L'arrêté du 23 juin 1998, publié au Journal officiel du 28 juin 1998, a prorogé le mandat des membres des commissions administratives paritaires nationales ('CAPN') des personnels de direction des établissements énumérés à l'article 2 (1°, 2° et 3°) du titre IV du statut général des fonctionnaires jusqu'au 31 janvier 1999.

Les arrêtés du 1er septembre 1998 (Journal officiel du 5 septembre 1998) ont fixé :
- d'une part, l'élection professionnelle pour les personnels de direction régis par le décret du 19 février 1988 (directeurs d'hôpitaux) susvisé au : mardi 8 décembre 1998,
- et, d'autre part, celle relative pour les personnels de direction régis par le décret du 13 février 1996 (DESS) au : mardi 19 janvier 1999.

La présente circulaire a pour objet de faire le point sur un certain nombre de règles pratiques relatives aux scrutins et de fixer quelques orientations devant permettre le meilleur déroulement possible de ces élections.

Il convient de prendre en compte d'une part, les nouvelles dispositions édictées par la loi n° 96-1093 du 16 décembre 1996 relative à l'emploi dans la fonction publique et à diverses mesures d'ordre statutaire et, d'autre part, celles du décret n° 98-593 du 13 juillet 1998 modifiant le décret n° 91-790 du 14 août 1991 relatif aux commissions administratives paritaires nationales de la fonction publique hospitalière.

Les principales dispositions de ces textes concernent l'appréciation du caractère représentatif des organisations syndicales de fonctionnaires et instaurent le principe d'un scrutin à deux tours.

L'article 94 de la loi du 16 décembre 1996 fait obligation aux organisations syndicales de fonctionnaires qui ne répondent pas aux conditions de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 modifiée de faire la preuve de leur représentativité.

La représentativité s'apprécie au regard des deux éléments suivants :

1° Sont considérées comme représentatives, les organisations syndicales de fonctionnaires qui disposent d'un siège au moins dans chacun des conseils supérieurs de la fonction publique de l'Etat, de la fonction publique territoriale et de la fonction publique hospitalière ou recueillent au moins 10 % de l'ensemble des suffrages exprimés lors des élections organisées pour la désignation des représentants des personnels soumis aux dispositions de la loi du 13 juillet 1983 modifiée aux commissions administratives paritaires et au moins 2 % des suffrages exprimés lors de ces mêmes élections dans chaque fonction publique (article 94-I de la loi susvisée du 16 décembre 1996).

2° Sont également considérées comme représentatives, les organisations syndicales de fonctionnaires satisfaisant, dans le cadre où est organisée l'élection, aux dispositions de l'article L. 133.2 du code du travail (article 94-II de la loi précitée).

'La représentativité des organisations syndicales est déterminée d'après les critères suivants :
- les effectifs ;
- l'indépendance ;
- les cotisations ;
- l'expérience et l'ancienneté du syndicat ;
- l'attitude patriotique pendant l'occupation.'

Il appartient au ministre d'apprécier le caractère représentatif d'une organisation syndicale de fonctionnaires. Cette appréciation est déterminée par décision notifiée à toutes les organisations syndicales ayant fait acte de candidature. Les contestations sur la recevabilité des listes déposées doivent être présentées devant le tribunal administratif compétent dans les trois jours qui suivent la date limite de dépôt des candidatures. Ce tribunal dispose d'un délai de quinze jours pour statuer. L'appel n'est pas suspensif.

Les textes organisent le processus électoral en deux tours.

Un second tour est organisé dans deux hypothèses :

1° Lorsqu'au premier tour, aucune organisation syndicale représentative n'a déposé de liste ;

2° Lorsqu'au premier tour, le nombre de votants est inférieur au taux de 40 % du nombre des électeurs inscrits.

Le second tour de scrutin est organisé dans un délai qui ne peut être inférieur à six semaines et supérieur à dix semaines à compter :
- de la date initialement prévue pour le scrutin, lorsqu'aucune organisation syndicale représentative n'a présenté de liste ;
- de la date du premier scrutin lorsque la participation est inférieure au taux de participation rappelé ci-dessus.

Lorsqu'un second tour est organisé, les règles de représentativité sont modifiées : toute organisation syndicale de fonctionnaires peut déposer une liste.

Enfin, lorsque deux listes relèvent d'une même union syndicale, que ces listes se prévalent ou non de leur appartenance, il y a lieu de mettre en oeuvre les dispositions de l'article 94 de la loi du 16 décembre 1996, soit : 'les organisations affiliées à une même union ne peuvent présenter des listes concurrentes à une même élection'.

