendant une période, de fait, totalement déchargé d'activité, l'avancement de grade de cet agent sera équivalent à l'avancement de grade d'un agent de même corps ou de même emploi ayant une situation équivalente à la sienne et ayant bénéficié d'un avancement moyen durant cette période.

V. - EXPERIMENTATION D'UNE MUTUALISATION DES CREDITS D'HEURES SYNDICALES NON UTILISES DANS LES ETABLISSEMENTS DE MOINS DE 300 AGENTS DE 10 DEPARTEMENTS (ART. 6 DU DECRET DU 9 MAI 1995 ET ARRETE DU 5 JUILLET 1995).

Dans chaque établissement, les organisations syndicales déclarées bénéficient chaque année de crédits d'heures sous forme d'autorisations spéciales d'absence et de décharges d'activité de service (art. 12 à 18 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986, circulaire d'application du 23 mars 1987). 25 p. 100 de l'ensemble de ces crédits d'heures sont répartis entre les organisations syndicales disposant d'au moins deux sièges au Conseil supérieur de la Fonction publique hospitalière au prorata du nombre de sièges dont elles disposent dans cette instance. 75 p. 100 de l'ensemble de ces crédits d'heures sont répartis entre les organisations syndicales proportionnellement au nombre moyen de voix qu'elles ont obtenu dans l'établissement aux élections aux commissions administratives paritaires. Cependant, si le syndicat n'est pas déclaré dans l'établissement ou si les nécessités de service s'opposent à l'octroi d'une autorisation d'absence ou d'une décharge d'activité de service au représentant syndical qui en fait la demande, il s'ensuit une perte totale ou partielle de ces crédits d'heures que le dispositif expérimental de mutualisation prévu à l'article 6 du décret n° 95-687 du 9 mai 1995 permet d'éviter.

a) Chacune des organisations syndicales qui disposent d'au moins deux sièges au Conseil supérieur de la Fonction publique hospitalière mais qui ne sont pas déclarées dans l'établissement et qui, de ce fait, ne peuvent utiliser les crédits d'heures qu'elles y ont acquis au titre des 25 p. 100, pourront, si elles en font la demande au chef d'établissement, obtenir la comptabilisation de ces crédits d'heures à l'échelon départemental. Il y aura également lieu, si ces organisations syndicales en font la demande, à comptabilisation au niveau départemental, des crédits d'heures auxquels, étant déclarées dans l'établissement elles auraient pu prétendre au titre des 25 p. 100, mais qu'elles se sont vu refuser en raison des nécessités de service.

b) Les organisations syndicales ayant obtenu des crédits d'heures d'autorisations spéciales d'absence et de décharge d'activité de service au titre des 75 p. 100 attribués au prorata de leurs résultats dans l'établissement aux élections aux commissions administratives paritaires départementales, pourront, à leur demande, obtenir l'addition à l'échelon départemental des crédits d'heures théoriquement acquis à ce titre mais qu'elles n'ont pu effectivement utiliser en raison des nécessités de service ou parce qu'elles n'étaient pas déclarées dans l'établissement.

Les crédits d'heures non utilisés mentionnés ci-dessus, a) et b), seront, à la demande de chacun des syndicats concernés, additionnés au niveau du préfet (direction départementale des affaires sanitaires et sociales) à l'issue de chaque semestre de l'année civile et reportés au semestre suivant. Pour chaque semestre, le calcul des crédits d'heures non utilisés à reporter au semestre suivant se fera sur la base de la moitié des crédits annuels d'heures accordés pour chaque syndicat dans chaque établissement, diminuée des crédits d'heures utilisés. Cette expérimentation prévue pour une durée de deux ans à compter du 1er janvier 1996 (les crédits d'heures non utilisés au second semestre 1995 seront reportés au premier semestre 1996) ne pourra avoir pour effet de modifier le total des heures dues pour une année à chaque syndicat.

Les crédits d'heures non utilisés seront attribués sous réserve des nécessités de service à un ou plusieurs agents bénéficiaires, désignés par chaque syndicat, en fonctions dans l'un des établissements du département, qui les utiliseront au sein de chacun de ces établissements, à concurrence des heures inutilisées par le syndicat concerné. Une compensation financière sera attribuée au profit de l'établissement de rattachement des agents bénéficiaires des crédits d'heures au prorata du nombre d'heures utilisées et sur la base du traitement indiciaire de l'agent bénéficiaire augmenté des charges. Cette compensation financière sera à la charge des établissements dans lesquels la perte du temps syndical aura été constatée (cf. tableau joint en annexe).

