Une communication par fax ou courriel confirmé par un courrier postal entre l'hôpital mis en cause et la DAJDP est indispensable à la défense des intérêts de l'institution à chacune des étapes suivantes.

Étape 1 : La saisine de la CRCI

À la suite de sa saisine, la CRCI est tenue d'informer l'établissement mis en cause.

La mission de l'hôpital : Transmettre copie à la DAJDP et plus particulièrement au BRMCP de la lettre informant l'établissement de la saisine.

Parallèlement, il convient d'informer le Chef de Service concerné pour qu'il fasse part de ses observations. Celles-ci sont indispensables à l’instruction du dossier par le BRMCP.

L'action du BRMCP : outre le recueil des observations du service concerné, éventuellement de la direction chargée de la qualité (relations avec les usagers), déclenchement d'une enquête médicale auprès de la cellule des médecins – conseils de l'AP-HP.

Étape 2 : L'expertise médicale

La C.R.C.I. nomme un ou plusieurs experts médicaux pour établir un rapport sur les faits dénoncés par le demandeur.

La mission de l'hôpital : Transmettre au BRMCP copie de la lettre désignant les experts ainsi que la convocation qui sera adressée ultérieurement à l’hôpital.

L'action du BRMCP : Le BRMCP missionne le médecin-conseil " référent " afin que celui-ci représente notamment l'institution au cours de la réunion d'expertise.

Attention : Les médecins ou personnels soignants convoqués par l'expert sont invités à assister aux opérations d'expertise. En revanche, dès lors que leur présence n'est pas requise, seul le médecin – conseil à qualité pour représenter l'institution devant l'expert.

Étape 3 : Le rapport d'expertise

A la suite de la réunion d'expertise, les experts désignés par la CRCI, sont tenus d'établir un rapport et de le communiquer aux parties qui disposent d'un délai de 8 jours à compter de sa réception pour faire des observations.

La mission de l'hôpital : Transmettre copie de ce rapport le plus rapidement possible au juriste du BRMCP en charge du dossier.

L'action du BRMCP : Des observations doivent être présentées par écrit à la CRCI dans un délai de huit jours à compter de la réception du rapport d'expertise. Seule la Direction des Affaires Juridiques et des Droits du Patient est habilitée à présenter ces observations.

Étape 4 : L'examen de l'affaire par la CRCI en réunion plénière

Pour certaines affaires, la présence de l'hôpital (notamment du praticien ayant à prendre en charge le patient) peut s’avérer nécessaire.

La mission de l'hôpital : Pouvoir, dans toute la mesure du possible, organiser cette représentation.

L'action du BRMCP : Préparer des observations orales devant la Commission alliant les aspects médicaux (présence du médecin) et juridiques (BRMCP).

Etape 5 : L'avis de la C.R.C.I.

À l'issue de cette procédure, la CRCI est tenue de rendre un avis motivé sur les circonstances, les causes, la nature et l'étendue des dommages ainsi que sur le régime d'indemnisation.

La mission de l'hôpital: Transmettre copie de cet avis au juriste en charge du dossier (qui en est en principe destinataire).

L'action du BRMCP : Prendre connaissance de l'avis et décider des suites à y donner (par exemple, proposition d'indemnisation dans un délai de 4 mois à compter de la réception de l'avis ou refus d’exécuter l’avis).