1. Electorat et éligibilité

1.1. Electorat

Sont électeurs au titre d'une commission administrative paritaire déterminée :
- les fonctionnaires en position d'activité appartenant aux corps représentés par ces commissions. Par fonctionnaire en position d'activité, il convient d'entendre, outre les agents effectivement en fonctions, ceux qui sont en congé de maladie, en congé de maternité ou d'adoption, en congé de longue maladie et de longue durée et en position d'absence régulièrement autorisée ou mis à disposition ;
- les fonctionnaires en congé parental ;
- les fonctionnaires en congé de formation professionnelle ;
- les fonctionnaires en position de détachement.

En revanche, ne peuvent prendre part au vote les fonctionnaires stagiaires, en disponibilité ou sous les drapeaux.

La capacité électorale est appréciée à la date de publication au Bulletin officiel du ministère de l'emploi et de la solidarité (BOMES) des listes électorales, mais elles peuvent être modifiées dans certains cas (titularisation, mise à la retraite...) jusqu'à la veille des scrutins.

Les agents ne figurant pas sur les listes électorales pourront présenter une demande d'inscription dans les 15 jours suivant la publication de ces listes. Dans le même délai et pendant 3 jours à compter de son expiration, des réclamations pourront être formulées contre les inscriptions ou omissions sur ces listes. Pour la computation des délais, les dates d'expédition postale feront foi.

Ces demandes d'inscription ou ces réclamations, sur lesquelles il sera statué sans délai, devront être adressées à la sous-direction des personnels de la fonction publique hospitalière, bureau FH 2 (pièce 4539), 1, place de Fontenoy, 75350 Paris Cedex 07 SP.

A l'expiration des délais susvisés, les listes électorales sont closes. Aucune révision n'est en principe admise après la date de clôture des listes électorales, sauf si une modification de la situation de l'agent, postérieure à cette clôture et prenant effet au plus tard la veille du premier scrutin, entraîne l'acquisition ou la perte de la qualité d'électeur. Dans ce cas, l'inscription ou la radiation est prononcée au plus tard la veille du scrutin. Aucune modification des listes électorales n'est admise le jour du premier scrutin de chacune des élections.

1.2. Eligibilité

Sont éligibles les fonctionnaires remplissant les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale de chaque commission. Toutefois, ne peuvent être élus :

a) Les fonctionnaires en congé de longue durée ;

b) Les fonctionnaires qui ont été frappés d'une rétrogradation ou d'une exclusion temporaire de fonctions d'une durée d'au moins trois mois, à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande visant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier ;

c) Les fonctionnaires qui sont frappés d'une des incapacités prévues par les articles L. 5 à L. 7 du code électoral.

Les fonctionnaires détachés sont éligibles.

2. Listes des candidatures et bulletins de vote

Etablissement des listes de candidatures :

Rappel :

En application de l'article 13 bis du décret n° 91-790 du 14 août 1991 modifié relatif aux commissions administratives paritaires nationales de la fonction publique hospitalière, les listes de candidats sont, au premier tour de scrutin, présentées par les organisations syndicales représentatives. Au second tour, toute organisation syndicale de fonctionnaires peut déposer une liste.

Chaque liste de candidats doit, conformément aux dispositions de l'article 12 du décret du 14 août 1991 susvisé, porter obligatoirement autant de noms qu'il est prévu de représentants titulaires et de représentants suppléants à élire, pour une classe donnée (voir annexes 3 et 4).

Si une liste comporte un nombre de candidats supérieur ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir au titre d'une classe, elle est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat au titre de cette classe.

Chaque liste devra être accompagnée d'une déclaration individuelle de candidature signée par chacun des candidats.

En outre, chaque liste devra porter le nom d'un délégué, candidat ou non, qui sera habilité à la représenter dans toutes les opérations électorales, notamment pour l'exercice du choix prévu à l'article 17 du décret n° 91-790 du 14 août 1991 modifié.

3. Dépôt des listes de candidatures

Les listes devront être déposées auprès de la direction des hôpitaux, bureau FH 2 (pièce 4539), au moins 42 jours avant les dates fixées pour les élections, c'est-à-dire :
- pour le corps des directeurs d'hôpitaux : au plus tard le mardi 27 octobre 1998, à 18 heures ;
- pour le corps des 'DESS' : au plus tard le mardi 8 décembre 1998, à 18 heures.

Un récépissé de dépôt sera délivré à chaque délégué de liste.

