J'ai été saisi par des établissements de santé et par l'Agence nationale d'accréditation et d'évaluation en santé sur les modalités d'engagement des établissements de santé dans la procédure d'accréditation à l'échéance du 24 avril 2001.

L'importance de cette procédure, qui constate l'état d'avancement et la dynamique des établissements dans la conduite de leur démarche qualité, et la perspective de sa montée en charge impliquent d'accompagner et de clarifier les prochaines étapes auxquelles seront confrontés les différents acteurs.

Dans l'immédiat, la montée en charge de la procédure d'accréditation nécessite la constitution d'un tableau de bord des établissements de santé et organismes qui font l'objet de cette procédure (première partie).

Les établissements de santé doivent également disposer d'une information claire sur le calendrier prévisionnel du dispositif d'accréditation (deuxième partie).

Les conditions dans lesquelles sera exercée la substitution prévue par l'article L. 6113-5 du code de la santé publique doivent être précisées, en tenant compte de la situation de chaque établissement (troisième partie).

Il convient de définir avec la plus grande précision la liste exacte des établissements de santé et organismes faisant l'objet de la procédure d'accréditation. Cette information, déterminante pour pouvoir établir un calendrier précis pour les prochaines années, ne peut être correctement recueillie dans un premier temps qu'au niveau régional. Le recueil homogène de données sur l'ensemble du territoire nécessite cependant une définition de principes communs.

1. Objectifs

L'élaboration de ce tableau de bord des établissements de santé et organismes faisant l'objet de la procédure d'accréditation permettra :
- à l'Agence nationale d'accréditation et d'évaluation en santé d'établir un calendrier de montée en charge du dispositif et de pouvoir calculer le montant de la contribution financière due par chaque établissement de santé, qui sera fonction du nombre de lits et places sanitaires autorisés au 31 décembre de l'année précédant la visite ;
- aux agences régionales de l'hospitalisation de disposer de l'état d'avancement de la procédure d'accréditation dans leur région et, ainsi, de pouvoir prendre les dispositions nécessaires à la mise en oeuvre du pouvoir de substitution prévu au deuxième alinéa de l'article L. 6113-5 du code de la santé publique ;
- à mes services de suivre les progrès de la démarche dans chaque région et de proposer des mesures générales de nature à les favoriser.

Sans attendre la mise en oeuvre de ce tableau de bord, l'ANAES sollicitera chaque ARH pour connaître les lits et places autorisés au 31 décembre 1999 pour les établissements ayant eu leur visite en 2000.

2. Contenu

Trois agences (Champagne-Ardennes, Lorraine, Franche-Comté) ont testé un projet d'échanges de données avec l'ANAES. Cette expérience a permis de déterminer précisément les données nécessaires.

2.1. Données fournies par l'ARH

Il s'agit essentiellement de données d'identification et d'activité extraites dans un premier temps du fichier national des établissements sanitaires et sociaux (FINESS) et qui devront être validées par vos soins. Des données relatives aux perspectives de l'établissement vous seront également demandées.

2.2. Données fournies par l'ANAES

Il s'agit essentiellement de la date de dépôt du dossier d'engagement, de la date de visite et de la date de conclusion de la procédure d'accréditation.

L'ensemble de ces informations est stocké et échangé au travers d'un tableau de données sous Excel qui vous sera communiqué par mes services, et sous forme de fichiers textes pour les échanges. Les établissements sont présentés en ligne, et les différents champs d'information recueillis figurent en colonne. Les échanges se font par messagerie électronique ou, à défaut, par courrier (disquette informatique).

3. Utilisateurs

Les données finales seront accessibles :
- par chaque ARH pour les données la concernant ;
- par la DHOS et l'ANAES pour l'ensemble des données.

4. Calendrier de mise en oeuvre

Une première liste issue de FINESS sera établie par la DHOS après parution de la présente circulaire.

La vérification des données figurant sur cette liste et la saisie des 'perspectives de l'établissement' mentionnées au paragraphe 2.1 seront réalisées par chaque ARH et le fichier complété sera envoyé à la DHOS le 1er mars 2001, pour validation.

La DHOS transmettra les fichiers à l'ANAES le 15 mars 2001.

Les données complémentaires mentionnées au paragraphe 2.2 seront saisies par l'ANAES et transmises sous forme de fichier à la DHOS et à chaque ARH à la mi-mai 2001.

Par la suite, l'ANAES mettra à jour régulièrement ces données et adressera les fichiers correspondants à chaque ARH et à la DHOS.

5. Perspectives 2002

Les dernières données saisies sous Excel seront basculées dans la base de données ARHETS lors de la mise en oeuvre du projet PARHTAGE.

La mise à jour des données mentionnées au paragraphe 2.1 se fera automatiquement, à l'exception de la rubrique 'perspectives de l'établissement', qui sera mise à jour semestriellement par les ARH. Les données au 31 décembre de l'année précédente resteront accessibles en consultation.

