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Circulaire n° 6470 du 14 mars 1988 relative à la nomination aux fonctions de chef de service dans les établissements visés au titre IV du décret n° 88-225 du 10 mars 1988.

La a rétabli le service comme unité de base de l'organisation médicale hospitalière, chaque service étant placé sous la responsabilité d'un chef de service à temps plein ou d'un chef de service à temps partiel. L'article 7 de cette loi fixe les conditions dans lesquelles les praticiens qui avaient été nommés chef de service à temps plein ou à temps partiel conformément aux textes en vigueur avant le 1er janvier 1985 sont nommés pour cinq ans à compter du 25 juillet 1987. Cette procédure est en cours.

Le décret n° 88-225 du 10 mars 1988, pris en application des dispositions législatives susvisées et relatif à la nomination aux fonctions de chef de service vient d'entrer en vigueur.

La présente circulaire a pour objet:
- de rappeler les principales dispositions du décret n° 88-225 du 10 mars 1988 ;
- de préciser les conditions de publication de vacance ainsi que les différentes étapes de la procédure de nomination, afin d'assurer dans les meilleurs délais la mise en oeuvre des dispositions du décret et la nomination dans les fonctions de chef de service:
dans les établissements d'hospitalisation publics autres que les centres hospitaliers et universitaires;
dans les services des centres hospitaliers et universitaires placés totalement hors de l'application de l'ordonnance de 1958.

Je rappelle que les services des hôpitaux non universitaires liés par convention à un centre hospitalier universitaire relèvent, quant à eux, des dispositions applicables aux centres hospitaliers et universitaires qui font l'objet d'une instruction distincte (art. 8 du decret).

I. -- Rappel des principales dispositions du décret n° 88-225 du 10 mars 1988

Ce rappel est destiné à mettre en lumière, notamment, les caractéristiques des procédures spécifiques et transitoires qui doivent être mises en oeuvre pour régulariser les situations provisoires qui ont pu s'instaurer depuis le 1er janvier 1985.

A. -- Dispositions transitoires

La procédure visée à l'article 34 répond à cette préoccupation puisqu'elle doit être entreprise dès l'entrée en vigueur du décret.

Deux cas sont à envisager:

a) Celui des services dans lesquels exerce un praticien chargé à titre intérimaire des responsabilités afférentes aux fonctions de chef de service en application des dispositions de l'article 42 du décret n° 84-1196 du 28 décembre 1984. La situation de ces praticiens nommés par arrêté préfectoral pris avant le 25 juillet 1987 est génératrice de droit. Par contre, les praticiens chargés provisoirement des fonctions de chef de service par une autre procédure ne peuvent revendiquer le bénéfice des dispositions dea articles 34 à 38 du décret;

b) Celui des services nouvellement créés les établissements qui s'étaient organisés pour tout ou partie en départements en application de l'article 4 de la loi n° 84-5 du 3 janvier 1984.

Dans ces deux situations, la vacance des fonctions de chef de service est affichée au sein du service concerné et seuls peuvent faire acte de candidature les praticiens en fonctions dans le service répondant aux conditions énoncées à l'article 36 du décret.

B. -- Dispositions permanentes

La chefferie de service est une fonction qui s'exerce selon des dispositions propres, indépendamment de la carrière statutaire. Les dispositions permanentes du décret couvrent en conséquence deux situations différentes, selon que la vacance des fonctions de chef de service s'accompagne ou non de la vacance d'emploi de praticien hospitalier.

a) Le cas le plus fréquent est celui des services dans lesquels la fonction de chef de service et l'emploi de praticien à temps plein ou à temps partiel sont mis conjointement au recrutement par publication au Journal officiel. Peuvent faire acte de candidature les candidats visés à l'article 14 du décret pour la nomination aux fonctions de chef de service à temps plein et les candidats visés à l'article 20 pour la nomination aux fonctions de chef de service à temps partiel.

