Complétée par la circulaire DH/FH 1 n° 31 du 29 août 1994

Le décret du 5 avril 1990 relatif à la formation professionnelle continue des agents hospitaliers publics a institué, dans sa partie consacrée aux actions de formation choisies par les agents en vue de leur formation personnelle, le dispositif de mise en oeuvre du congé de formation professionnelle.

Ce dispositif a été complété par une convention agréant, le 22 mai dernier, l'Association nationale pour la formation du personnel hospitalier comme premier organisme de gestion et de mutualisation de la cotisation annuelle obligatoire de 0, 1 p. 100 des rémunérations que les établissements énumérés à l'article 2 de la doivent verser conformément à la loi n° 89-474 du 10 juillet 1989 portant dispositions relatives à la sécurité sociale et à la formation continue des personnels hospitaliers.

La mise en oeuvre de ce dispositif revêt une importance particulière pour les raisons suivantes :
- elle met en application l'article 41-6 de la loi du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière qui prévoit que les fonctionnaires en activité ont droit au congé de formation professionnelle ;
- elle étend son champ d'attribution aux agents non titulaires ;
- elle répond aux engagements qui ont été pris dans le domaine de la formation professionnelle continue dans le cadre du protocole d'accord du 21 octobre 1988.

L'objet de la présente instruction est donc de préciser le champ d'application du congé de formation professionnelle, sa procédure de mise en oeuvre et la situation des agents hospitaliers publics en congé de formation.

1. - Le champ d'application du congé de formation professionnelle

Les agents concernés

Le congé de formation professionnelle peut être accordé à l'ensemble des agents hospitaliers publics titulaires et non titulaires sous réserve qu'ils aient trois années de services effectifs ou l'équivalent de trois années.

Il peut être d'une durée maximale de trois ans sur la totalité de la carrière et être accordé en une seule fois ou de manière discontinue, la prise en charge financière ne pouvant excéder douze mois sur la durée totale de la carrière.

Les personnels relevant de la incluent les sages-femmes. Les médecins du travail, en tant que personnel contractuel, sont également inclus dans le champ des agents concernés.

Par 'services effectifs' il faut entendre les services réellement accomplis en activité ou en détachement dans les établissements énumérés à l'article 2 de la loi du 9 janvier 1986, les services accomplis à temps partiel étant pris en compte au prorata de leur durée. On ne peut cependant pas retenir les périodes occupées correspondant au service national ou à des périodes de scolarité financées sur des crédits d'études promotionnelles ou dans le cadre d'écoles administratives.

Le champ des actions de formation visé

Le congé de formation professionnelle a pour but de 'permettre aux agents de suivre à leur initiative et à titre individuel des formations distinctes de celles faisant partie du plan de formation de l'établissement dans lequel ils exercent leur activité'.

Le but du congé de formation professionnelle ainsi défini circonscrit théoriquement son champ aux actions de formation qui sont d'initiative personnelle et qui, n'entrant pas dans les objectifs stratégiques de l'établissement auxquels doit être liée la politique de personnel, ne sont pas inscrites dans le plan de formation.

Les établissements ne peuvent donc pas reporter sur le congé de formation professionnelle la mise en oeuvre de leur politique de promotion interne qui doit relever d'une politique de formation concertée dans le cadre du plan de formation.

2. - La procédure de mise en oeuvre du congé de formation professionnelle

Le décret du 5 avril 1990 a prévu une double procédure:
- une procédure relative à la demande d'autorisation d'absence administrative ;
- une procédure relative à la demande de prise en charge financière.

Pour engager cette double procédure les agents devront retirer auprès des délégations régionales de l'A.N.F.H. un dossier comprenant trois formulaires :
- l'un relatif à l'autorisation d'absence administrative ;
- l'autre relatif à la demande personnelle de l'agent ;
- le troisième concernant l'organisme de formation.

La procédure relative à la demande d'autorisation d'absence administrative

La demande est à faire par l'agent auprès de l'autorité investie du pouvoir de nomination au moins soixante jours avant la date à laquelle commence la formation

Deux motifs ont été retenus par le décret sur la base desquels l'autorité investie du pouvoir de nomination peut écarter cette demande :
- l'intérêt du fonctionnement du service, qui relève de l'appréciation de l'autorité investie du pouvoir de nomination ;
- le nombre d'agents simultanément absents au titre de ce congé dont le seuil a été fixé à 2 p. 100 du nombre total des agents rémunérés de l'établissement au 31 décembre de l'année précédente.

