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Commission d'accès aux documents administratifs, 12 janvier 2017, avis n° 20164876 (Dossier médical, Frais de reproduction, Tarification, Externalisation, Devis, Frais de rapatriement)

Monsieur X a saisi la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) d’une demande de mise en conformité aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration des règles de tarification appliquées par le directeur d’un hôpital à la délivrance de copies de dossiers médicaux, à la suite de la facturation par cet établissement de frais supplémentaires pour la communication de son entier dossier médical antérieur à 1999, externalisé chez un hébergeur.

La CADA relève en premier lieu que la demande ne porte pas sur le principe de la communication du dossier médical mais « sur les modalités de tarification proposées par l’établissement pour l’accès à ce dossier ». Elle considère que « les tarifs pratiqués, lorsqu’ils ne répondent pas à la réglementation applicable, doivent être assimilés à des refus de communication » : elle se déclare alors compétente « pour se prononcer sur une demande de paiement intervenant à l’occasion d’une demande de communication d’un document ».

Elle affirme en second lieu que lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation de reproduction en raison de ses propres contraintes techniques, le barème fixé par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 ne s’applique pas, « cet arrêté ne s’appliquant que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même ». Elle est alors « fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu ».

Enfin, lorsque les supports ne sont pas prévus par ces dispositions et qu’elle assure elle-même la prestation, la CADA considère « qu’il appartient à l’administration de fixer elle-même le tarif, dans le respect des dispositions de l’article R311-1 du code des relations entre le public et l’administration qui prévoit que pour le calcul des frais de reproduction, sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur ».

Ainsi, la CADA énonce qu’un hôpital peut mettre en place une politique tarifaire forfaitaire de reproduction, mais qu’elle ne doit ne pas excéder, pour chaque dossier, le tarif résultant de l’arrêté du 1er octobre 2001 pour les supports qu’ils prévoient et le prix réel de reproduction dans les conditions qui viennent d’être rappelées pour les autres supports.