La présente circulaire traite des dispositions à prendre pour mettre en place les agences régionales de l'hospitalisation. L'économie générale du fonctionnement des agences, telle que prévue par l'ordonnance du 24 avril 1996, est présentée dans une première partie (1.), le corps du texte étant essentiellement consacré (2.) au dispositif à mettre en oeuvre, dès à présent, pour doter les directeurs chargés de la mise en place des agences de tous les moyens nécessaires à leur mission, et pour permettre aux agences de fonctionner le 1er janvier 1997.

1. Modalités de fonctionnement des agences en 'régime de croisière'

1.1. Régime juridique

Conformément à l'article 11 de l'ordonnance n° 96.346 du 24 avril 1996, les agences régionales de l'hospitalisation (A.R.H.) seront constituées sous forme de groupement d'intérêt public (G.I.P.) dès la publication au Journal officiel, au plus tard le 31 décembre 1996, des conventions constitutives prévues à l'article L. 710.17 du code de la santé publique par les ministres chargés de la santé et de la sécurité sociale et par les représentants des organismes de l'assurance maladie, membres des groupements.

Un décret en Conseil d'Etat doit préalablement définir les dispositions de la convention constitutive type auxquelles les conventions particulières devront se conformer.

1.2. Régime budgétaire et financier

A compter de 1997, les agences disposeront d'un budget propre, alimenté par une subvention annuelle de l'Etat. Cette subvention s'imputera sur le chapitre 47-19 nouveau, sous réserve du vote par le Parlement du projet de loi de finances pour 1997.

Par exception, le budget primitif des agences pour 1997 sera arrêté par les ministres chargés de la santé, de la sécurité sociale et du budget. Par la suite, cette compétence relèvera d'une délibération de la commission exécutive des GIP, qui ne deviendra définitive qu'après approbation expresse des ministres chargés de la santé, de la sécurité sociale et du budget ; cette dernière procédure vaudra également, dès l'exercice 1997, pour les décisions modificatives du budget, le compte financier et l'affectation du résultat.

Les agences seront soumises aux règles de la comptabilité publique par référence au décret n° 53-1227 du 10 décembre 1953 modifié relatif à la réglementation comptable applicable aux établissements publics nationaux à caractère administratif et au décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général de la comptabilité publique. Elles relèveront également des dispositions du code des marchés publics.

Les agences seront dotées d'un agent comptable nommé par arrêté conjoint des ministres chargés de la santé, de la sécurité sociale et du budget. Elles seront soumises au contrôle de la Cour des comptes dans les conditions prévues à l'article L. 133-2 du code des juridictions financières et à celui de l'Inspection générale des affaires sociales (IGAS) conformément à l'article L. 710-17 du code de la santé publique.

Enfin, le contrôle économique et financier de l'Etat (contrôle d'Etat) s'appliquera aux agences conformément aux dispositions du décret n° 55-733 du 26 mai 1955 modifié portant codification et aménagement des textes relatifs au contrôle économique de l'Etat.

1.3. Régime du personnel

Les agences régionales de l'hospitalisation sont des structures légères de mission, qui prendront appui sur les services opérationnels compétents, tant de l'Etat que des caisses d'assurance maladie, sans s'y substituer.

De cette construction résultent les trois modalités distinctes prévues par l'article 10 de l'ordonnance du 26 avril 1996 (art. L. 710-23 du C.S.P.) quant aux moyens en personnel dont pourront disposer les agences :

a) Mises à disposition fonctionnelles des services de l'Etat nécessaires à l'exercice de ses missions

Les services régionaux et départementaux de l'Etat compétents en matière sanitaire, et dont l'intervention est nécessaire à l'exercice des pouvoirs et responsabilités dévolus aux agences, sont mis en tant que tels à la disposition des agences. Le personnel concerné travaillera pour le compte de l'agence tout en restant placé sous l'autorité hiérarchique de son chef de service, qui recevra les instructions du directeur de l'agence.

