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Circulaire DHOS/P 3 n° 2002-456 du 14 août 2002 relative à la notation des directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux au titre de l'année 2002


Référence : décret n° 2001-1345 du 28 décembre 2001 portant statut particulier du corps des directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux de la fonction publique hospitalière (Journal officieldu 30 décembre 2001).

Le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour mise en oeuvre])

L'objet de la présente circulaire est de vous indiquer la procédure applicable à la notation des directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux telle qu'elle résulte de l'intervention d'un nouveau statut particulier du corps.

Les opérations de notation pour 2002 se dérouleront selon les modalités précisées dans les fiches annexes auxquelles vous voudrez bien vous reporter.

La présente circulaire, qui fera l'objet d'une publication au bulletin officiel du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées, devra être diffusée par vos soins à l'ensemble des établissements sociaux et médico-sociaux de votre département. Il vous appartient de prendre tous les contacts nécessaires avec les présidents de conseils d'administration et les présidents de conseils généraux, autorités des organes délibérants des services et établissements auprès desquelles exercent les directeurs, d'assurer à cette fin, la communication de la présente note et de me faire part des difficultés suscitées pour son application.

J'appelle tout particulièrement votre attention sur le respect des délais et des procédures en raison de leur incidence faite sur les avancements de grade de ces personnels.

Vous trouverez ci-joint les volets de notation que je vous demande de me retourner dans les meilleurs délais. Je vous informe que la notation au titre de 2002 sera prise en compte pour l'établissement du tableau d'avancement à la hors-classe qui sera arrêté après avis de la commission administrative paritaire nationale lors de la réunion du 28 janvier 2003. Les réclamations concernant la notation sont également examinées au cours de cette réunion.


Le nouveau statut de décembre 2001 a introduit une structure de corps en deux grades, ce qui entraîne des conséquences importantes en matière de notation dès l'exercice 2002.


En effet, les directeurs de 2e et 1re classes (ancien statut) sont désormais notés au titre de la classe normale, les directeurs hors classe demeurent notés dans cette même classe. Un nouveau système de notation est donc mis en place, identique pour les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux et pour les directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux et selon les mêmes règles que pour les directeurs d'hôpital, ce qui permettra une homogénéité du processus de notation des personnels de direction relevant de la fonction publique hospitalière.

Vous trouverez toutes les indications dans la fiche n° 4.

Cette nouvelle procédure a conduit à mettre au point un tableau de correspondance pour la notation 2001 afin qu'elle serve de base à la notation 2002.


C'est ainsi que tous les directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux verront leur note définitive baisser de deux points - pour tenir compte du fait que la première note chiffrée des directeurs recrutés à partir de 2002 sera fixée à 17 (17,50 pour les chefs d'établissement) au lieu de 19 précédemment.


Vous trouverez, ci-joint, le tableau concernant votre département. C'est sur la base de cette nouvelle note définitive que vous fixerez la notation 2002. Il vous appartiendra, le cas échéant, d'expliquer aux agents de votre département qu'il ne s'agit aucunement d'une mesure de sanction mais d'une mesure collective et nationale de reclassement et d'harmonisation des dispositifs de notation pour les corps de directeurs d'établissements sanitaires et sociaux et de directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux dans le cadre des nouveaux statuts particuliers. Ce dispositif a fait l'objet d'une concertation approfondie avec les organisations syndicales représentant le corps ainsi que d'un avis favorable du comité consultatif national paritaire.

Bien entendu, tous renseignements complémentaires pourront vous être donnés par mes services qui travaillent par ailleurs à la mise en place d'un nouveau tableau de correspondance entre la note chiffrée et le taux de la prime de service, nécessité par la réforme de la notation.

Je vous remercie de l'attention toute particulière que vous porterez à la mise en oeuvre des présentes dispositions, nouvelles sur des points importants pour tenir compte de l'intervention d'un statut particulier rénové.