L'administration contrôle, dans un délai de trois jours, l'éligibilité des candidats. Si un ou plusieurs candidats sont reconnus inéligibles, l'administration est tenue d'en informer, sans délai, le délégué de liste. Celui-ci dispose d'un délai de trois jours à compter de l'expiration du délai de trois jours mentionné ci-dessus pour procéder aux rectifications nécessaires.

A défaut de rectifications, la liste sera considérée comme n'ayant présenté aucun candidat pour la ou les classes correspondantes.

Si le fait motivant l'inéligibilité est intervenu après la date limite prévue pour le dépôt de la liste, le candidat défaillant peut être remplacé sans qu'il y ait lieu de modifier la date des élections.

Aucun retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt des listes de candidatures.

Aucune liste ne peut être déposée ou modifiée après les dates limites susvisées.

Les bulletins de vote et les enveloppes mis à la disposition des électeurs sont établis aux frais de l'administration d'après un modèle type fourni par celle-ci. Ils seront transmis par la direction des hôpitaux aux fonctionnaires figurant sur la liste des électeurs.

Par ailleurs, l'administration pourra, le cas échéant, se charger également de la transmission des professions de foi des candidats aux électeurs, à condition que celles-ci soient déposées, au plus tard, aux mêmes dates susvisées relatives au dépôt des listes de candidats.

4. Opérations de vote

Les représentants du personnel au sein des commissions administratives paritaires nationales sont élus à bulletin secret à la proportionnelle à la plus forte moyenne.

Pour l'ensemble des corps gérés par le bureau des cadres de direction 'FH 2', les opérations électorales se feront exclusivement par correspondance. Ce vote par correspondance est organisé selon les modalités détaillées ci-après :

Chaque électeur des corps concernés recevra, au plus tard quinze jours avant la date fixée pour chaque scrutin, les documents électoraux suivants, transmis par la direction des hôpitaux (bureau FH 2) :

1° Une enveloppe de couleur bleue (enveloppe n° 1) pour insérer le bulletin de vote ;

2° Une enveloppe préimprimée (enveloppe n° 2) (pour insérer l'enveloppe n° 1), de couleur verte pour les directeurs d'hôpitaux, de couleur jaune pour les 'DESS'. Chaque électeur devra compléter les mentions portées sur le recto de cette enveloppe n° 2 : nom, prénom, classe, affectation, numéro du département et signature ;

3° Une enveloppe préimprimée (enveloppe n° 3), pour transmettre le vote par correspondance. Cette dernière enveloppe comportera, sur son recto, l'adresse du destinataire (direction des hôpitaux). Cette expédition, ne bénéficiant plus de la franchise postale, devra être suffisamment affranchie par l'électeur. Cette enveloppe n° 3 sera de même couleur que l'enveloppe n° 2 selon le corps concerné (jaune ou verte) ;

4° Les listes de candidats constituent les bulletins de vote. Elles mentionnent : l'objet et la date du scrutin, le nom de l'organisation syndicale ou des organisations syndicales en cas de liste commune, les nom et prénom des candidats ainsi que, pour chacun d'eux, le corps dont il relève et sa classe d'appartenance ;

5° Un avis aux électeurs relatif aux différentes consignes de votes ;

6° Les professions de foi des listes de candidats en présence, imprimées recto et éventuellement verso, sur un feuillet de format 21 x 29,7 cm (grammage maximum : 150 g) ;

Les enveloppes n° 3 seront acceptées par le bureau de vote, à condition qu'elles lui parviennent avant la clôture des scrutins (directeurs d'hôpitaux : 8 décembre 1998, 'DESS' : 19 janvier 1999). Les électeurs devront, compte tenu des retards éventuels d'acheminement du courrier, poster leurs votes plusieurs jours à l'avance ;

Compte tenu des dispositions de l'article 14 du décret du 14 août 1991 modifié susvisé, les électeurs ne peuvent voter que pour une liste entière sans radiation ni adjonction de nom et sans modification de l'ordre de présentation des candidats.

Tout bulletin établi en méconnaissance de l'une de ces dispositions sera nul.

De même, sera considéré comme nul tout bulletin portant une mention ou un signe distinctif quelconque (par exemple, cachet de l'établissement).

Pour le vote, les électeurs devront se conformer aux instructions suivantes :

1. Insérer le bulletin de vote dans l'enveloppe bleue de petit format (dite enveloppe n° 1) ne comportant aucun signe distinctif. Cette enveloppe ne sera pas cachetée.

2. Placer l'enveloppe bleue dans l'enveloppe n° 2 portant mention de la commission administrative paritaire nationale dont ils relèvent et sur laquelle ils portent lisiblement leurs nom, prénom, classe, affectation et le numéro du département.

