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Circulaire DHOS/P 3 n° 2002-455 du 14 août 2002 relative à la notation des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux au titre de l'année 2002


Date d'application : immédiate.

Référence : décret n° 2001-1343 du 28 décembre 2001 portant statut particulier du corps des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux de la fonction publique hospitalière (Journal officiel du 30 décembre 2001).

Le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour mise en oeuvre]) ; Mesdames et Messieurs les directeurs d'agences régionales de l'hospitalisation (pour information)

L'objet de la présente circulaire est de vous indiquer la procédure applicable à la notation des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux telle qu'elle résulte de l'intervention d'un nouveau statut particulier du corps.

Les opérations de notation pour 2002 se dérouleront selon les modalités précisées dans les fiches annexes auxquelles vous voudrez bien vous reporter.
La présente circulaire, qui fera l'objet d'une publication au Bulletin officiel du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées, devra être diffusée par vos soins à l'ensemble des établissements sanitaires et sociaux de votre département.

J'appelle tout particulièrement votre attention sur le respect des délais et des procédures en raison de leur incidence forte sur les avancements de grade de ces personnels.

Vous trouverez, ci-joints, les volets de notation que je vous demande de me retourner dans les meilleurs délais. Je vous informe que la notation au titre de 2002 sera prise en compte pour l'établissement du tableau d'avancement à la hors classe, qui sera arrêté après avis de la commission administrative paritaire nationale lors de la réunion du 23 janvier 2003.


Les réclamations concernant la notation seront également examinées au cours de cette réunion.


Le nouveau statut de décembre 2001 a introduit une structure de corps en deux grades, ce qui entraîne des conséquences importantes en matière de notation dès l'exercice 2002.


En effet, les directeurs de 2e et 1re classes (ancien statut) sont désormais notés au titre de la classe normale, les directeurs hors classe demeurent notés dans cette même classe. Un nouveau système de notation est donc mis en place, identique pour les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux et pour les directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux et selon les mêmes règles que pour les directeurs d'hôpital, ce qui permettra une homogénéité du processus de notation des personnels de direction relevant de la fonction publique hospitalière.

Vous trouverez toutes les indications dans la fiche n° 4.

Cette nouvelle procédure a conduit à mettre au point un tableau de correspondance pour la notation 2001 afin qu'elle serve de base à la notation 2002.


C'est ainsi que tous les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux appartenant précédemment à la 1re classe verront leur note augmenter de 1 point pour ne pas causer de déséquilibre avec les ex-2e classe, notamment au niveau de l'attribution des réductions d'ancienneté.


Par ailleurs, les directeurs de 2e classe issus des promotions ENSP de 1999, 2000 et 2001 et les agents détachés (hors article 29 du décret de 1988) verront leur note augmenter de 0,50 point dès lors qu'ils ont été nommés chef d'établissement.


Les directeurs hors classe, s'ils sont chef d'établissement, augmenteront de 0,50.


Ces deux dernières mesures sont prises pour tenir compte du fait que les chefs d'établissement en 2e classe seront dorénavant notés 17,50 en début de carrière au lieu de 17 précédemment et les chefs d'établissements hors classe 19,50 au lieu de 19 précédemment.

Vous trouverez, ci-joint, le tableau concernant votre département. C'est sur la base de cette nouvelle note définitive que vous fixerez la notation 2002. Il vous appartiendra, le cas échéant, d'expliquer aux agents de votre département qu'il ne s'agit aucunement d'une mesure de sanction mais d'une mesure collective et nationale de reclassement et d'harmonisation des dispositifs de notation pour les corps de directeurs d'établissements sanitaires et sociaux et de directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux dans le cadre des nouveaux statuts particuliers. Ce dispositif a fait l'objet d'une concertation approfondie avec les organisations syndicales représentant le corps ainsi que d'un avis favorable du comité consultatif national paritaire.

Bien entendu, tous renseignements complémentaires pourront vous être donnés par mes services qui travaillent par ailleurs à la mise en place d'un nouveau tableau de correspondance entre la note chiffrée et le taux de la prime de service, nécessité par la réforme de la notation.