b) Services de l'Etat placés pour partie sous l'autorité directe du directeur de l'agence

Le deuxième alinéa de l'article L. 710-23 du C.S.P. (art. 10 de l'ordonnance) prévoit que tout ou partie des services régionaux de l'Etat mis à disposition de l'agence en raison de leur compétence peuvent être placés sous l'autorité directe du directeur de l'agence. Dans cette modalité de mise à disposition, les agents continueront à être rattachés pour leur gestion administrative et financière à la D.R.A.S.S. Les apports en personnel ainsi constitués seront inscrits dans une annexe particulière à la convention constitutive.

c) Personnel propre de l'agence

Outre les mises à disposition collectives de services ou parties de services visées ci-dessus (a et b), l'agence disposera d'un personnel propre, recruté par son directeur dans la limite de l'effectif prévisionnel qui lui sera prochainement notifié. Ce personnel sera pris en charge par le budget du G.I.P. Trois modalités sont possibles à cet égard :
- détachement de fonctionnaires de l'Etat, de la fonction publique hospitalière ou de la fonction publique territoriale, ou position équivalente des agents des organismes d'assurance maladie dans les conditions prévues par leur convention collective ;
- mise à disposition de fonctionnaires, à leur demande (contre remboursement par le G.I.P.) ;
- à titre exceptionnel et subsidiaire, recrutement de personnels non fonctionnaires sur des contrats de droit public.

Dans l'attente de la constitution des agences sous la forme de G.I.P., il convient de financer l'installation de ces futures personnes morales, de les doter des moyens nécessaires à leur fonctionnement jusqu'à la fin de 1996 et de permettre aux directeurs chargés de la mise en place de l'agence de procéder aux premiers recrutements de collaborateurs auprès d'eux, afin que les agences soient en mesure de fonctionner au 1er janvier 1997. D'où la mise en place d'un dispositif transitoire, applicable dès à présent et jusqu'au 31 décembre 1996.

2. Dispositif applicable en 1996 pour la mise en place des agences régionales de l'hospitalisation

2.1. Personnel

2.1.1. Les directeurs

Les directeurs auprès du ministre du travail et des affaires sociales, chargés de la mise en place des agences régionales de l'hospitalisation, nommés par décret du 5 septembre 1996 (J.O. du 8 septembre 1996), exercent la direction des agences régionales de l'hospitalisation, conformément à l'article L. 710-17 du C.S.P. (art. 10 de l'ordonnance du 24 avril 1996), et ce dès la constitution des groupements d'intérêt public.

Néanmoins, dans la mesure où les G.I.P. ne disposeront d'un budget propre qu'à compter du 1er janvier 1997, ce n'est qu'à partir de cette date qu'ils seront pris en charge par l'agence, quelle que soit la date, éventuellement antérieure, de la signature de la convention constitutive.

Jusqu'au 31 décembre 1996, les directeurs seront accueillis sur des emplois inscrits au budget du ministère. Leur rémunération - traitement et primes - sera prise en charge et liquidée par l'administration centrale (D.A.G.P.B.-ser-vice des ressources humaines S.R.H.).

2.1.2. L'équipe de collaborateurs des directeurs

Au cours de la période transitoire, chaque directeur chargé de la mise en place de l'agence régionale de l'hospitalisation constituera une équipe de collaborateurs afin, notamment, de l'assister dans sa tâche de préparation de la convention constitutive de l'agence.

a) Effectif de l'équipe-de collaborateurs

Dès sa nomination, le directeur chargé de la mise en place de l'agence pourra, dans les limites de l'effectif prévisionnel mentionné au 1.3. c, s'adjoindre un cadre et une secrétaire. Avant la fin de l'année, il pourra renforcer cette équipe par un ou deux cadres supplémentaires et par un deuxième agent de secrétariat.

b) Modalités pratiques de constitution de l'équipe

Pour constituer son équipe, le directeur chargé de la mise en place de l'agence peut faire appel à des agents de l'Etat, de la fonction publique hospitalière ou territoriale, à des agents des caisses d'assurance maladie, voire à des personnels d'autres origines. Deux procédures sont possibles pendant la période transitoire :
- Mises à disposition à titre individuel.