Il est à noter que le contenu et l'opportunité de cette formation ne peuvent constituer un critère de sélection de la part des directions hospitalières, l'agent n'étant d'ailleurs pas tenu de spécifier ce contenu lors de sa demande.

L'autorité investie du pouvoir de nomination doit faire connaître sa décision dans les trente jours qui suivent la réception de la demande. Les demandes d'autorisation d'absence administrative pourront être déposées par les agents dès réception par les établissements de la présente instruction.

Il est souhaitable que les comités techniques paritaires soient informés chaque année du nombre de demandes formulées et des congés attribués au titre du congé de formation professionnelle.

La procédure de demande de prise en charge financière

Après avoir :
- obtenu l'autorisation d'absence administrative formalisée sur l'imprimé prévu ;
- complété sa demande personnelle ;
- fait compléter l'imprimé réservé à l'organisme de formation concerné,
l'agent engagera la procédure de demande de prise en charge financière auprès du comité de gestion régional du congé de formation professionnelle du ressort de son établissement, en adressant l'ensemble du dossier par lettre recommandée avec accusé de réception.

Au sein de l'A.N.F.H., le comité de gestion national est habilité à collecter la cotisation susvisée et à déterminer les grands principes régissant la prise en charge financière. Ce comité lance chaque année, au mois de mars, un appel à la cotisation. Les établissements assujettis sont tenus de verser dans les trente jours qui suivent les fonds correspondant à cette cotisation obligatoire. L'assiette permettant de calculer pour chaque exercice le montant de la cotisation est établie à partir des dépenses relatives aux rémunérations constatées à la clôture de l'exercice précédent. Les comités de gestion régionaux mettent en oeuvre dans le respect de la réglementation et des conditions fixées par le comité de gestion national, la politique du congé de formation professionnelle dans leur ressort géographique, sur la base des critères de priorité qu'ils auront établis.

Les comités de gestion régionaux se réuniront en moyenne toutes les six à sept semaines. L'agent devra donc prévoir un délai minimum de cinq à six mois entre le dépôt de sa demande d'autorisation administrative auprès de l'autorité investie du pouvoir de nomination et le début de sa formation. Un calendrier des dates de réunion des comités de gestion régionaux est à la disposition des établissements et de leurs agents dans les délégations régionales.

3. - Situation de l'agent en congé de formation professionnelle

L'agent en congé de formation professionnelle est considéré comme étant en position d'activité ; il en découle que le temps passé en congé formation est considéré comme du temps passé dans le service.

Avancement

Ce temps est donc pris en compte pour l'ancienneté et notamment pour la promotion de grade ou l'accès à un corps hiérarchiquement supérieur.

Concours

L'agent en congé formation étant considéré comme étant en fonctions, il peut faire acte de candidature à un concours de recrutement interne ou externe de la fonction publique.

Notation

La notation étant liée à la présence effective au service, il revient à l'autorité investie du pouvoir de nomination d'apprécier si cette présence effective est d'une durée suffisante pour justifier une évolution de la notation au titre de l'année. A titre indicatif, une durée minimum de six mois semble pouvoir être exigée. En cas de durée inférieure, l'évolution de la note moyenne du grade pourrait servir de référence.

Réintégration

Le congé formation n'ouvre pas la vacance du poste budgétaire servant à la rémunération de l'agent intéressé. A l'issue de son congé, il reprend dans son établissement d'origine des fonctions correspondant à son grade ou pour le non-titulaire de niveau équivalent à celles qu'il occupait.

L'agent n'ayant pas obtenu de prise en charge financière du comité régional de gestion peut s'il le souhaite renoncer à son autorisation d'absence administrative.

L'agent et l'établissement peuvent d'un commun accord mettre fin à un congé de formation dont la durée ou l'indemnisation ne sont pas expirées. Dans cette hypothèse, l'agent n'est pas tenu de rembourser les indemnités perçues.

L'agent peut solliciter la suspension de son congé de formation lorsque les enseignements qui lui sont dispensés s'interrompent pour cause de réussite aux examens de première session. Il est alors réintégré de plein droit conformément aux dispositions énoncées ci- dessus. Pendant la période des congés scolaires ou universitaires, il est maintenu en congé de formation indemnisé.