Je vous remercie de l'attention toute particulière que vous porterez à la mise en oeuvre des présentes dispositions, nouvelles sur des points importants pour tenir compte de l'intervention d'un statut particulier rénové.

Pour le ministre et par délégation :
Par empêchement simultané du directeur de l'hospitalisation et de l'organisation des soins et du chef de service :
Le sous-directeur des professions paramédicales et des personnels hospitaliers, B. Verrie

1. Calendrier

Août 2002 : envoi des documents par le ministère.
8 novembre 2002 (dernier délai) : retour des documents au ministère.
Novembre 2002 : opérations de péréquation par le ministère.
8 décembre 2002 : envoi des notations chiffrées aux agents.
3 janvier 2003 (dernier délai) : retour des documents et des éventuelles réclamations.

NB : les réclamations doivent faire l'objet d'un double envoi :

1 exemplaire à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins - bureau P 3 ;
1 exemplaire par la voie hiérarchique ;
Le premier exemplaire doit parvenir impérativement avant le 3 janvier 2003 ; le second exemplaire avant le 10 janvier 2003.
La commission administrative paritaire nationale, appelée à statuer sur la notation 2002 et les avancements 2003, aura lieu le 23 janvier 2003.

2. Procédure d'évaluation

L'entretien d'évaluation

La procédure de notation repose sur l'entretien annuel d'évaluation qui précède, de façon obligatoire, l'établissement de l'appréciation et de la note chiffrée.

Il est rappelé que cet entretien doit être conduit par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les chefs d'établissement et par les chefs d'établissement pour les directeurs adjoints. Cet entretien a une double fonction :
fixer en commun les objectifs prioritaires pour l'année à venir ;
analyser le bilan des actions menées pendant l'année écoulée.

Sa finalité est de permettre d'évaluer aussi objectivement que possible la qualité et l'efficacité du travail réalisé au regard des priorités définies, des moyens engagés et des résultats obtenus et de fixer une note chiffrée globale en fonction de cette évaluation.

Les supports d'évaluation

Les supports d'évaluation, joints en annexe à la circulaire, permettant de formaliser le contenu des entretiens qui ont été menés.
Ils comprennent 4 volets :

Le premier volet (A 1) comporte la situation de l'agent quant à son état civil, son affectation actuelle et sa classe.

Il est à compléter ou à modifier par l'agent dans les rubriques « situation de famille », « enfants » (prénoms et date de naissance), « diplômes » ;
Les fonctions exercées au cours de l'année doivent être précisées dans le cadre réservé à cet effet.
Doit être mentionné l'avis du président du conseil d'administration sur la valeur professionnelle des fonctionnaires évalués. Préalablement à l'entretien, il vous appartient de recueillir ces avis auprès des présidents des conseils d'administration. Ces avis sont communiqués aux intéressés.
Le deuxième volet (A 2) qui est destiné à recueillir et formaliser le contenu de l'entretien annuel d'évaluation, doit être revêtu du nom et de la signature de l'autorité ayant mené l'entretien. Sur ce volet figure l'échelon et l'ancienneté dans l'échelon ainsi que la situation statutaire : T (titulaire), D (détaché dans l'emploi), I (intégré).
Il précise obligatoirement la date de l'entretien d'évaluation.
Il comporte une appréciation générale faisant apparaître le bilan des résultats obtenus, un avis sur les capacités et aptitudes du fonctionnaire évalué au regard du poste occupé et, le cas échéant, un avis sur son aptitude à occuper un emploi de la classe supérieure.

Ce document mentionne, pour les fonctionnaires inscriptibles au tableau d'avancement la proposition ou la non proposition. Dans l'un ou l'autre cas, cet avis doit être motivé.
Ce document doit faire apparaître la proposition de note chiffrée fixée par l'évaluateur et être communiqué à l'intéressé pour signature et observations éventuelles.
Les directeurs pour lesquels cette procédure n'aura pas été respectée pourront être amenés à présenter des recours qui entraîneront de fait la mise en oeuvre d'une nouvelle procédure conforme aux dispositions réglementaires.

