Cette circulaire rappelle que le recueil de l’identité est l’une des toutes premières étapes de la prise en charge du patient. « Seuls le nom de famille (appelé aussi nom de naissance), le sexe et la date de naissance doivent être retenus au titre des traits stricts; et ce pour le sexe masculin comme féminin. Les systèmes d’information doivent intégrer les champs permettant la saisie de ces traits d’identité et leurs moteurs de recherche doivent systématiquement interroger le nom de naissance, et secondairement les différents noms d’usages du patient, tel que le nom marital, le nom usuel s’ils sont recueillis. (…) La Haute Autorité de Santé a érigé l’identitovigilance en pratique exigible prioritaire (PEP) dans le cadre de la procédure de certification des établissements de santé, lesquels sont invités à développer en leur sein une politique d’identitovigilance. »

Cette circulaire préconise l’utilisation du nom de naissance pour une identification sure. En effet, si le nom de naissance, et la date de naissance sont réellement invariants, le nom usuel du patient, peut changer (mariage, divorce, etc.) favorisant la création de doublons d’identité. Sont également préconisés des règles de saisie à appliquer strictement dans les établissements de santé (ex : Utilisation exclusive des majuscules ; les abréviations ne sont pas autorisées…). Ces règles de saisie doivent être intégrées dans la charte d’identitovigilance de l’établissement selon la circulaire.