Date d'application : immédiate.

Références :
Article R. 711-1-2 du code de la santé publique (décret n° 99-1034 du 6 décembre 1999 relatif à l'organisation de la lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé) ;
Arrêté du 11 juin 2002 relatif au bilan annuel des activités de lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé.

Texte abrogé : circulaire DGS/SD5 C-DHOS/E 2 n° 2003-163 du 31 mars 2003 relative au bilan standardisé des activités de lutte contre les infections nosocomiales dans les établissements de santé.

Le directeur général de la santé, le directeur de l'hospitalisation et de l'organisation des soins à Mesdames et Messieurs les directeurs des agences regionales de l'hospitalisation (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département directions départementales des affaires sanitaires et sociales (pour attribution)

En application de l'article R. 711-1-2 du code de la santé publique, tous les établissements de santé remplissent annuellement le bilan standardisé des activités de lutte contre les infections nosocomiales défini par l'arrêté du 11 juin 2002.

Le contenu du bilan 2003 est inchangé par rapport à 2002. De même, les modalités de saisie sont identiques : le module automatisé de saisie « Clin5a.exe » est à utiliser à l'identique, le changement de date, 2003 en lieu et place de 2002, permettant de générer automatiquement un nouveau fichier de données qui seront sauvegardées dans un fichier « 2003.rec ».

Il n'est donc plus nécessaire d'adresser ce programme sous forme de disquette aux établissements. Il convient de rappeler aux établissements que le format papier du bilan est dans le fichier « c :/bcr2001/bil2002.doc » qui s'est installé automatiquement dans leur ordinateur l'an dernier.

Pour les établissements n'ayant pas encore utilisé le module automatisé de saisie, et pour ceux qui auraient changé d'ordinateur sans sauvegarder leurs fichiers, le module « Clin5a.exe » et son mode d'emploi peuvent être téléchargés sur le site du C-CLIN Sud-ouest (www.cclin-sudouest.com) à la rubrique « Bilan des CLIN ». Pour les établissements qui ne disposent pas d'internet, il appartient aux DDASS de leur transmettre par disquette les fichiers « Clin5a.exe » et « Annexe2.pdf ». Ces différents fichiers sont également téléchargeables sur intranet (Santé, Nos missions « Pathologies et Santé », maladies infectieuses et politique vaccinale ; Bilan standardisé de lutte contre les infections nosocomiales, Bilan 2002.

[URL : http ://www.intranet.sante.gouv.fr/sant/sd5/sd5c/infect_nosocom/accueil_nosocom/pres_inf_noso.htm].

Par ailleurs, nous vous rappelons que l'utilisation du module de saisie ne nécessite ni l'installation d'Epi-Info ni celle du logiciel Winzip. Enfin, pour l'installation du module « Clin5a.exe », il est nécessaire d'introduire un mot de passe qui est « clin » (en minuscule).

Nous vous recommandons de privilégier la saisie du bilan par les établissements de santé. Dans cette perspective, nous mettons à la disposition des établissements un numéro de téléphone direct : 01-40-56-50-06, pour tout problème technique lié à l'installation du logiciel et à son utilisation.

La DDASS transmettra aux établissements les instructions présentes, les « modalités de la saisie du bilan 2003 » (annexe II) et le calendrier des étapes (annexe I).

Les établissements de santé devront recueillir les données correspondantes au bilan des activités 2003 sur support papier et informatique, qui devront être renvoyées à la DDASS au plus tard au 30 avril 2004. Vous voudrez bien attirer l'attention des directeurs d'établissement sur l'importance d'un recueil fiable de données, validé par le président du CLIN et le directeur de l'établissement.

La DDASS suivra le retour des questionnaires remplis par les établissements pour en assurer la meilleure exhaustivité possible et constituer une base de données départementale sous Epi-Info par fusion des fichiers. La DDASS sera chargée de transmettre la base départementale à la DRASS, au plus tard au 30 juin 2004.

La DRASS sera chargée de constituer une base de données régionale par l'agrégation des bases départementales au moyen de la fusion des fichiers. La base de données régionale sera envoyée à la Cellule infections nosocomiales du Ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées au plus tard le 31 juillet 2004. Les DRASS doivent également transmettre au C.CLIN de leur inter-région la base de données régionale, en vue de traitements spécifiques utiles à la coordination interrégionale de la lutte contre les infections nosocomiales.

A l'aide du module automatisé de synthèse mis à leur disposition, les DRASS génèreront, à partir de la base de données régionale, une synthèse régionale qui sera diffusée pour information aux établissements de la région.