Un volet (A 2 bis) concerne la formation
Il comprend 3 rubriques :

l'évaluation des besoins de formation des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux par le notateur ;
les besoins en formation exprimés par les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux ;
les formations déjà effectuées et éventuellement les activités de formateur.
Le troisième volet (A 3) est destiné à compléter éventuellement les avis figurant sur le second volet.
La note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A 2) par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales pour les chefs d'établissement peut être éventuellement modifiée par les préfets sur ce volet.
De même la note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A 2) par les chefs d'établissement pour leurs adjoints peut être également modifiée par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales et/ou les préfets sur ce volet. Celui-ci doit être obligatoirement communiqué aux intéressés.

3. Propositions d'avancement

La proposition d'inscription au tableau d'avancement à la hors-classe ou la non-proposition doit être motivée.

Il conviendra que vous classiez par ordre de mérite les candidats proposés.


J'ajoute qu'il n'existe pas de quota départementaux et que l'ensemble des agents promouvables peuvent faire l'objet d'une proposition si leur manière de servir le justifie.


J'appelle votre attention sur le fait que les fonctionnaires de catégorie A, détachés sur des emplois de directeurs d'établissements sanitaires et sociaux, peuvent désormais bénéficier d'un avancement de grade dans les conditions prévues aux articles 26 et 41 du décret précité du 28 décembre 2001.


Il est rappelé qu'en application de ce nouveau statut les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux de 1re et de 2e classes sont reclassés en classe normale à compter du 1er janvier 2002.


Pourront accéder à la hors-classe au titre de 2003, les fonctionnaires appartenant à la classe normale depuis 8 ans au moins et comptant un an d'ancienneté dans le 7e échelon de cette classe. J'insiste également sur l'obligation de mobilité prévue à l'article 23 du décret précité que vous devez apprécier avant de faire vos propositions d'inscription au tableau d'avancement.

Par ailleurs, pourront également accéder à la hors-classe les fonctionnaires détachés dans le corps de directeur d'établissement sanitaire et social, s'ils justifient dans leur ancien corps, cadre d'emploi ou emploi, d'une durée de service au moins équivalente à celle qui est exigée des personnels de direction pour parvenir au grade et à l'échelon qui leur sont attribués dans leur emploi de détachement.

4. Etablissement de la note chiffrée

Il convient de partir de la note définitive de l'agent, obtenue en 2001, pour proposer la note chiffrée de l'année 2002.

Notes moyennes
Hors-classe : 19,58.
Classe normale : non fixée pour 2001, compte tenu de la nouvelle procédure instituée.

Premières notations
CLASSE
CHEFS
NON-CHEFS
Hors-classe
19,50
19
Classe normale
17,50
17

Pour la première notation, la note doit être fixée par référence au tableau ci-dessus, en précisant que toute note inférieure doit également être accompagnée d'un rapport justificatif.

Seuls seront notés dans l'emploi de directeur les agents nommés antérieurement au 1er juillet 2002.

La situation des intéressés ne doit en aucun cas être confondue avec celle des agents notés pour la première fois.

Les personnels de direction ayant changé d'affectation

Lorsqu'un agent appartenant à une classe depuis plusieurs années est muté dans un autre département, il est parfois difficile, après quelques mois, d'apprécier sa manière de servir. Si tel est le cas, le DDASS dont relève l'établissement d'accueil doit se rapprocher du DDASS dont relève l'établissement d'origine pour formuler cette appréciation.

Il est rappelé également que la date à prendre en considération pour la notation est le 30 juin. Toute personne mutée postérieurement à cette date est notée au titre de son ancienne affectation.

Indications sur la proposition de note chiffrée provisoire

L'augmentation moyenne d'un directeur dont la manière de servir est jugée tout à fait satisfaisante est de 0,50.

Toute augmentation de notation supérieure à 0,50 doit être particulièrement justifiée, voire au-delà de 0,75 point, faire l'objet d'un rapport spécifique et circonstancié.


A contrario, tout maintien de notation doit être justifié et une baisse de notation faire l'objet d'un rapport spécifique et circonstancié.