Engagement de servir

L'agent qui a bénéficié d'un congé de formation s'engage à rester dans un des établissements énumérés à l'article 2 de la susvisée pendant une durée égale au triple de celle pendant laquelle il a été rémunéré (trois ans maximum).

Néanmoins, il pourra être dispensé de cet engagement par l'autorité investie du pouvoir de nomination après avis de l'organisme administratif paritaire. Les cas de dispense sont donc laissés à l'appréciation des directeurs. Ils peuvent notamment concerner les agents qui, employés sur des postes amenés à disparaître, ont pu se reconvertir par le biais du congé de formation professionnelle et dont la nouvelle qualification peut ne pas répondre aux besoins de l'hôpital.

Conformément à l'article 13, alinéa 2, et à l'article 15, alinéa 1, du décret susvisé, l'agent peut être tenu de rembourser les indemnités qu'il a perçues au titre de son congé de formation. Ce remboursement s'effectuera auprès de son établissement qui retrocédera les sommes perçues à l'organisme paritaire agréé.

L'engagement ne fait cependant pas obstacle à une disponibilité pour convenances personnelles. Dans ce cas, l'engagement de servir est suspendu jusqu'à la fin de la mise en disponibilité et recommencera à courir lorsque l'agent aura repris son activité.

Retraite et sécurité sociale

Le temps passé en congé de formation est également pris en compte pour la retraite, l'agent continuant de cotiser pour la retraite sur la base du traitement afférent à l'indice qu'il détenait au moment de sa mise en congé formation. Pendant les douze mois de congé indemnisés, la cotisation pour pension est précomptée sur l'indemnité versée à l'agent. Au-delà de cette période, les agents titulaires maintenus en position d'activité non rémunérée continuent d'être redevables de cette cotisation, cette dernière étant acquittée dans les conditions applicables aux agents détachés dans un emploi ne conduisant pas à pension de la Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales. Cette cotisation est calculée sur le traitement afférent à leurs grades et leurs échelons qu'ils détenaient avant leur départ en congé formation.

La contribution des établissements employeurs à la C.N.R.A.C.L. est effectuée conformément au deuxième alinéa du I de l'article 3 du décret du 19 septembre 1947 portant règlement d'administration pour la constitution de la Caisse nationale de retraites prévue à l'article 3 de l'ordonnance du 17 mai 1945 relative aux services publics des départements et des communes et de leurs établissements publics.

Le régime de retraite des agents non titulaires au-delà de la période indemnisée sera précisé dans le cadre d'une prochaine circulaire.

L'agent conserve le bénéfice de son affiliation à la sécurité sociale, ce qui implique tant pour l'agent que pour son employeur le maintien du versement des cotisations pendant la totalité de la période du congé de formation. Ces cotisations sont calculée sur le traitement afférent au grade et à l'échelon qu'il détenait avant son départ en congé formation.

Congés

Congés de maladie, de longue maladie, de longue durée, accident du travail et accident de trajet : en cas de maladie, d'accident de travail ou accident de trajet, le congé de formation est suspendu à la demande de l'agent. L'agent bénéficie alors du régime habituel d'indemnisation lié à ses congés.

Congés de maternité : en cas de maternité, le congé de formation est suspendu. L'agent bénéficie du régime habituel d'indemnisation lié à ce congé.

Congés annuels : l'agent a droit aux congés annuels statutairement prévus dans sa position d'activité. Il peut prendre ses congés annuels pendant la période de son congé de formation. Dans cette circonstance le congé de formation est suspendu et l'agent bénéficie alors du versement du traitement qu'il percevait au moment de sa mise en congé.

4. - Rémunération de l'agent

Indemnité

Conformément à l'article 14 du décret du 5 avril 1990, l'agent qui a obtenu un congé de formation et sa prise en charge financière perçoit une indemnité mensuelle forfaitaire égale à 85 p. 100 du montant total du traitement brut et de l'indemnité de résidence qu'il percevait au moment de sa mise en congé. Le montant de cette indemnité ne peut toutefois excéder celui du traitement et de l'indemnité de résidence afférents à l'indice brut 379 d'un agent en fonctions à Paris.

L'indemnité mensuelle susvisée est fixée au moment de la décision de prise en charge et n'est pas revalorisée en cas de hausse générale des traitements de la fonction publique intervenant pendant la période de versement de cette indemnité.

