Ce décret est pris en application de l’article 20 de la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires.
Il fixe les modalités de mise en œuvre de la protection fonctionnelle et précise les conditions de prise en charge des frais et honoraires d'avocat exposés par les agents publics ou anciens fonctionnaires ou leurs ayants droit dans le cadre des instances civiles ou pénales.
Il est applicable aux fonctionnaires mentionnés à l'article 2 de la loi du 13 juillet 1983, aux agents contractuels et aux personnes auxquelles une disposition législative étend la protection prévue par l'article 11 de la loi.

Il est ainsi précisé que la demande de prise en charge des frais exposés dans le cadre d'une instance civile ou pénale au titre de la protection fonctionnelle est formulée par écrit auprès de la collectivité publique qui emploie l'agent à la date des faits en cause ou des faits ayant été imputés de façon diffamatoire. Lorsque l’agent n'exerce plus, à titre provisoire ou définitif, les fonctions au titre desquelles il sollicite la protection fonctionnelle, cette demande est formulée auprès de la collectivité publique qui l'employait à la date des faits en cause ou des faits ayant été imputés de façon diffamatoire.
La décision de prise en charge au titre de la protection fonctionnelle indique les faits au titre desquels la protection est accordée. Elle précise les modalités d'organisation de la protection, notamment sa durée qui peut être celle de l'instance.

L'agent qui sollicite cette protection fonctionnelle communique à la collectivité publique le nom de l'avocat, qu'il a librement choisi, et la convention conclue avec lui.

La collectivité publique peut conclure une convention avec l'avocat désigné ou accepté par le demandeur et, le cas échéant, avec le demandeur. Cette convention détermine le montant des honoraires pris en charge selon un tarif horaire ou un forfait, déterminés notamment en fonction des difficultés de l'affaire. Elle fixe les modalités selon lesquelles les autres frais, débours et émoluments sont pris en charge. Elle règle le cas des sommes allouées à l'agent au titre des frais exposés et non compris dans les dépens.
La collectivité publique règle directement à l'avocat les frais prévus par la convention. La convention peut prévoir que des frais sont pris en charge au fur et à mesure de leur engagement, à titre d'avances et sur justificatifs. Si la convention comporte une clause en ce sens ou en l'absence de convention, la collectivité publique peut ne prendre en charge qu'une partie des honoraires lorsque le nombre d'heures facturées ou déjà réglées apparaît manifestement excessif.
Le caractère manifestement excessif s'apprécie au regard des prestations effectivement accomplies par le conseil pour le compte de son client, des pièces et des justificatifs produits ou de la nature des difficultés présentées par le dossier.
Lorsque la prise en charge par la collectivité publique ne couvre pas l'intégralité des honoraires de l'avocat, le règlement du solde incombe à l'agent dans le cadre de ses relations avec son conseil.

Si cette convention, entre l’avocat et la collectivité, n’est pas conclue, le décret précise que la prise en charge des frais exposés est réglée directement à l'agent sur présentation des factures acquittées par lui.
Le montant de prise en charge des honoraires par la collectivité publique est limité par des plafonds horaires fixés par arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique, du ministre de la justice et du ministre chargé du budget.

Ces dispositions sont applicables aux ayants droit des agents. Il est précisé que lorsqu'un même avocat est choisi comme conseil par les ayants droit de plusieurs agents publics décédés à l'occasion d'un même événement ou dans les mêmes circonstances et du fait du ou des mêmes auteurs, la prise en charge accordée par la collectivité publique est obligatoirement versée directement à cet avocat. Au-delà de cinq dossiers correspondant à la même affaire, tout dossier supplémentaire n'ouvre pas droit à prise en charge.
Les dispositions du décret s'appliquent aux faits survenant à compter de son entrée vigueur.