Cette enveloppe devra, sous peine de nullité, être revêtue de la signature de l'électeur et cachetée.

3. Faire parvenir le tout, au moyen de l'enveloppe n° 3 préimprimée comportant l'adresse du destinataire. Cette enveloppe devra être affranchie par l'électeur.

5. Dépouillement

Le jour du dépouillement, après émargement de la liste électorale, les enveloppes n° 2 portant le nom et la signature des votants seront ouvertes et les enveloppes bleues (petit format) contenant le bulletin de vote, déposées dans l'urne correspondante.

Seront, notamment, considérés comme suffrages non exprimés les bulletins contenus dans des enveloppes :
- préimprimées (n° 2) sur lesquelles ne figureront pas : les nom, prénom, classe, affectation et numéro du département de l'électeur ou sur lesquelles ces mentions seront illisibles, et les enveloppes qui ne seront pas cachetées ;
- préimprimées (n° 3) contenant directement le bulletin de vote ;
- préimprimées (n° 3) comportant un cachet de la poste hors délais réglementaires ;
- préimprimées (n° 3) non acheminées par la poste.

De plus seront notamment considérés comme nuls les suffrages exprimés contenus dans des enveloppes :
- préimprimées (n° 2) contenant plus d'une enveloppe bleue (n° 1) ;
- bleues (n° 1) comportant un signe distinctif ;
- bleues (n° 1) contenant une ou des professions de foi ;
- préimprimées (n° 2) contenant directement un bulletin de vote.

L'ensemble de ces enveloppes et bulletins seront annexés au procès-verval et contresignés par les membres du bureau, avec mention des causes de l'annexion pour chaque enveloppe ou bulletin.

Le bureau de vote déterminera, conformément aux articles 16 à 18 du décret n° 91-790 du 14 août 1991 modifié susvisé, les fonctionnaires élus membres titulaires et membres suppléants pour chaque classe.

Dès que les opérations de dépouillement et d'attribution des sièges seront terminées, le président du bureau de vote proclamera les résultats. Le procès-verbal des opérations électorales établi par le bureau de vote sera immédiatement transmis aux ministres ainsi qu'aux fonctionnaires habilités à représenter les listes des candidats.

6. Contestations sur la validité des élections

Conformément aux dispositions de l'article 20 du décret du 14 août 1991 modifié susvisé, les contestations sur la validité des opérations électorales devront être formulées dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats auprès de mes services sous le présent timbre, sauf recours à la juridiction administrative.

Nous vous demandons de porter la présente circulaire à la connaissance de l'ensemble des cadres de direction (directeurs d'hôpitaux et directeurs d'établissements sanitaires et sociaux) appelés à participer à ces élections.

Cette circulaire fera l'objet d'une publication au Bulletin officiel du ministère de l'emploi et de la solidarité.

Références :

Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires ;
Loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
Décret n° 96-1093 du 16 décembre 1996 relatif à l'emploi dans la fonction publique et à diverses mesures d'ordre statutaire ;
Décret n° 88-163 du 19 février 1988 modifié portant statut particulier des grades et emplois des personnels de direction des établissements mentionnés à l'article 2 (1°, 2° et 3°) du titre IV ;
Décret n° 91-790 du 14 août 1991 modifié relatif aux commissions administratives paritaires nationales de la fonction publique hospitalière ;
Décret n° 96-113 du 13 février 1996 modifié portant statut particulier du corps des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux ;
Décret n° 98-593 du 13 juillet 1998 modifiant le décret du 14 août 1991 susvisé ;
Arrêté du 23 juin 1998, portant prorogation du mandat des membres des commissions administratives paritaires nationales des cadres de direction de la fonction publique hospitalière ;
Arrêtés du 1er septembre 1998 fixant les dates des élections professionnelles pour les cadres de direction de la fonction publique hospitalière (Journal officiel du 5 septembre 1998) ;
Avis modificatif (Journal officiel du 25 septembre 1998).

Texte modifié : décret n° 91-790 du 14 août 1991 relatif aux commissions administratives paritaires nationales de la fonction publique hospitalière.

Date du scrutin : mardi 8 septembre 1998.

Publication au Journal officiel de la date des élections : mardi 8 septembre 1998 au plus tard (Journal officiel du 5 septembre 1998).

Publication au Bulletin officiel du ministère de l'emploi et de la solidarité (BOMES) des listes électorales : deux mois au moins avant la date fixée pour le scrutin (BOMES n° 98/38).