La mise à disposition d'agents des services déconcentrés (D.D.A.S.S. et D.R.A.S.S.) ou de l'administration centrale devra être la solution la plus couramment retenue. Cette solution permet toute la souplesse nécessaire pendant la période transitoire, les agents étant mis à disposition de la D.R.A.S.S. du siège de la future agence. En outre, elle offre aux directeurs l'avantage de disposer de collaborateurs ayant l'expérience du secteur et du terrain.

La D.A.G.P.B. (S.R.H., cellule de suivi personnalisé des carrières) apportera son appui aux directeurs qui le souhaitent pour définir les profils de postes, assurer la publication des offres d'emploi et analyser les candidatures qui se seront déclarées.

Après avoir arrêté son choix, le directeur chargé de la mise en place de l'agence sollicitera, auprès de la structure d'origine de ces personnes, l'autorisation de leur mise à disposition. Pour les personnels de l'administration sanitaire et sociale, la mise à disposition sera autorisée et prononcée par la DAGPB (SRH).

Afin de permettre le suivi de l'effectif provisoire attribué, le directeur chargé de la mise en place de l'agence informera la D.A.G.P.B. (S.R.H. - premier bureau des personnels des services déconcentrés - S.R.H. 2) des recrutements effectués quelle que soit leur origine (services déconcentrés de l'Etat, administration centrale, C.R.A.M...).

Les agents appelés, à compter du 1er janvier 1997, à poursuivre leur collaboration auprès du directeur dans le cadre du G.I.P. seront pris en charge par l'agence. S'agissant des fonctionnaires du ministère, la règle est qu'ils soient détachés. Ceux des collaborateurs qui demeureraient mis à disposition feront l'objet d'un convention de remboursement par l'agence.
- Recrutements temporaires d'agents contractuels.

A titre subsidiaire, des contractuels pourront être recrutés sur la base des dispositions de l'article 6 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984.

Les agents recrutés dans ce cadre en 1996 bénéficieront d'un contrat à durée déterminée proposé par l'Etat, et de ce fait non renouvelable en la forme au-delà du 31 décembre 1996. Ces contrats seront gagés par des emplois de niveau équivalent dans les effectifs du ministère et payés sur les crédits du chapitre 31-41. Par la suite, ces personnels pourront être pris en charge sur des contrats propres de l'agence et rémunérés sur son budget.

Afin d'assurer l'harmonisation de la rédaction des contrats et la coordination des relations avec le contrôleur financier, le service des ressources humaines de la D.A.G.P.B. (S.R.H. 2) se chargera des procédures administratives de conclusion de contrats, dès que le directeur chargé de la mise en place des agences lui aura transmis ses propositions.

2.2. Installation, fonctionnement, moyens matériels et financiers

Il revient au directeur chargé de la mise en place de l'agence régionale de l'hospitalisation d'arrêter les choix quant à son installation et à son équipement.

La détermination des besoins en moyens matériels liés à l'installation et au fonctionnement de l'agence dépend directement de l'effectif propre dont elle pourra être dotée à compter de 1997.

Dans l'attente de la disponibilité, en 1997, des moyens propres des agences inscrits au nouveau chapitre 47-19, les frais d'installation et les premiers mois de fonctionnement des futures agences seront financés sur le chapitre des moyens des services déconcentrés du ministère (37-13) et imputés sur un article 94 spécifique, créé afin d'isoler la gestion propre des moyens réservés aux futures agences par rapport aux autres dépenses du chapitre. Ainsi sera évitée toute confusion avec les délégations habituelles opérées sur le chapitre 37-13.

Cette ligne budgétaire sera gérée par la D.A.G.P.B. (sous-direction du budget et des finances - BF 3) en liaison étroite avec la direction des hôpitaux (sous-direction des affaires administratives et financières - A F 4). Le préfet de région sera l'ordonnateur des dépenses liées à la mise en place des futures agences sur l'exercice 1996.