Les candidats qui n'exercent pas dans le service où la vacance de la fonction de chef est ouverte font également acte de candidature à la vacance de l'emploi selon les procédures statutaires.

b) Cependant, il peut se faire que tous les postes de praticien d'un service soient pourvus. Si les fonctions de chef n'ont pas fait l'objet d'une désignation selon les dispositions réglementaires, la chefferie est considérée comme vacante. Dans ce cas, la publication au Journal officiel ne porte que sur la vacance de la fonction de chef de service et seuls les praticiens nommés à titre permanent, de la même discipline, exerçant dans l'établissement peuvent faire acte de candidature.

c) Des mesures également spécifiques concernent la situation des chefs de service exerçant à temps partiel dont le poste a été transformé en poste à temps plein. Lorsque le praticien bénéficie des dispositions de l'article 15 du décret n° 84-131 du 24 février 1984, il peut demander à être nommé dans les fonctions de chef de service à temps plein s'il remplit les conditions de l'article 18 du décret. Aucune publication de vacance n'est effectuée dans ce cas.

C. -- Situations particulières

a) Chefs de service de psychiatrie.

Il faut souligner que:
- le chef de service de psychiatre doit exercer ses fonctions à temps plein;
- les candidatures aux fonctions de chef de service de psychiatrie sont soumises en sus des avis locaux à l'avis d'une commission nationale qui va être mise en place dans les délais rapprochés;
- le décret n° 88-225 du 10 mars 1988 s'applique aux praticiens des établissements d'hospitalisation publics. Les établissements privés, qu'ils participent ou non au service public hospitalier ont des règles qui leur sont propres pour nommer leurs chefs de service. Les praticiens détachés dans ces établissements ne sont donc pas concernés par les dispositions du décret du 10 mars 1988.

b) Chefs de service de pharmacie.

Lorsque les dispositions statutaires prises en application de l'article 29 de la , rattachant les pharmaciens à temps plein au statut de praticien hospitalier seront entrées en vigueur, pourront faire acte de candidature conjointement aux fonctions de chef de service de pharmacie, les praticiens hospitaliers pharmaciens des hôpitaux, ainsi que les pharmaciens qui one opté pour le maintien de leur situation statutaire antérieure.

Pour permettre l'application des procédures statutaires respectives, la déclaration de vacance au Journal officiel fera apparaître la double qualification du poste: praticien hospitalier et, selon le case, pharmacien chef de 1re classe ou pharmacien chef de 2e classe. Dans l'attente de l'intégration des pharmaciens résidents dans le corps des praticiens hospitaliers, rien ne s'oppose à ce que les fonctions de chef de service de pharmacie vacantes soient publiées conjointement aux postes de pharmaciens chef de 1re classe ou de pharmacien chef de 2e classe. Ces candidatures seront ouvertes aux pharmaciens résidents remplissant les conditions respectivement requises, conformément aux dispositions du décret n° 72-361 du 20 avril 1972.

II. -- Procédures de nomination aux fonctions de chef de service

De ce qui précède, il résulte que trois situations peuvent se rencontrer, impliquant chacune des procédures distinctes. De plus, chacune de ces procédures intéresse des candidats différents, aussi convient-il d'apporter un soin tout particulier à l'analyse des situations pour que la publication de vacance qui ouvre la procédure soit parfaitement adaptée.

A. -- Services dans lesquels exerce un chef régulièrement désigné en application de l'article 42 du décret du 28 décembre 1984, et services créés dans les établissements antérieurement départementalisés

1° Il est nécessaire de définir préalablement les cas dans lesquels la procédure dérogatoire peut recevoir application:

a) Conditions relatives à la situation des services:

Il faut que soit remplie l'une des deux conditions suivantes:
- soit qu'à la date de publication du décret du 10 mars 1988 la responsabilité du service soit exercée par un chef de service à titre intérimaire, que celui-ci soit, ou non, candidat à la nomination dans les fonctions de chef de service. L'arrêté de désignation devra impérativement être joint au dossier, lors de la transmission par l'établissement;
- soit que les établissements totalement ou partiellement départementalisés au sens strict de l'article 4 de la loi n° 84-5 du 3 janvier 1984, se soient réorganisés en services. Dans ce cas, les directeurs des établissements concernés devront produire, à l'appui du dossier de nomination du ou des candidats:
le plan de départementalisation;
la délibération approuvée du conseil d'administration portant sur la nouvelle organisation en services.

