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Les missions du vaguemestre

Voir également la fiche pratique : Gestion du courrier pour les patients suivis en médecine, chirurgie, obstétrique (MCO) ou en soins de suite et de réadaptation (SSR) et les résidents d’unités de soins de longue durée (USLD) ou d’unités d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (UHPAD) - Cette fiche pratique de la DAJ a notamment pour objet de préciser les modalités de gestion du courrier des patients ou résidents selon qu'ils sont ou non en possession de toutes leurs facultés mentales et qu'ils sont ou non placés sous mesure de protection juridique (ou que celle-ci soit en cours).

En application de l’article R. 1112-53 du Code de la santé publique, « le vaguemestre est à la disposition des hospitalisés pour toutes les opérations postales ».

Le vaguemestre est un agent accrédité par le directeur d’un établissement public de santé pour prendre à la poste ou aux mains des facteurs, les mandats, lettres et les paquets, recommandés ou non, qui sont adressés au personnel et aux patients de cet établissement.

1. Compétences du vaguemestre

Le vaguemestre a pour missions de traiter le courrier interne et externe à l’arrivée et au départ de l’hôpital.

A ce titre, il est chargé d’assurer le tri, la réception, la ventilation et l’enregistrement du courrier « arrivée » et effectue la collecte, la réception, le tri et l’expédition du courrier postal. Cet agent doit également affranchir et comptabiliser les dépenses, traiter les adressages insuffisants à l’arrivée et au départ et gérer les mandats des patients.

2. Modalités de transmission du courrier par le vaguemestre

La distribution des lettres ordinaires, organisée au sein de l’unité de soins par un cadre infirmier, est faite par l’intermédiaire de cet agent.

Concernant les mandats, lettres ou paquets recommandés, ceux-ci sont remis personnellement par le vaguemestre à leurs destinataires à la condition qu’ils jouissent de la plénitude de leurs facultés mentales. A défaut, ils sont remis en dépôt à la direction de l’établissement ou au gérant de tutelle.

Lorsqu’un mandat, une lettre ou un paquet recommandé est destiné à un mineur non émancipé, le vaguemestre le lui adresse sauf opposition des parents, fondée sur l’intérêt de l’enfant.

3. Les règles particulières relatives au mandat donné au vaguemestre

Un patient peut valablement donner procuration au vaguemestre afin de retirer, en son nom et pour son compte, de l’argent sur son compte courant postal. Toutefois, pour que le mandat soit valablement formé, les règles de formation de ce contrat doivent être strictement respectées.

L’article 1984 du Code civil dispose en effet que « le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom.
Le contrat ne se forme que par l'acceptation du mandataire. »

Pour être valablement formé, ce contrat doit remplir des conditions de fond et de forme.

3.1 Conditions de fond

3.1.1 La capacité et le consentement

Le mandant doit avoir la capacité d’accomplir l’acte par lequel il donne procuration au mandataire. Ainsi, le vaguemestre doit impérativement vérifier que le patient ne fait pas l’objet d’un placement sous tutelle ou sous curatelle et qu’il dispose de toutes ses facultés mentales.

3.1.2 L’objet du contrat

Ce contrat doit être licite et certain. L’acte que le mandataire est tenu d’accomplir doit être suffisamment précisé.

A ce titre, l’article 1987 du Code civil distingue deux types de mandat à savoir :

- le mandat général lequel concerne tous les biens du mandant ;

- le mandat spécial qui porte sur une affaire seulement et qui précise les biens qui font l’objet du mandat ou l’occasion pour laquelle il a été donné.

Ainsi, le mandat général, qui autoriserait le vaguemestre à retirer des fonds à tout moment et pour un montant indéterminé, présente des risques. Il convient dès lors de n’admettre que des mandats spéciaux. Le patient doit en conséquence établir une procuration pour chaque retrait et préciser chaque fois le montant exact que le vaguemestre devra retirer.

3.2 Conditions de forme

Le mandat est un contrat consensuel. En théorie, cet acte peut être sous-seing privé, verbal ou tacite. Néanmoins, en pratique, les règles de preuve imposant un écrit, il est fortement recommandé que cet acte soit passé devant témoin afin d’éviter tout abus ou toute contestation ultérieure.