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Circulaire DH/FH2 n° 299-2000 du 2 juin 2000 relative à la notation des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux au titre de l'année 2000

Date d'application : immédiate.

Références :
Décret n° 94-617 du 21 juillet 1994.
Décret modifié n° 96-113 du 13 février 1996.
Arrêté du 21 juillet 1994.

La ministre de l'emploi et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; à Madame et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour mise en œuvre]) ; à Mesdames et Messieurs les directeurs d'Agences régionales de l'hospitalisation [pour information] Vous trouverez ci-joint les documents relatifs à la notation des personnels de direction des établissements sanitaires et sociaux relevant du décret du 13 février 1996 ci-dessus susvisé, soit la liste des agents à noter ainsi que les supports d'évaluation.
Je vous rappelle, comme il est prévu à l'article 21-II du décret du 13 février 1996, que les règles relatives à la notation de ces personnels sont fixées par le décret n° 94-617 du 21 juillet 1994, complété par l'arrêté du même jour.
Les opérations de notation pour 2000 se dérouleront selon les modalités précisées dans les fiches annexes auxquelles vous voudrez bien vous reporter.
J'appelle tout particulièrement votre attention sur le respect des délais et des procédures en raison de leur incidence forte sur les avancements de grade de ces personnels.
En effet, les commissions administratives paritaires nationales se réuniront, au titre de l'année 2001, au cours de la première quinzaine du mois de janvier 2001.
La présente circulaire, qui fera l'objet d'une publication au Bulletin officiel du ministère de l'emploi et de la solidarité, devra être diffusée par vos soins à l'ensemble des établissements sanitaires et sociaux de votre département.

1. Calendrier

Juin 2000 : envoi des documents par le ministère.
Septembre 2000 (dernier délai) : retour des documents au ministère.
Octobre 2000 : opérations de péréquation par le ministère.
15 Novembre 2000 : envoi des notations chiffrées aux agents.
1er Décembre 2000 : retour des documents et des éventuelles réclamations (dernier délai).

N.B. - Les réclamations doivent faire l'objet d'un double envoi :
1 exemplaire à la direction des hôpitaux, bureau FH2 ;

1 exemplaire par la voie hiérarchique.

Le premier exemplaire doit parvenir impérativement avant le 1er décembre 2000 ; le second exemplaire le31 décembre 2000.
Les commissions administratives paritaires nationales, appelées à statuer sur la notation 2000 et les avancements 2001,auront lieu le 11 janvier 2001.

2. Procédure d'évaluation
L'entretien d'évaluation

La procédure de notation repose sur l'entretien annuel d'évaluation qui précède, de façon obligatoire, l'établissement de l'appréciation et de la note chiffrée.
Je vous rappelle que cet entretien doit être conduit par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les chefs d'établissement et par les chefs d'établissement pour les directeurs d'établissements annexes et les directeurs de 4e classe reclassés dans le corps de directeur d'établissement sanitaire et social et qui ont conservé, à titre personnel, un emploi d'adjoint. Cet entretien a une double fonction :

fixer en commun les objectifs prioritaires pour l'année à venir ;
analyser le bilan des actions menées pendant l'année écoulée.

Sa finalité est de permettre d'évaluer aussi objectivement que possible la qualité et l'efficacité du travail réalisé au regard des priorités définies, des moyens engagés et des résultats obtenus et de fixer une note chiffrée globale en fonction de cette évaluation.

Les supports d'évaluation

Les supports d'évaluation, joints en annexe à la circulaire, permettant de formaliser le contenu des entretiens qui ont été menés.
Ils comprennent 4 volets :
Le premier volet (A1) comporte la situation de l'agent quant à son état civil, son affectation actuelle et sa classe.

il est à compléter ou à modifier par l'agent dans les rubriques “ situation de famille ”, “ enfants ” “ (prénoms et date de naissance) ”, “ diplômes“ ” ;
les fonctions exercées au cours de l'année doivent être précisées dans le cadre réservé à cet effet.

Doit être mentionné l'avis du président du conseil d'administration sur la valeur professionnelle des fonctionnaires évalués.
Préalablement à l'entretien, il vous appartient de recueillir ces avis auprès des présidents des conseils d'administration. Ces avis sont communiqués aux intéressés.
Le deuxième volet (A2) qui est destiné à recueillir et formaliser le contenu de l'entretien annuel d'évaluation, doit être revêtu du nom et de la signature de l'autorité ayant mené l'entretien. Sur ce volet figure l'échelon et l'ancienneté dans l'échelon ainsi que la situation statutaire : T (titulaire), D (détaché dans l'emploi).
Il précise obligatoirement la date de l'entretien d'évaluation.
Il comporte une appréciation générale faisant apparaître le bilan des résultats obtenus, un avis sur les capacités et aptitudes du fonctionnaire évalué au regard du poste occupé et, le cas échéant, un avis sur son aptitude à occuper un emploi de la classe supérieure.
Ce document doit faire apparaître la proposition de note chiffrée fixée par l'évaluateur et être communiqué à l'intéressé pour signature et observations éventuelles.
Les directeurs pour lesquels cette procédure n'aura pas été respectée pourront être amenés à présenter des recours qui entraîneront de fait la mise en œuvre d'une nouvelle procédure conforme aux dispositions réglementaires.