b) Conditions à remplir par les candidats à date de clôture des candidatures:
- être en fonction dans le service, et,
soit avoir fait l'objet d'une nomination en qualité de chef de service conformément aux dispositions statutaires en vigueur avant le 1er janvier 1985, mais être dans une position ne permettant pas de bénéficier des dispositions de l'article 7 de la ;
soit avoir été désigné par le préfet pour exercer les fonctions de chef de service à titre intérimaire, en application de l'article 42 du décret n° 84-1196 du 28 décembre 1984, même si le candidat n'exerce plus la responsabilité du service qui a pu, ultérieurement, être confiée à un autre particien.

2° L'affichage au sein du service de la vacance de la fonction de chef de service ouvre la procédure:

Les directeurs des établissements concernés doivent la mettre en oeuvre dans les meilleurs délais:
- l'avis de déclaration de vacance doit être affiché pendant un mois au sein du service, et comporter le rappel des conditions de candidature;
- un procès-verbal d'affichage devra être établi, dont un exemplaire sera adressé aux services de la direction des hôpitaux (bureau 7 C) chargés de poursuivre la procédure.

Les candidatures, déposées auprès du directeur de l'établissement, devront comprendre outre la déclaration de candidature:
- un curriculum vitae, établi conformément aux dispositions de l'annexe II de l'arrêté du 11 mars 1988, en cours de publication au Journal officiel fixant les conditions de candidature aux fonctions de chef de service;
- copie selon le cas:
de l'arrêté de nomination au grade de chef de service pris en application des dispositions statutaires antérieures au 1er janvier 1985;
de l'arrêté du préfet pris avant le 25 juillet 1987 en application de l'article 42 du décret n° 84-1196 du 28 décembre 1984, désignant le candidat en qualité de chef de service à titre intérimaire.

3° Le recueil des avis des instances de l'établissement doit être entrepris dès la date de clôture des candidatures:

Le directeur soumet les candidatures recevables à l'avis de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration.

Il est important de souligner que la commission médicale d'établissement siège alors, conformément à l'article 20-2 de la loi hospitalière modifiée, en formation restreinte «aux praticiens exerçant les fonctions équivalentes à celles auxquelles l'intéressé postule». Il faut entendre par là que seuls les praticiens exerçant les fonctions de chef de service selon la loi, donc du fait d'une nomination prononcée selon les textes actuellement en vigueur, peuvent siéger.

Dans l'attente des nominations qui seront prononcées en application des dispositions de l'article 20-2 de la loi hospitalière, et du décret n° 88-225 du 10 mars 1988, seuls remplissent cette condition les praticiens visés à l'alinéa 1er de l'article 7 de la , que l'arrêté les nommant pour cinq ans à compter du 25 juillet 1987 leur ait été déjà notifié ou non.

Les praticiens désignés par le préfet pour exercer les responsabilités afférentes à la fonction de chef de service en application de l'article 42 du décret n° 84-1196 du 28 décembre 1984 ne peuvent pas siéger pour l'examen des candidatures à la fonction de chef de service.

J'appelle votre attention sur le fait que sont appliquées, en l'occurrence, les dispositions de la loi qui prévoient une composition particulière de la commission médicale d'établissement pour ce qui concerne l'examen des candidatures à la fonction de chef de service. Sur les autres points de son ordre du jour, la commission médicale d'établissement continue de se réunir dans les conditions prévues par le décret modifié du 10 décembre 1972.

Le dossier de chaque candidat, composé selon les modalités visées ci-dessus, complété par les avis de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration, doit être transmis à la direction des hôpitaux (bureau 7 C), dans le délai maximal de trois mois suivant la date de l'affichage de la vacance dans le service, par l'intermédiaire du préfet du département. Seuls seront instruits dans le cadre de la procédure dérogatoire, les dossiers comportant l'ensemble des pièces justificatives exigées par les présentes instructions.

Je rappelle que cette procédure simplifiée prévoit le recueil de l'avis de la commission nationale visée à l'article 24 du décret n° 88-225 du 10 mars 1988 pour les nominations de chef de service de psychiatrie.