Une analyse nationale sera réalisée fin octobre 2004 par la Cellule infections nosocomiales du Ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées et sera communiquée aux DRASS, ARH, DDASS et C.CLIN qui relaieront l'information aux établissements de santé.

Le référent régional nommé par le directeur de la DRASS veillera au bon déroulement des opérations en liaison avec les DDASS et la Cellule Infections nosocomiales DGS/DHOS.

Vous voudrez bien m'informer de toute difficulté rencontrée pour l'application de cette circulaire.

Le chef de service adjoint au directeur de l'hospitalisation et de l'organisation des soins, L. Allaire
Le chef de service, Y. Coquin

ACTEURS	ÉTAPES	CALENDRIER 2003
Établissements de santé	Envoi des données saisies ou des questionnaires papier à la DDASS	Vendredi 30 avril 2004
DDASS	Saisie, contrôle d'exhaustivité, constitution d'une base de données départementale	Période mai-juin 2004
	Envoi de la base départementale à la DRASS	Mercredi 30 juin 2004
DRASS	Constitution d'une base de données régionale et contrôle de validité des données par le référent régional	Période juillet 2004
	Edition d'une synthèse régionale par le référent régional
	Transmission de la base régionale à la cellule infections nosocomiales du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées	Date limite : vendredi 30 juillet 2004
Ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées	Publication et diffusion de l'analyse nationale	Octobre 2004

I. - MODALITÉS DE SAISIE DU BILAN STANDARDISÉ DE L'ANNÉE 2003 DES ACTIVITÉS DE LUTTE CONTRE LES INFECTIONS NOSOCOMIALES

A. - Les établissements qui ont déjà utilisé le module de saisie

! ! ! !AVANT DE LANCER LE PROGRAMME ! ! !

1. Vérifier que le fichier « prov.rec »
existe bien dans le répertoire c :/bcr2001
2. Vérifier que votre icône est correctement configurée sur c :/bcr/2002
3. Lancer le programme en cliquant sur l'icône

Il n'y a aucun changement par rapport au bilan 2002 :
- cliquer sur l'icône « Bilan activités... » (1) ;
- quand le programme demande l'année, positionner la ligne grise sur « 2003 » ;
- entrer dans « Première saisie du bilan de l'année » ;
- si c :/bcr2001/prov.rec existe, Entrer dans « J'ai vérifié et le fichier existe » ;
- si c :/bcr2001/prov.rec n'existe pas, Entrer dans « J'ai vérifié et le fichier n'existe pas » ;
- si vous n'avez pas vérifié, entrer dans « Je n'ai pas vérifié », vous sortirez du programme. Recommencer après avoir vérifié.

Quand vous aurez terminé la saisie, vérifié et corrigé les données, l'option « Sauvegarder » créera un fichier « 2003.rec » sur une disquette que vous aurez préalablement introduite dans le lecteur de disquette et dans le répertoire c :/bcr2002 (il n'y a pas de création de nouveau répertoire pour 2003). C'est ce fichier « 2003.rec » qu'il faut transmettre à la DDASS par disquette ou par Internet.

! ! ! AVANT D'ENVOYER VOTRE DISQUETTE A LA DDASS ! ! !

Vérifier qu'elle contient le fichier « 2003.rec » et qu'il mesure environ 30 Ko

En cas de difficultés :
1° Vérifier que la solution à ce problème ne se trouve pas ci-après dans « Résolution de quelques problèmes techniques ».
2° Si votre problème n'est pas résolu, téléphoner au 01-40-56-50-06 pour une assistance technique (laisser un message sur la boite vocale en articulant bien votre nom et votre numéro de téléphone).

B. - Les établissements qui n'ont jamais utilisé le module automatisé de saisie

Il est possible de télécharger le module « Clin5a.exe » sur le site www.cclin-sudouest.com à la rubrique « Bilan des CLIN ».

Vous devez télécharger : le module automatisé de saisie et le mode d'emploi

Le mode d'emploi comprend également des solutions à un certain nombre de problèmes techniques que vous pourriez rencontrer.

Si vous n'avez pas Internet :

Demander à votre DDASS de vous adresser sur disquette les deux fichiers indiqués ci-dessus.