Ordonnateurs secondaires délégués, les directeurs des services déconcentrés (D.R.A.S.S., ou D.D.A.S.S. le cas échéant) apporteront au directeur chargé de la mise en place de l'agence tout l'appui administratif et technique utile, et engageront les dépenses nécessaires en veillant au respect des instructions ci-après.

2.2.1. Locaux

a) Situation géographique et superficie

Le ratio retenu pour calculer la dotation des agences au titre des locaux est de 25 mètres carrés en moyenne par agent, y compris l'installation d'une salle de réunion destinée notamment à la tenue de la commission exécutive.

Il faut également prendre en compte les collaborateurs, rapporteurs et autres personnes susceptibles d'être entendues par la commission.

Il convient enfin d'anticiper une éventuelle extension de ces locaux, s'il est prévu de placer une partie des services de la D.R.A.S.S. sous l'autorité directe du directeur de l'agence (cf. 1-3 b) et de la transférer au siège de l'agence. Dans cette hypothèse, la location pourra être prise dans un immeuble permettant une extension future.

b) Bail : loyers, frais d'agence

Le bail sera signé par le préfet au nom de l'Etat. Il est impératif d'y inclure une clause type de transfert en cas de changement de structure du preneur, ce qui sera le cas au plus tard le 1er janvier 1997 lorsque les 24 groupements d'intérêt public prendront le relais de l'Etat.

Le dispositif ainsi décrit devra être mis en oeuvre en liaison avec les services fiscaux locaux (services domaniaux) qui devront donner un avis préalable au projet de bail. Ils pourront également être avantageusement consultés s'agissant des futures modalités de transfert du bail entre les deux personnes morales de droit public (Etat et G.I.P.). Le propriétaire devra également être officiellement informé de ce transfert potentiel du bail. Avant tout engagement définitif, le projet de bail sera adressé au ministère (D.A.G.P.B. - B.F. 3) pour accord préalable.

c) Nettoyage, énergie

Il conviendra d'assumer les charges de nettoyage (ratio moyen : 80 F le m2/an) et d'énergie afférentes à ces locaux. Les contrats élaborés dans ce cadre devront également comporter une clause de transfert (cf supra).

2.2.2. Equipement. - Moyens de fonctionnement

a) Mobilier

Le ratio retenu pour le mobilier (hors celui de la salle de réunion) est une moyenne de 16 250 F par agent.

b) Informatique, bureautique, télécommunication

L'équipement informatique des agences doit être configuré pour assurer d'emblée la connexion des agences aux systèmes d'information du ministère (DDASS et DRASS de la région et administration centrale) et pour préparer dans les meilleures conditions la connexion aux systèmes d'information de l'assurance maladie. A cet égard, des précisions seront fournies dans les documents préparatoires à la négociation des conventions constitutives.

Au plan pratique, pour faciliter l'installation et la mise en route des différents équipements informatiques, il sera proposé aux directeurs d'agence de s'insérer dans une procédure d'achat groupé : le directeur d'agence pourra passer commande auprès du fournisseur que proposera l'administration centrale (D.A.G.P.B. - Sintel). En tout état de cause, la dépense sera imputée sur le 37-13-94.

Chaque direction régionale voudra bien désigner, au sein de la C.R.O.M.I., un responsable de site pour assister le directeur d'agence.

En ce qui concerne le câblage informatique, si le local choisi pour implanter la future agence n'en est pas pourvu, les responsables de site seront invités à se rapprocher du correspondant désigné par Sintel (cf annexe).

Le préfet de région procédera à l'achat ou à la location des équipements bureautiques choisis par les directeurs (télécopieurs, photocopieurs...). Enfin, pour l'autocommutateur, si les locaux n'en sont pas équipés, il conviendra de réunir plusieurs devis et de les présenter à la sous-direction Sintel qui proposera un avis technique.

c) Véhicule

Chaque agence peut disposer d'un véhicule de fonction. Ce véhicule, conformément aux instructions en vigueur, devra correspondre à une puissance fiscale maximale de 7 CV. Il pourra être équipé d'un radio-téléphone.