B -- Vacance de la fonction de chef de service

Alors que se déroule la procédure dérogatoire de nomination qui vient d'être exposée au II A) ci-dessus, la procédure normale de nomination dans les fonctions vacantes de chef de service à temps plein peut être ouverte immédiatement, par publication au Journal officiel. Celle-ci est envisagée pour la mi-avril.

1. Publication des vacances:

Les médecins inspecteurs régionaux de la santé sont chargés de coordonner le recencement des vacances et d'en assurer la transmission à la direction des hôpitaux, bureau 7 C, au plus tard le 8 avril 1988.

Deux listes distinctes devrong être établies selon la fiche modèle jointe en annexe I, afin de faire ressortir les deux situations possibles:

les vacances de fonctions de chef de service accompagnées d'une vacance de poste de praticien hospitalier. Dans ce cas, il est fait application des dispositions des articles 14 et 15 du décret;

les vacances de fonctions de chef de service seules. Dans ce cas, il est fait application des dispositions de l'article 17 du décret. Lors de la première application du décret, cette deuxième situation peut être relativement fréquente. Elle ne devrait plus être qu'exceptionnellement rencontrée à l'avenir.

Les médecins inspecteurs de la santé s'assureront de l'exactitude des informations transmises (notamment quant à l'existence ou non d'un poste de praticien hospitalier vacant). Ils veilleront à la précision de l'intitulé du service; il importe notamment que deux services d'une même spécialité dans un établissement puissent être différenciés.

Les vacances dans toutes les disciplines et spécialités devront m'être signalées, à l'exception de la pharmacie. En effet, bien que cette discipline relève désormais des mêmes dispositions que les disciplines médicales et biologiques, il est nécessaire de procéder à des régularisations de gestion préalables.

2. Dépôt de candidatures:

A compter de la publication au Journal officiel, les praticiens disposent d'un délai de un mois pour faire acte de candidature, auprès de la direction des hôpitaux, d'une part, auprès des hôpitaux où ils sont candidats, d'autre part.

L'annexe III a été établie é l'usage des candidats; vous voudrez bien en faire assurer la diffusion auprès des praticiens, par tous moyens appropriés, notamment par voie d'affichage.

Le contenu du dossier à déposer est précisé par l'arrêté du 11 mars 1988 fixant les conditions de candidatures aux fonctions de chef de service, en cours de publication au Journal officiel.

La direction des hôpitaux examine la recevabilité de la candidature, conformément aux dispositions du décret n° 88-225 du 10 mars 1988, qui distinguent deux situations:

a) Lorsque les fonctions de chef de service sont seules publiées, en l'absence de vacance de poste de praticien hospitalier dans le service, seuls les praticiens de l'établissement nommés à titre permanent, peuvent faire acte de candidature.

Dès la clôture des candidatures, les établissements doivent saisir la commission médicale d'établissement et le conseil d'administration appelés à émettre un avis. Sur ce point, il est rappelé que la commission médicale d'établissement doit siéger en formation restreinte aux praticiens exerçant les fonctions de chef de service, cette notion étant définie au chapitre II de la présente instruction.

Les avis doivent être transmis à la direction des hôpitaux, bureau 7 C, dans le délai maximal de trois mois suivant la date de publication au Journal officiel;

b) Lorsqu'il y a double publication de la fonction de chef de service et du poste de praticien hospitalier, la candidature doit émaner:
- soit d'un praticien nommé à titre permanent, déjà dans le service, qui ne fait acte de candidature qu'à la fonction de chef de service;
- soit d'un praticien qui n'exerce pas ses fonctions dans le service et qui fait acte de candidature à la fois à la fonction de chef de service et au poste de praticien hospitalier. La recevabilité de sa candidature est examinée à la fois au regard des dispositions de l'article 14 du décret n° 88-225 du 10 mars 1988 et du décret n° 84-131 du 24 février 1984 régissant les praticiens hospitaliers. En effet, le candidat doit remplir les conditions pour être nommé en qualité de praticien hospitalier dans le service pour pouvoir y être désigné dans les fonctions de chef de service.