Si vous avez un problème d'installation ou d'utilisation du module Clin5a.exe :
1. Vérifier que la solution à ce problème ne se trouve pas ci-après dans « Résolution de quelques problèmes techniques ».
2. Si votre problème n'est pas résolu, téléphoner au 01-40-56-50-06 (laisser un message sur la boite vocale en articulant bien votre nom et votre numéro de téléphone).
Attention :
1. Quand vous décompressez Clin5a.exe, vous ne devez pas changer de répertoire (les programmes cherchent le répertoire bcr2002 dans C ; tout autre emplacement sera ignoré et le programme sera planté).
2. Quand vous arrivez à la question ci-dessous, puisque vous n'avez pas le fichier de l'année précédente :
ENTRER dans « J'ai vérifié et le fichier n'existe pas »

II. - RÉSOLUTION DE QUELQUES PROBLÈMES

Problèmes techniques et solutions :
VIII. - Quand vous cliquez sur l'icône, un écran noir apparaît
VIII. - Restriction d'accès au disque dur C
VIII. - Absence de lecteur de disquette
IIIV. - Après utilisation de l'option « Correction », des données disparaissent ou ne sont pas prises en compte
IIIV. - Votre clavier inverse les A et les Q (clavier américain)
IIVI. - Un message sur fond rouge apparaît pendant la saisie
IVII. - L'icône n'apparaît pas sur le Bureau Windows
VIII. - Vous avez changé d'ordinateur depuis l'an dernier
IIIX. - Saisie du bilan de plusieurs établissements sur un même ordinateur

I. - QUAND VOUS CLIQUEZ SUR L'ICÔNE, UN ÉCRAN NOIR APPARAÎT

Origine du problème : certaines versions de Windows ne supporte pas le « plein écran » pour les programmes DOS.
Solution :

II. - RESTRICTIONS D'ACCÈS AU DISQUE DUR C

Certains établissements organisés en réseau informatique ne permettent pas l'accès au disque dur C. Le module de saisie ne fonctionne pas si le programme est implanté dans un autre disque (disque réseau ou disque avec une autre lettre que C).
Solution : Demander à votre service informatique de vous autoriser un accès temporaire au disque C, le temps de faire la saisie et la sauvegarde.

III. - ABSENCE DE LECTEUR DE DISQUETTE

L'absence de lecteur de disquette va « bugger » l'option « Sauvegarde » du module.
Solution : Demander à votre service informatique d'effectuer les opérations suivantes :
a) Ouvrir (avec le Bloc-Notes) le fichier c :/bcr2002/save2.pgm.
b) Rechercher la séquence suivante (vers la fin) :
Close a :/@FICH2.
Erase a :/@FICH2.
Route a :@FICH2.
Write recfile not fich titre 2 y FICH2 etp etpin etpno.
c) Insérer une étoile (*) devant ces 4 lignes :
* Close a :/@FICH2.
* Erase a :/@FICH2.
* Route a :/@FICH2.
* Write recfile not fich titre titre 2 y FICH2 etp etpin etpno.
d) Sauvegarder et fermer.
Le fichier « 2003.rec » est également sauvegardé dans c :/bcr2002. C'est ce fichier qu'il faut adresser à la DDASS, sur disquette ou par Internet.

IV. - APRÈS UTILISATION DE L'OPTION « CORRECTION », DES DONNÉES DISPARAISSENT OU NE SONT PAS PRISES EN COMPTE

L'option « Correction » est destinée à corriger et ne permet pas une vérification sans correction (pour vérifier vos données, utiliser l'option « Impression » qui créera un fichier clin.txt que vous pouvez lire sur un traitement de texte).
Si, pour les données que vous devez entrer au clavier, vous appuyer sur ENTREE sans écrire votre réponse, le programme enregistre un blanc.
Solution : Toujours écrire (ou ré écrire) les réponses quand vous êtes dans l'option « Correction ».
NB : Les corrections sont prises en compte par le programme, mais il faut relancer l'option « Impression » pour qu'elles apparaissent dans le fichier « clin.txt ».

V. - VOTRE CLAVIER INVERSE LES A ET LES Q (CLAVIER AMÉRICAIN)

Problème : Votre ordinateur n'est pas configuré en clavier français pour les programmes DOS.
Solution : Demander à votre service informatique d'effectuer les opérations suivantes :
a) Insérer dans le fichier « c :/autoexec.bat » la ligne de commande suivante :
keyb fr, , c :/windows/Command/keyboard.sys
b) Insérer dans le fichier « c :/config-sys » la ligne de commande suivante :
Country=033,850, c :/windows/Command/country.sys

VI. - UN MESSAGE SUR FOND ROUGE APPARAÎT PENDANT LA SAISIE

Problème : Vous avez effectué une opération interdite et le programme ne trouve pas le fichier de données.
Solution :
1. Appuyer sur « Echap » jusqu'à ce que le programme s'arrête et que vous reveniez sur le bureau ou un écran noir avec des écritures jaunes. Dans ce dernier cas, appuyer sur la touche F 10 pour revenir au bureau.
2. Relancer votre ordinateur avant de rouvrir le programme de saisie (après un plantage de programme DOS, les nouveaux Windows ne ferment pas les fichiers DOS et une nouvelle entrée dans ces fichiers va perturber la saisie et aboutir à un nouveau plantage).