Tous les matériels et équipements devront faire l'objet d'une cession amiable auprès du futur G.I.P., dans le respect des dispositions du code des domaines de l'Etat. Les D.R.A.S.S. sont invités à prendre l'attache des services domaianux pour les modalités concrètes de cette cession.

d) Déplacements

La dotation nécessaire aux déplacements du directeur chargé de la mise en place de l'agence régionale de l'hospitalisation et des membres de son équipe propre sera calculée sur une base forfaitaire, en tenant compte des spécificités de certaines régions.

Le remboursement de ces frais s'effectuera sur la base des textes appliqués pour l'Etat et les établissements publics et nationaux, c'est-à-dire le décret n° 90-347 du 28 mai 1990 (sur le territoire métropolitain), le décret n° 89-271 du 12 avril 1989 (à l'intérieur des D.O.M. et entre la métropole et les D.O.M.) et le cas échéant, le décret 86.416 du 12 mars 1986 (à l'étranger ou entre la France et l'étranger).

e) Fonctionnement courant

Les délégations de crédits sur le chapitre 37-13 article 94 couvriront également les dépenses suivantes :
- dépenses téléphoniques ;
- fournitures diverses (papier, petit matériel de bureau, autres matériels divers, etc.) ;
- documentation (dont les abonnements utiles à la future agence) ;
- le cas échéant, frais de représentation.

2.2.3. Les modalités de mise en oeuvre

Le montant des crédits nécessaires à cet ensemble de dépenses sera déterminé conjointement par la D.A.G.P.B. et la D.H. La délégation de ces crédits au préfet de région s'effectuera en trois temps.

a) Acompte pour la couverture des premières dépenses

Dans l'immédiat, la D.A.G.P.B. (B.F. 3) délègue au préfet de région un acompte, d'un montant calculé (selon les ratios indiqués ci-dessus ou les normes habituelles) pour couvrir l'essentiel des dépenses de la période transitoire au titre de l'équipement (y compris véhicule) et du fonctionnement (hors frais immobiliers et connexes).

b) Enveloppe pour les frais immobiliers et connexes

Dès que la procédure indiquée au 2.2.1. ci-dessus aura été mise au point, la D.A.G.P.B. (B.F. 3) procédera à la délégation d'une enveloppe couvrant la commission d'agence, le loyer et les charges locatives afférentes.

c) Solde des dépenses

Dès que la configuration de la future agence sera stabilisée, il conviendra d'établir un budget prévisionnel global des dépenses exposées jusqu'au 31 décembre 1996, et de l'adresser dans les plus brefs délais à la D.A.G.P.B. (B.F. 3) qui, après acceptation, déléguera le solde, déduction faite des délégations effectuées précédemment.

Compte tenu de la date limite d'engagement local des crédits déconcentrés (le 30 novembre), il est impératif de fournir les éléments nécessaires au calcul de ces enveloppes (projet de bail, budget prévisionnel) avant le 31 octobre, délai de rigueur.

Un suivi rigoureux de la dépense, facilité par une ligne budgétaire particulière, sera indispensable au bon déroulement de cette phase transitoire, la dotation inscrite au 37-13-94 étant strictement limitative.

A la fin de l'exercice 1996, le préfet de région établira, avec le directeur chargé de la mise en place de l'agence, un bilan gestionnaire et comptable de cette opération, qu'il transmettra à la D.A.G.P.B. (sous-direction B.F.) et à la direction des hôpitaux (sous-direction A.F.). Les éléments qu'il contiendra permettront, le cas échéant, d'anticiper correctement la gestion 1997 sur le chapitre 47-19 et, au-delà, de négocier dans les meilleures conditions le projet de loi de finances pour 1998.