Les dispositions relatives à la mutation, à l'intégration et à la nomination dans le corps des praticiens hospitaliers sont donc opposables aux candidats extérieurs au service. Cependant, les dispositions de l'article 41 du décret n° 88-225 du 10 mars 1988 permettent aux candidats reçus au dernier concours de praticien hospitalier au titre des articles 13 et 85 du décret du 24 février 1984 de poser leur candidature lors de la publication suivant les trois mois de la parution du décret relatif à la nomination aux fonctions de chef de service.

De même, une dérogation générale aux conditions d'ancienneté dans la précédente affectation est prévue (art. 40 du décret n° 88-225 du 10 mars 1988), pendant une période de trois ans, en faveur des chefs de service ainsi que des candidats qui ne seraient qui ne seraient pas nommés à l'issue de la procédure dérogatoire de nomination exposée au II A de la présente instruction.

Je rappelle enfin qu'un projet de modification statutaire en cours prévoit une possibilité de dérogation à la règle des trois années de fonctions dans une affectation pour pouvoir faire acte de candidature à une mutation. Le texte devrait être publié prochainement.

La double candidature au poste et à la fonction des praticiens extérieurs au service doit être traitée selon deux procédures distinctes relevant de règles propres mais devant être conduites de manière synchronisée afin de permettre au ministre de se prononcer sur les deux nominations simultanément.

3. Recueil des avis locaux:

Dès la clôture des candidatures, les établissements qui auront reçu directement un dossier des candidats pourront organiser la réunion de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration.

L'annexe II retrace les différentes étapes de procédure selon la nature de la publication. Conformément aux dispositions de l'article 20-2 de la loi hospitalière, l'avis de la commission médicale d'établissement et celui du conseil d'administration sont requis sur les candidatures aux fonctions de chef de service, y compris dans la discipline psychiatrie. Lorsque la vacance de fonctions de chef de service s'accompagne de la vacance d'un poste de praticien hospitalier, l'avis de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration doit également être recueilli sur la candidature au poste de praticien hospitalier, sauf dans la discipline psychiatrie pour laquelle ces avis ne sont pas requis.

J'appelle donc votre attention sur le fait que, pour les disciplines autres que la psychiatrie, les mêmes instances (commission médicale d'établissement et du conseil d'administration) peuvent être appelées à se prononcer à deux reprises sur un même candidat, une première fois pour la candidature au poste de praticien hospitalier, une seconde fois pour la candidature à la fonction de chef de service. Toutefois, la commission médicale d'établissement ne siège pas, pour les deux avis qu'elle a à donner, dans la même composition. Pour la candidature au poste de praticien hospitalier, la commission medicale d'établissement siège dans la composition prévue par le décret du 10 décembre 1972 modifié, alors que pour la candidature aux fonctions de chef de service, elle siège conformément aux dispositions de l'article 20-2 de la loi hospitalière telles qu'elles ont été explicitées au II A ci-dessus. Quant au conseil d'administration, il devra se prononcer en deux délibérations distinctes.

Je vous rappelle que ces avis émanant de l'établissement doivent être motivés. Ils doivent être transmis à la direction des hôpitaux, bureau 7 C, par l'intermédiaire du préfet de département, dès qu'ils auront pu être recueillis.

4. Nomination:

Les avis locaux sur les candidatures aux fonctions de chef de service seront directement appréciés par le ministre, sauf en psychiatrie pour laquelle l'avis d'une commission nationale est également requis. Cette commission, dont la composition est fixée à l'article 25 du décret n° 88-225 du 10 mars 1988, comporte des membres élus représentant la discipline; les élections seront organisées sur le plan national, dans les délais les plus rapprochés possible.

Les dossiers de nomination dans le corps des praticiens hospitaliers qui doivent accompagner, le cas échéant, la nomination dans les fonctions de chef de service, seront instruits en parallèle par la direction des hôpitaux selon la procédure statutaire et seront présentés simultanément à la décision du ministre, après recueil de l'avis de la commission statutaire nationale.