Pour l'addition des crédits d'heures non utilisés et le calcul du montant de la compensation due, la direction départementale des affaires sanitaires et sociales jouera le rôle de coordonnateur entre les établissements. Afin d'assurer la plus grande souplesse aux mécanismes de compensation financière décrits ci-dessus, il ne sera pas procédé en cours d'exercice à un ajustement des bases budgétaires par voie de décisions modificatives enregistrant les redéploiements de crédits. L'établissement de l'agent bénéficiant de l'attribution des crédits d'heures non utilisés pourra simplement facturer, aux établissements dans lesquels la perte de temps syndical est constatée, le coût budgétaire de ces crédits d'heures. Un titre de recette sera en conséquence émis sur le compte 75831, personnel, comptabilisé dans le groupe 3 'autres produits', la recette constatée ouvrant normalement droit à autorisation de dépenses supplémentaires financées hors assurance maladie. Bien entendu, l'expérimentation prévue au présent chapitre ne saurait, sous prétexte de mutualisation, conduire les chefs d'établissement à refuser sans motivation précise l'utilisation des crédits d'heures disponibles : la mutualisation des crédits d'heures au niveau départemental doit demeurer exceptionnelle et l'utilisation au niveau local rester la règle générale.

VI. - RAPPEL CONCERNANT LE REGIME DES AUTORISATIONS SPECIALES D'ABSENCE (ART. 12 ET 15 DU DECRET N° 86-660 DU 19 MARS 1986)

1. Les autorisations spéciales d'absence doivent faire l'objet d'une demande adressée à l'autorité compétente trois jours avant la date de la réunion qui les motive. Je ne serai pas opposé à ce que ces demandes soient formulées par les intéressés auprès de leur responsable de service qui les transmettra, assorties d'un avis circonstancié, à l'autorité compétente qui prendra, sous réserve des nécessités du service, la décision d'octroi. A cet égard, je rappelle que toute décision de refus doit être motivée de manière précise et adaptée aux circonstances.

2. En application de l'article 45-4° de la modifiée, des autorisations spéciales d'absence sont accordées aux membres des assemblées délibérantes des établissements mentionnés à l'article 2 et des organismes statutaires créés en application de dispositions législatives ou réglementaires.

Le régime des autorisations spéciales d'absence pour participer à de tels organismes est fixé par l'article 15 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986. Ainsi, des organismes tels que le conseil départemental de santé mentale, le conseil économique et social régional, la commission d'admission à l'aide sociale, le conseil d'administration des organismes de sécurité sociale, le comité régional de l'organisation sanitaire et sociale... ont été institués par diverses dispositions législatives et réglementaires prévoyant expressément la présence de représentants syndicaux. Il en résulte que la réunion de ces organismes, conseils et commissions ouvre droit pour les représentants syndicaux appelés à y siéger à l'octroi des autorisations spéciales d'absence prévues à l'article 15 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986.

Vous voudrez bien porter le contenu de la présente circulaire à la connaissance de l'ensemble des établissements hospitaliers, sociaux et médicosociaux publics de votre département et me tenir informé, sous le présent timbre, des difficultés d'application qu'elle pourrait susciter.

Références :

modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière (art. 45, 70 et 97) ;
Décret n° 86-660 du 19 mars 1986 relatif à l'exercice du droit syndical dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
Décret n° 95-687 du 9 mai 1995 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière et modifiant le décret n° 86-660 du 19 mars 1986 ;
Arrêté du 5 juillet 1995 relatif aux modalités d'application des dispositions de l'article 29-1 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986 modifié relatif à l'exercice du droit syndical dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la modifié portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
Circulaire DH/4 n° 77-260 du 5 avril 1977 relative à la couverture des risques encourus par les représentants syndicaux des personnels relevant du livre IX du code de la santé publique ;
Circulaire DH/8 D n° 87-179 du 23 mars 1987 relative à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique hospitalière.

Texte abrogé : circulaire DH/8 D n° 89-10825 du 12 avril 1989 relative aux autorisations d'absence pour l'exercice d'un mandat syndical.

ANNEXE EXEMPLE DE MUTUALISATION SUR LES AUTORISATIONS D'ABSENCE ET LES DECHARGES D'ACTIVITE

(cf. document original)

Direction des hôpitaux.

Le ministre de la santé publique et de l'assurance maladie et le ministre de l'intégration et de la lutte contre l'exclusion à Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales) (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales) (pour mise en oeuvre).

Texte non paru au Journal officiel.