Un volet (A2 bis) concerne la formation.
Il comprend 3 rubriques :
l'évaluation des besoins de formation des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux par le notateur ;

les besoins en formation exprimés par les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux ;
les formations déjà effectuées et éventuellement les activités de formateur.

Le troisième volet (A3) est destiné à compléter éventuellement les avis figurant sur le second volet.
La note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A2) par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales pour les chefs d'établissement peut être éventuellement modifiée par les Préfets sur ce volet.
De même la note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A2) par les chefs d'établissement pour leurs adjoints peut être également modifiée par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales et/ou les Préfets sur ce volet. Celui-ci doit être obligatoirement communiqué aux intéressés.

3. Propositions d'avancement

La proposition d'inscription au tableau d'avancement ou la non proposition figurant sur le volet A3 doit être motivée.
J'ajoute qu'il n'existe pas de quota départementaux et que l'ensemble des agents promouvables peuvent faire l'objet d'une proposition si leur manière de servir le justifie.
J'appelle votre attention sur le fait que les fonctionnaires de catégorie A, détachés sur des emplois de directeurs d'établissements sanitaires et sociaux, ne peuvent bénéficier d'un avancement de grade. Il convient donc de ne pas faire de proposition en ce qui les concerne. La qualité de fonctionnaire détaché (D) apparaît sur le volet A2.

Directeurs de 1re classe

Peuvent accéder à la hors classe, les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux de 1re classe comptant au moins un an dans le 4e échelon (1) de la 1re classe et ayant exercé dans au moins deux établissements depuis leur accès à la 2e classe.
Pour les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux issus de la 4e classe, est également pris en compte tout changement d'établissement effectué dans le corps des directeurs de 4e classe.

Directeurs de 2e classe

Peuvent accéder à la 1re classe, les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux de 2e classe comptant au moins un an dans le 6e échelon (1) de la 2e classe.

4. Etablissement de la note chiffrée

Il convient de partir de la note définitive de l'agent, obtenue en 1999, pour proposer la note chiffrée de l'année 2000.

Notes moyennes

Hors classe : 19,29.
1re classe : 20,03.
2e classe : 19,13.

Premières notations
CLASSES
CHEFS
NON CHEFS
Hors classe 19,00

1re classe19,50
19
2e classe17,00

Pour la première notation, la note doit être fixée par référence au tableau ci-dessus, en précisant que toute note inférieure doit également être accompagnée d'un rapport justificatif.
Pour les chefs de bureau chargés des fonctions de directeurs, par arrêté ministériel, en application des dispositions de l'article 29 du décret n° 88-163 du 19 février 1988 et qui sont nommés par voie de détachement, en application des dispositions de l'article 24 du décret n° 96-113 du 13 février 1996, il convient de leur attribuer une note de 17 majorée d'un 1/4 de point par année de chargé de fonctions de direction dans la limite d'une note maximum de 18,75, si leur manière de servir a toujours été jugée satisfaisante. Dans le cas contraire, une notation plus basse peut être proposée.
Pour les autres fonctionnaires de catégorie A, nommés en application des dispositions de l'article 24 du décret du 13 février 1996, il convient de leur attribuer une première note de 17.

Note minimum pour l'inscription au tableau d'avancement de 1re classe : 20,50

J'appelle votre attention sur la note minimum rappelée ci-contre, ayant permis, au titre de 2000, l'inscription au tableau d'avancement.
Je vous demande de ne pas faire de propositions en faveur d'agents dont la note préfectorale est inférieure au seuil précité, et qui n'ont pas de chance de figurer au tableau d'avancement.

Note minimum pour l'inscription au tableau d'avancement à la hors classe : 20,50

La situation des intéressés ne doit en aucun cas être confondue avec celle des agents notés pour la première fois.

Les personnels de direction ayant changé d'affectation

Lorsqu'un agent appartenant à une classe depuis plusieurs années est muté dans un autre département, il est parfois difficile, après quelques mois, d'apprécier sa manière de servir. Si tel est le cas, le DDASS dont relève l'établissement d'accueil doit se rapprocher du DDASS dont relève l'établissement d'origine pour formuler cette appréciation.

Indications sur la propositionde note chiffrée provisoire

Toute augmentation de notation supérieure à 0,50 doit être particulièrement justifiée, voire à partir de 1 point, faire l'objetd'un rapport spécifique.
A contrario, tout maintien de notation doit être justifié et une baisse de notation faire également l'objet d'un rapportspécifique.