C. -- Situation particulière de la transformation de poste de temps partiel en poste à temps plein

Lorsqu'il est fait application des dispositions de l'article 15 du décret n° 84- 131 du 24 février 1984 et de l'article 18 du décret n° 88-225 du 10 mars 1988, rappelées en I B ci-dessus, les candidatures peuvent se manifester à tout moment une fois les transformations réglementaires réalisées.

Un double dossier de candidature doit être transmis:
- le premier, établi conformément aux dispositions de l'article 5 de l'arrêté du 1er avril 1985, pour la nomination en qualité de praticien hospitalier et accompagné des avis de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration de l'établissement sauf en psychiatrie, pour laquelle ces avis ne sont pas requis;
- le second, établi conformément aux dispositions de l'article 3 de l'arrêté du 11 mars 1988, en cours de publication au Journal officiel, relatif aux modalités de dépôt de candidature pour la nomination aux fonctions de chef de service et accompagné des avis de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration de l'établissement, y compris en psychiatrie.

Les instructions contenues dans la présente circulaire quant aux modalités de recueil des avis et de composition des instances sont applicables à la situation particulière des nominations sur les postes transformés.

Une fois le dossier complet reçu à la direction des hôpitaux, la nomination en qualité de praticien hospitalier est soumise àl'avis de la commission statutaire nationale au cours de sa plus prochaine réunion. Le ministre apprécie ensuite les deux nominations au vu des avis recueillis.

D. -- Nomination des chefs de service à temps partiel

La présente circulaire traite essentiellement des nominations dans les fonctions de chef de service à temps plein.

Pour ce qui concerne les fonctions de chef de service à temps partiel:

1° L'ensemble des dispositions transistoires du décret leur sont applicables, et notamment la procédure de nomination dérogatoire prévue aux articles 34 à 38 du décret. La publication de vacances de fonction dans les services des établissements concernés et le recueil des avis de la commission médicale d'établissement et du conseil d'administration sur les candidatures peuvent être entrepris conformément aux instructions du I A) ci-dessus;

2° L'application des dispositions permanentes du décret implique que soit mise en place une coordination entre les préfets de région, compétents en matière de nomination des praticiens des hôpitaux à temps partiel et les services de la direction des hôpitaux, compétents pour instruire le dossier de nomination aux fonctions de chef de service à temps partiel et le soumettre à la décision ministérielle. La synchronisation des procédures est, là encore, essentielle, pour répondre à la condition fixée par le décret d'une notification simultanée des deux décisions de nomination.

Des instructions vous seront adressées ultérieurement pour la mise en oeuvre des différentes procédures requises.

Dans l'immédiat, il importe que le recensement des vacances des fonctions de chef de service à temps plein, tel qu'il a été évoqué au II B) ci-dessus, me parvienne le 8 avril prochain au plus tard. Des informations complémentaires vous seront données, dès que possible, sur le calendrier de la procédure de nomination ainsi engagée.

Les services de la direction des hôpitaux se tiennent à votre disposition pour tout complément d'information qui vous serait nécessaire, et je vous demande de me faire part des difficultés que vous pourriez rencontrer dans l'application des présentes instructions.

Références:
relative aux établissements d'hospitalisation et à l'équipement sanitaire;
Décret n° 88-225 du 10 mars 1988;
Arrêté du 11 mars 1988 fixant les modalités de dépôt de candidature à la fonction de chef de service.

ANNEXES

ANNEXE I
Recensement des vacances de fonctions de chef de service (dispositions permanentes du décret n° 88-225 du 10 mars 1988)
(cf. le document original)

ANNEXE II
NOMINATION AUX FONCTIONS DE CHEF DE SERVICE A TEMPS PLEIN
dans les hôpitaux non universitaires;
dans les services placés totalement hors C.H.U.

PROCEDURE
(cf. le document original).

11249. MINISTERE DES AFFAIRES SOCIALES ET DE L'EMPLOI Direction des hôpitaux. Le ministre des affaires sociales et de l'emploi à Messieurs les préfets de région (à l'attention de Mesdames et Messieurs les médecins inspecteurs régionaux de la santé) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département ; Mesdames et Messieurs les directeurs d'établissement d'hospitalisation publics (diffusion à assurer par les directions départementales des affaires sanitaires et sociales).Non parue au Journal officiel.