Les données mentionnées au paragraphe 2.2 seront mises à jour mensuellement par alimentation automatique et centralisées de la base de données ARHETS à partir des informations transmises par l'ANAES à la DHOS.

1. Arrêté du 3 janvier 2001 fixant la composition du dossier accompagnant la demande d'engagement dans la procédure d'accréditation et modifiant l'arrêté du 6 mai 1999

L'arrêté du 6 mai 1999 fixant la composition du dossier accompagnant la demande d'engagement dans la procédure d'accréditation a fait l'objet d'une modification. Il s'agit de préciser les modalités de constitution du dossier accompagnant la demande d'engagement : ces modalités tiendront compte de l'étalement inévitable des dates de visite sur plusieurs années.

Vous pourrez donc indiquer aux établissements qui vous interrogeraient à ce sujet que les modalités d'engagement dans la procédure d'accréditation sont désormais les suivantes :
- avant le 24 avril 2001, engagement formel, comportant principalement un courrier du responsable d'établissement et le premier volet du dossier d'accompagnement comprenant un nombre limité de renseignements relatifs à l'activité de l'établissement ainsi que la date souhaitée par l'établissement pour la visite ;
- un an environ avant la visite, envoi du second volet du dossier, comportant des éléments d'information et des pièces complémentaires concernant les orientations de l'établissement, notamment en matière de politique qualité, ainsi que des données détaillées d'activité.

Après réception du premier volet du dossier accompagnant la demande d'engagement, l'Agence nationale d'accréditation et d'évaluation en santé contactera les établissements afin de planifier la période de visite. Dans l'intervalle, un suivi des efforts d'amélioration de la qualité et de préparation à la procédure d'accréditation devra être mené à l'occasion du dialogue régulier entre vos services et les établissements.

2. Réunions régionales organisées par l'ANAES

Vos efforts d'information seront relayés par l'ANAES qui organisera, en février et mars 2001, de nouvelles rencontres régionales : le lieu et la date de ces rencontres seront disponibles sur le site ANAES (www.anaes.fr).

Lors de ces réunions seront présentés les premiers résultats, les modalités de fonctionnement et de décision du collège de l'accréditation et les modalités pratiques d'engagement dans la perspective du 24 avril 2001.

1. Rappel du texte

Article L. 6113-5 du code de la santé publique :

'En l'absence de contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens mentionné à l'article L. 6114-1, l'agence régionale de l'hospitalisation saisit le conseil d'administration de l'établissement public de santé ou le représentant de l'établissement privé d'une demande tendant à ce que cette procédure soit engagée.

A compter du 25 avril 2001, l'agence régionale de l'hospitalisation se substitue à l'établissement de santé pour demander la mise en oeuvre de la procédure d'accréditation si celui-ci s'en est jusqu'alors abstenu.'

2. Mise en oeuvre

Les agences régionales de l'hospitalisation doivent s'efforcer, dans le cadre du dialogue de gestion courant avec les établissements, d'amener le plus grand nombre d'entre eux à respecter l'échéance du 24 avril 2001.

Une fois passé le délai légal, une discussion devra avoir lieu entre l'agence régionale de l'hospitalisation et chaque établissement resté, le cas échéant, à l'écart de l'engagement dans la procédure d'accréditation. L'agence devra rappeler à l'établissement que son engagement formel est l'occasion pour lui de déterminer librement la date de visite qu'il estime correspondre à sa situation. Cela lui laissera ensuite le temps de se préparer en interne à la mise en oeuvre de la procédure d'accréditation elle-même, puisque la période d'auto-évaluation et de visite pourra être reportée aux années suivantes. Une planification des actions à entreprendre entre le moment de la discussion et la visite pourra utilement être formalisée et partagée entre l'ARH et l'établissement.

Cette discussion devra déboucher sur un engagement des établissements concernés dans un délai déterminé, faute de quoi la procédure prévue à l'article précité devra être mise en oeuvre par l'agence régionale de l'hospitalisation, au plus tard le 31 décembre 2001.

L'application concrète de ce dispositif doit, bien entendu, tenir compte de la situation de chaque établissement.

Pour toute information complémentaire, vous pouvez prendre contact avec M. Ginesy (Eric), DHOS, bureau E1, tél. : 01-40-56-76-85.

Date d'application : immédiate. Références : Articles L. 6113-4, L. 6113-5, L. 6113-6, R. 710-6-2 et R. 710-6-5 du code de la santé publique ; Arrêté du 3 janvier 2001, fixant la composition du dossier accompagnant la demande d'engagement dans la procédure d'accréditation prévu à l'article R. 710-6-2 du code de la santé publique et modifiant l'arrêté du 6 mai 1999.

SECRETARIAT D'ETAT A LA SANTE ET AUX HANDICAPES, Direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins, Sous-direction de la qualité et du fonctionnement des établissements de santé.

Madame et Messieurs les préfets de région (direction régionale des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets (direction départementale des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les directeurs des agences régionales de l'hospitalisation (pour exécution).

Texte non paru au Journal officiel.