Demandes d'inscription ou de radiation : dans les quinze jours suivant la publication de la liste électorale au BOMES.

Réclamations contre les inscriptions ou omissions : dans les dix-huit jours suivant la publication électorale au BOMES.

Clôture des liste électorales : le dix-neuvième jour suivant la publication de la liste électorale au BOMES.

Dépôt des listes de candidats : mardi 27 octobre 1998 au plus tard (18 heures).

Vérification des listes de candidats et informations éventuelles des délégués de liste : du mercredi 28 octobre 1998 au vendredi 30 octobre 1998 au plus tard.

Rectifications éventuelles des listes de candidats par les délégués de liste : du samedi 31 octobre 1998 au lundi 2 novembre 1998 au plus tard.

Information éventuelle à l'union de syndicats dont les listes concurrentes se réclament : du mardi 3 novembre 1998 au jeudi 5 novembre 1998 au plus tard.

Décision éventuelle de l'union de syndicats sur les listes concurrentes pour se prévaloir de l'appartenance à cette union : du vendredi 6 novembre 1998 au mardi 10 novembre 1998 au plus tard.

Clôture des listes de candidats : pour les délégués de liste, lundi 2 novembre 1998 au plus tard ; pour les unions de syndicats, mardi 10 novembre 1998 au plus tard.

Envoi du matériel électoral à chaque électeur : lundi 23 novembre 1998 au plus tard.

Envoi des votes par correspondance : mardi 15 décembre 1998 au plus tard.

Réunion du bureau de vote qui procède au dépouillement du scrutin et à la proclamation des résultats : mardi 15 décembre 1998, à partir de 9 heures (caisse des mines, salle du Centenaire).

Contestations sur la validité des opérations électorales : du mercredi 16 décembre 1998 au lundi 21 décembre 1998 au plus tard.

Eventualité d'un second tour : mercredi 20 janvier 1999.

Date du scrutin : mardi 19 janvier 1999.

Publication au Journal officiel de la date des élections : lundi 19 octobre 1998 au plus tard (Journal officiel du 5 septembre 1998).

Publication au Bulletin officiel du ministère de l'emploi et de la solidarité (BOMES) des listes électorales : deux mois au moins avant la date fixée pour le scrutin (BOMES n° 98/38.

Demandes d'inscription ou de radiation : dans les quinze jours suivant la publication de la liste électorale au BOMES.

Réclamations contre les inscriptions ou omissions : dans les dix-huit jours suivant la publication électorale au BOMES.

Clôture des listes électorales : le dix-neuvième jour suivant la publication de la liste électorale au BOMES.

Dépôt des listes de candidats : mardi 8 décembre 1998 au plus tard (18 heures).

Vérification des listes de candidats et informations éventuelles des délégués de liste : du mercredi 9 décembre 1998 au vendredi 11 décembre 1998 inclus.

Rectifications éventuelles des listes de candidats par les délégués de liste : du samedi 12 décembre 1998 inclus au lundi 14 décembre 1998 inclus.

Information éventuelle à l'union de syndicats dont les listes concurrentes se réclament : du mardi 15 décembre 1998 au jeudi 17 décembre 1998 inclus.

Décision éventuelle de l'union de syndicats sur les listes concurrentes pour se prévaloir de l'appartenance à cette union : du vendredi 18 décembre 1998 inclus au mardi 22 décembre 1998 inclus.

Clôture des listes de candidats : pour les délégués de liste, lundi 14 décembre 1998 au plus tard ; pour les unions de syndicats, mardi 22 décembre 1998 au plus tard.

Envoi du matériel électoral à chaque électeur : lundi 4 janvier 1999 au plus tard.

Envoi des votes par correspondance : mardi 19 janvier 1999 au plus tard.

Réunion du bureau de vote qui procède au dépouillement du scrutin et à la proclamation des résultats : mercredi 27 janvier 1999, à partir de 9 heures (salle 3271).

Contestations sur la validité des opérations électorales : du jeudi 28 janvier 1999 inclus au lundi 1er février 1999 au plus tard.

Eventualité d'un second tour : mercredi 3 mars 1999.

La ministre de l'emploi et de la solidarité, le secrétaire d'Etat à la santé, Direction des hôpitaux, Bureau FH 2.

Madame et Messieurs les préfets de région (direction régionale des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Madame et Messieurs les préfets de département (direction départementale des affaires sanitaires et sociales [pour mise en oeuvre]) ; à Mesdames et Messieurs les directeurs des agences régionales de l'hospitalisation (pour information).

Texte non paru au Journal officiel.