Pour le ministre et par délégation :
Par empêchement simultané du directeur de l'hospitalisation et de l'organisation des soins et du chef de service :
Le sous-directeur des professions paramédicales et des personnels hospitaliers, B. Verrier

1. Calendrier

Août 2002 : envoi des documents par le ministère.
15 novembre 2002 (dernier délai) : retour des documents au ministère.
Décembre 2002 : opérations de péréquation par le ministère.
15 décembre 2002 : envoi des notations chiffrées aux agents.
10 janvier 2003 réclamations (dernier délai) : retour des documents et des éventuelles.

NB : les réclamations doivent faire l'objet d'un double envoi :
1 exemplaire à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins-bureau P 3 ;
1 exemplaire par la voie hiérarchique.

Le premier exemplaire doit parvenir impérativement avant le 10 janvier 2003 ; le second exemplaire le 17 janvier 2003.
Les commissions administratives paritaires nationales, appelées à statuer sur la notation 2002 et les avancements 2003, auront lieu le 28 janvier 2003.

2. Procédure d'évaluation

L'entretien d'évaluation

La procédure de notation repose sur l'entretien annuel d'évaluation qui précède, de façon obligatoire, l'établissement de l'appréciation et de la note chiffrée.
Il est rappelé que cet entretien doit être conduit par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les chefs d'établissement et par les chefs d'établissement pour les directeurs adjoints. Cet entretien a une double fonction :

fixer en commun les objectifs prioritaires pour l'année 2002 ;
analyser le bilan des actions menées pendant l'année écoulée.

Sa finalité est de permettre d'évaluer aussi objectivement que possible la qualité et l'efficacité du travail réalisé au regard des priorités définies, des moyens engagés et des résultats obtenus et de fixer une note chiffrée globale en fonction de cette évaluation.

Les supports d'évaluation

Les supports d'évaluation, joints en annexe à la circulaire, permettent de formaliser le contenu des entretiens qui ont été menés.
Ils comprennent 4 volets :
Le premier volet (A 1) comporte la situation de l'agent quant à son état civil, son affectation actuelle, sa classe et son échelon.

Il est à compléter éventuellement par l'agent en ce qui concerne la situation familiale, les enfants (prénoms et date de naissance) et les diplômes ;
Les fonctions exercées au cours de l'année doivent être précisées dans le cadre réservé à cet effet.
Doit être mentionné l'avis sur la valeur professionnelle des fonctionnaires évalués, formulé soit par le président du conseil d'administration, soit par le président du conseil général lorsque l'établissement n'a pas la personnalité morale ; cet avis doit être recueilli avant l'entretien d'évaluation avec l'intéressé et communiqué à ce dernier.
Le deuxième volet (A 2), qui est destiné à recueillir et formaliser le contenu de l'entretien annuel d'évaluation, doit être revêtu du nom et de la signature de l'autorité ayant mené l'entretien. Sur ce volet, il conviendra de faire apparaître la situation statutaire : T (Titulaire), D (Détaché dans l'emploi), I (Intégré).
Il précise obligatoirement la date de l'entretien d'évaluation.
Il comporte une appréciation générale faisant apparaître le bilan des résultats obtenus, un avis sur les capacités et aptitudes du fonctionnaire évalué au regard du poste occupé et, le cas échéant, un avis sur son aptitude à occuper un emploi de la classe supérieure.

Ce document mentionne, pour les fonctionnaires inscriptibles au tableau d'avancement, la proposition ou la non-proposition. Dans l'un ou l'autre cas, cet avis doit être motivé.
Ce document doit faire apparaître la proposition de note chiffrée fixée par l'évaluateur et être communiqué à l'intéressé pour signature et observations éventuelles.
Les directeurs pour lesquels cette procédure n'aura pas été respectée pourront être amenés à présenter des recours qui entraîneront de fait la mise en oeuvre d'une nouvelle procédure conforme aux dispositions réglementaires.