Les conditions dans lesquelles se déroulera la mise en place, dans les tout premiers mois, des futures agences régionales de l'hospitalisation seront décisives. Il convient, dans ce contexte novateur, d'insister sur l'extrême importance d'une collaboration étroite entre préfets et directeurs d'agence régionale de l'hospitalisation.

Des correspondants ont été désignés, au sein de la D.H. et de la D.A.G.P.B., pour les assister tout au long de la phase de mise en place des futures agences. Leurs coordonnées figurent dans l'annexe jointe.

De nouvelles instructions seront émises ultérieurement pour encadrer le fonctionnement et la mise en place des budgets des agences en 1997.

Vous voudrez bien me saisir sous le présent timbre des difficultés que vous rencontrerez dans la mise en oeuvre des présentes instructions.

Références :
Ordonnance n° 96-346 du 24 avril 1996 relative à la réforme de l'hospitalisation publique et privée ;
Décret n° 96-780 du 3 septembre 1996 portant création, auprès du ministre du travail et des affaires sociales, de directeurs chargés de la mise en place des agences régionales de l'hospitalisation ;
Circulaire DH n° 446 du 18 juillet 1996 relative à la mise en place de l'ordonnance ;
Lettre circulaire DH/DAGPB du 19 août 1996 relative à la préparation de la mise en place des agences régionales.

Correspondants de la D.H. et de la D.A.G.P.B. pour la mise en place des agences régionales de l'hospitalisation

Equipe de la direction des hôpitaux

Grégoire Hilgers, chef du bureau des crédits d'actions, tél. : 40-56-44-03 ; fax : 40-56-44-64 ;

Catherine Mermilliod, chef du bureau des études et systèmes d'informations, tél. : 40-56-47-61.

Equipe de la direction de l'administration générale, du personnel et du budget

Coordonnateur :

Daniel Valero, chef de la cellule des établissements à la sous-direction du budget et des finances, tél. : 40-56-51-13 ; fax : 40-56-56-94.

Service des ressources humaines (S.R.H.) :

Bernard Verrier, chef du 1er bureau des personnels des services déconcentrés, tél. : 44-36-93-31 ; fax : 44-36-94-60 ;

Marie Agam-Ferrier, chef de la cellule de suivi personnalisé des carrières, tél. : 44-36-93-22 ; fax : 44-36-94-55 ;

Dominique Chantry, chef du bureau des personnels de l'administration centrale, tél. : 44-36-90-93 ; fax : 44-36-93-93.

Sous-direction du budget et des finances (B.F.) :

Daniel Valero (voir ci-dessus) ;

Marc Longuet, chef du bureau du contrôle de gestion et des services déconcentrés (B.F. 3), tél. : 40-56-51-23 ; fax : 40-56-56-94.

Sous-direction des systèmes informatiques et des télécommunications (Sintel) :

Olivier Bonneville, bureau de l'informatique des services déconcentrés et des développements (Sintel 3), tél. : 40-56-41-20 ; fax : 40-56-50-43.

Mission des services déconcentrés (M.S.D.) :

Maryse Lepée, chef de la mission, tél. : 44-36-93-18 ; fax : 44-36-94-44 ou 95-96.

Division juridique et contentieuse (D.J.C.) :

Jean-Claude Barruet, adjoint au chef de la mission, tél. : 40-56-74-72 ; fax : 40-56-64-82.

Le ministre du travail et des affaires sociales, Direction de l'administration générale, du personnel et du budget, Service des ressources humaines, Sous-direction du budget et des finances, Sous-direction des systèmes informatiques et des télécommunications, Direction des hôpitaux, Sous-direction des affaires administratives et financières.

à Mesdames et Messieurs les directeurs chargés de la mise en place des agences régionales de l'hospitalisation (pour attribution) ; Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour attribution]) ; direction départementale des affaires sanitaires et sociales de la Guadeloupe et de la Réunion (pour attribution) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour information]).

Texte non paru au Journal officiel.