VII. - L'ICÔNE N'APPARAÎT PAS SUR LE BUREAU WINDOWS

VIII. - VOUS AVEZ CHANGÉ D'ORDINATEUR DEPUIS L'AN DERNIER

La nouvelle version du module automatisé de saisie du bilan standardisé des activités de lutte contre les infections nosocomiales, CLIN5a.EXE, charge automatiquement les données administratives que vous avez remplies l'année précédente.
Pour cela, il récupère le fichier intermédiaire créé lors de la saisie de l'année précédente. Ce fichier s'appelle « prov.rec » et se trouve dans le répertoire C :/bcr2001, le chemin complet du fichier étant C :/bcr2001/prov.rec.

Si vous voulez récupérer ces données et vous éviter de les saisir de nouveau, ce fichier :
- doit être présent dans le disque C de l'ordinateur que vous utilisez pour la saisie du bilan de cette année ;
- doit être sauvegardé dans un répertoire C :/bcr2001.

Marche à suivre :
1° Créer un répertoire bcr2001 sur le disque C ;
2° Copier (à partir d'une disquette) le fichier PROV.REC de l'ordinateur utilisé l'an dernier, dans ce répertoire C :/bcr2001 nouvellement créé.
ou (plus simple)
1° Copier sur une disquette tout le répertoire C :/bcr2001 de l'ordinateur utilisé l'an dernier ;
2° Coller ce répertoire de la disquette sur le disque C de l'ordinateur utilisé cette année.

IX. - SAISIE DU BILAN DE PLUSIEURS ÉTABLISSEMENTS SUR UN MÊME ORDINATEUR

Pour des raisons techniques, tous les établissements de santé génèrent le même fichier lors de la sauvegarde dont le nom est composé de l'année du bilan suivi de l'extension. REC (exemple : 2003.REC).
Si vous faites la saisie d'un deuxième établissement, sans prendre les précautions ci-après décrites, les données du premier établissement seront écrasées.
Marche à suivre :
Principe général : réaliser la procédure complète, de la saisie à la sauvegarde sur disquette, du premier établissement avant de passer à l'établissement suivant.
1° Faire la saisie du premier établissement, vérifier les données (option IMPRESSION) et faire les corrections si nécessaire (option CORRECTION) ;
2° Sauvegarder sur une disquette (option SAUVEGARDE), pour envoi à la DDASS (le fichier de sauvegarde « 2003.REC » est sauvegardé sur la disquette et sur le disque dur dans C :/bcr2002).
3° (Optionnel) Si vous voulez garder une copie du fichier 2003.REC du premier établissement, sauvegarder ce fichier dans un autre répertoire ou renommer ce fichier en le laissant dans le répertoire C :/bcr2002. L'extension devra toujours être *.REC, ne renommer que la première partie du fichier (exemple : CLINIQ1.REC). Cette première partie ne doit pas dépasser 8 caractères.
4° Procéder à la saisie - vérification - correction du deuxième établissement ;
5° Sauvegarder ce deuxième établissement sur une nouvelle disquette pour envoi à la DDASS.

ATTENTION : La sauvegarde du deuxième établissement doit impérativement être faite avec une disquette différente du premier établissement pour ne pas écraser le fichier 2003.REC de ce dernier.
Pour le troisième établissement, procéder de la même manière, à partir du 3° ci-dessus (sauvegarde de 2003.REC dans un autre répertoire différent du premier ou renommer 2003.REC du deuxième établissement, puis saisie du troisième établissement).
Pour tout autre problème technique lié à l'installation et à l'utilisation de CLIN5a.EXE, vous pouvez appeler le numéro de téléphone suivant : 01 40 56 50 06, aux heures de bureau (ou boîte vocale pour laisser vos coordonnées).

(1) Si l'icône n'est plus sur votre bureau, vous pouvez la retrouver dans le répertoire c :/windows/bureau, voir « Résolution de quelques problèmes » ci-après.