Un volet (A 2 bis) concerne la formation.
Il comprend 3 rubriques :

l'évaluation des besoins de formation des directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux par le notateur ;
les besoins en formation exprimés par les directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux ;
les formations déjà effectuées et éventuellement les activités de formateur.
Le troisième volet (A 3) est destiné à compléter éventuellement les avis figurant sur le second volet.
La note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A 2) par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales pour les chefs d'établissement peut être éventuellement modifiée par les Préfets sur ce volet.
De même, la note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A 2) par les chefs d'établissement pour leurs adjoints peut être également modifiée par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales et/ou les préfets sur ce volet. Celui-ci doit être obligatoirement communiqué aux intéressés.

3. Propositions d'avancement

La proposition d'inscription au tableau d'avancement à la hors classe ou la non proposition doit être motivée.

Il conviendra que vous classiez par ordre de mérite les candidats proposés.

J'ajoute qu'il n'existe pas de quota départementaux et que l'ensemble des agents promouvables peuvent faire l'objet d'une proposition si leur manière de servir le justifie.

J'appelle votre attention sur le fait que les fonctionnaires de catégorie A, détachés sur des emplois de directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux, peuvent désormais bénéficier d'un avancement de grade dans les conditions prévues aux articles 26 et 38 du décret précité du 28 décembre 2001.

Il est rappelé qu'en application de ce nouveau statut, les directeurs d'établissements sociaux et médico-sociaux de 1re et de 2e classes sont reclassés en classe normale à compter du 1er janvier 2002.

Pourront accéder à la hors classe au titre de 2003, les fonctionnaires appartenant à la classe normale depuis 8 ans au moins et comptant un an d'ancienneté dans le 7e échelon de cette classe. J'insiste également sur l'obligation de mobilité prévue à l'article 23 du décret précité que vous devez apprécier avant de faire vos propositions d'inscription au tableau d'avancement.

Par ailleurs, pourront également accéder à la hors classe les fonctionnaires détachés dans le corps de directeur d'établissement social et médico-social, s'ils justifient dans leur ancien corps, cadre d'emploi ou emploi, d'une durée de service au moins équivalente à celle qui est exigée des personnels de direction pour parvenir au grade et à l'échelon qui leurs sont attribués dans leur emploi de détachement.

4. Etablissement de la note chiffrée

Il convient de partir de la note définitive de l'agent, obtenue en 2001 et modifiée conformément au tableau de correspondance joint à la présente circulaire.

Notes moyennes
Hors classe : 24,02.
Classe normale : non fixée pour 2001, compte-tenu de la nouvelle procédure instituée.

Première notation
CLASSE CHEFS NON-CHEFS
Hors classe 19,50 19
Classe normale 17,50 17

Pour la première notation, la note doit être fixée par référence aux indications ci-dessus, en précisant que toute note inférieure doit également être accompagnée d'un rapport justificatif.

Seuls sont notés dans l'emploi de directeur les agents nommés antérieurement au 1er juillet 2002.

Les personnels de direction ayant changé d'affectation

La situation des intéressés ne doit en aucun cas être confondue avec celle des agents notés pour la première fois.

Lorsqu'un directeur appartenant à une classe depuis plusieurs années est muté dans un autre département, il est parfois difficile, après quelques mois, d'apprécier sa manière de servir. Si tel est le cas, le DDASS dont relève l'établissement d'accueil doit se rapprocher du DDASS dont relève l'établissement d'origine pour formuler cette appréciation.

Il est précisé également que la date à prendre en considération pour la notation est le 30 juin. Toute personne mutée postérieurement à cette date est notée au titre de son ancienne affectation.

Indications sur la proposition de note chiffrée provisoire

L'augmentation moyenne d'un directeur dont la manière de servir est jugée tout à fait satisfaisante, est de 0,50.

Toute augmentation de notation supérieure 0,50 doit être particulièrement justifiée, voire au-delà de 0,75 point, faire l'objet d'un rapport spécifique et circonstancié.

A contrario, tout maintien de notation doit être justifié et une baisse de notation faire l'objet d'un rapport spécifique et circonstancié.