Durant la période indemnisée, l'agent en congé de formation conserve le droit au supplément familial de traitement. Ce dernier demeure calculé par référence au dernier traitement perçu avant le début du congé, par application des dispositions de l'article 10 du décret n° 85-1148 du 24 octobre 1985 relatif à la rémunération des personnels de l'Etat.

Si la demande d'autorisation d'absence administrative peut être d'une durée maximale de trois ans sur la totalité de la carrière, accordée en une seule fois ou de manière discontinue, la durée de la prise en charge financière ne peut excéder douze mois sur l'ensemble de la carrière. De même peut-elle être accordée en une seule fois ou de manière discontinue.

Est considéré comme discontinu le congé de formation professionnelle accordé pour une action de formation constituée de plusieurs séquences, sessions ou modules alternant avec des périodes de reprise du travail. Dans cette hypothèse, le montant de l'indemnité versée est calculée proportionnellement à la durée effective du congé.

Conformément à ce dispositif, s'il faut nécessairement que l'agent ait obtenu une autorisation d'absence administrative pour que sa demande de prise en charge financière soit instruite, la demande d'autorisation d'absence peut être en revanche indépendante dans la mesure où elle peut porter sur une période de trois ans pour une prise en charge financière maximum de douze mois sur ces trois ans.

Cumul des rémunérations

Le fonctionnaire en congé de formation demeure soumis aux dispositions du décret du 29 octobre 1936 relatif aux cumuls de retraites, de rémunérations et de fonctions. Les dispositions de ce décret trouvent leur pleine application pendant la période au cours de laquelle le fonctionnaire perçoit l'indemnité mensuelle forfaitaire.

Au-delà de cette période, la notion de cumul de rémunérations n'a plus d'objet, faute d'un traitement principal venant servir de référence. Rien ne s'opposant à ce que le fonctionnaire en congé de formation exerce une activité accessoire rémunérée, dans les conditions prévues par le décret du 29 octobre 1936, il conviendra d'accorder avec souplesse les autorisations éventuellement requises, sous réserve que les activités ainsi exercées ne nuisent pas à la formation suivie.

Toutefois, demeurant en position d'activité, il est rappelé que le fonctionnaire ne saurait assumer de fonctions incompatibles avec sa qualité d'agent public. Cette dernière conditions doit notamment s'interpréter au regard des dispositions de l'article 25, alinéa 2, du titre I du statut général des fonctionnaires, qui prohibent l'exercice a titre professionnel d'une activité privée lucrative.

Prise en charge des frais pédagogiques, de déplacement et d'hébergement

La prise en charge des frais pédagogiques, de déplacement et d'hébergement accordée à l'agent par le comité de gestion régional n'est pas systématique ; elle ne lui sera versée que sur douze mois maximum.

Paiement des indemnités

Conformément à l'article 14, alinéa 3, du décret du 5 avril 1990, l'indemnité est versée par l'établissement dont dépend l'agent qui doit remettre chaque mois une attestation de présence effective établie par l'organisme qui dispense la formation. Durant la période indemnisée, l'établissement continuera à acquitter dans les conditions habituelles le montant correspondant à sa contribution à l'ensemble des cotisations sociales (retraite, maladie, famille) pour un agent. En revanche, il sera dispensé du versement de la taxe sur les salaires dans la mesure où la rémunération dont bénéficie l'agent est une indemnité et non un salaire. L'établissement sera remboursé par le comité de gestion du congé de formation professionnelle de la totalité des dépenses en émettant un titre de recettes. Les remboursements effectués constituent des recettes en atténuation supplémentaires. A ce propos, je ne verrais qu'avantage à ce que l'affectation de ces recettes contribue à augmenter les possibilités de financement des remplacements des personnels hospitaliers.

Je vous demande de me tenir informé des difficultés que vous rencontrerez dans la mise en oeuvre de ces instructions.

Pour le ministre et par délégation : Le directeur des hôpitaux, G. VINCENT

Référence : décret n° 90-319 du 5 avril 1990 relatif à la formation professionnelle continue des agents de la fonction publique hospitalière.

Direction des hôpitaux.

Le ministre de la solidarité, de la santé et de la protection sociale à Messieurs les préfets de région (direction régionale des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Madame et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements énumérés à l'article 2 de la loi du 9 janvier 1986 (pour exécution).