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Circulaire DHOS/M 3 n° 2004-562 du 26 novembre 2004 relative au renouvellement de la commission nationale compétente pour les nominations aux fonctions de chef de service ou de département de psychiatrie


Date d'application : immédiate

Références :
Code de la santé publique, article R. 714-21-16 ;
Loi n° 2004-806 du 9 août 2004 relative à la politique de santé publique, notamment son article 155 ;
Décret n° 84-131 du 24 février 1984 modifié relatif au statut des praticiens hospitaliers à temps plein ;
Arrêté du 24 septembre 2004 (J.O. du 26 novembre 2004) relatif aux modalités d'organisation des élections, à la désignation des membres et au fonctionnement de la commission nationale compétente pour les nominations aux fonctions de chef de service ou de département de psychiatrie.

Annexes :
I. - Calendrier électoral.
II. - Formats enveloppes.
III. - Modalités de décompte des résultats.
IV. - Feuilles de décompte des résultats.
V. - Tableau.

Le ministre de la santé et de la protection sociale, à Mesdames et Messieurs les directeurs des agences régionales de l'hospitalisation (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région (direction régionale des affaires sanitaires et sociales, inspection régionale de la santé [pour information et mise en oeuvre]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (direction départementale des affaires sanitaires et sociales [pour information et diffusion auprès des directeurs d'établissement])

Le mandat des membres de la commission nationale compétente pour les nominations aux fonctions de chef de service ou de département de psychiatrie venant à expiration le 14 octobre 2005, il convient, dès maintenant, de prévoir le déroulement des opérations électorales pour son renouvellement.

Ces opérations électorales étant effectuées au niveau régional, il vous appartient donc de prendre toutes dispositions concernant l'installation d'un bureau de vote dans votre région et de veiller à l'organisation matérielle du scrutin conformément aux dispositions des articles 8 et 10 de l'arrêté du 24 septembre 2004 susvisé.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Je vous rappelle que ce scrutin est un scrutin de liste proportionnel avec répartition des restes selon la règle de la plus forte moyenne.

Six membres titulaires et six membres suppléants sont à élire.

La date des élections est fixée au vendredi 17 juin 2005.

Je vous informe que l'arrêté du 24 septembre 2004 relatif aux modalités d'organisation des élections, à la désignation des membres et au fonctionnement de la commission nationale compétente pour les nominations aux fonctions de chef de service ou de département de psychiatrie a introduit certaines modifications quant au déroulement des élections.

Les principales modifications sont les suivantes (article 8 de l'arrêté du 24 septembre 2004) :
- la direction de la solidarité et de la santé de Corse et de Corse-du-Sud sera compétente pour organiser les élections pour la Corse et la Corse-du-Sud ;
- la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de Bretagne sera compétente pour organiser les élections pour la Bretagne et pour la collectivité territoriale de Saint-Pierre-et-Miquelon ;
- la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la Réunion sera compétente pour organiser les élections pour la Réunion et pour la collectivité territoriale de Mayotte ;
- les directions de la santé et du développement social de la Guadeloupe, de la Guyane et de la Martinique seront compétentes pour organiser les élections pour la Guadeloupe, la Guyane et la Martinique.

Le vote se déroule exclusivement par correspondance. La proclamation des résultats par le bureau national interviendra le mardi 12 juillet 2005.

La publicité de ces élections devra être assurée dans tous les établissements publics de santé par voie d'affichage :
- de l'arrêté fixant la date du scrutin ;
- de la présente circulaire, y compris le calendrier électoral (annexe I).

Chaque liste électorale régionale pourra être consultée dans les locaux des directions régionales des affaires sanitaires et sociales ou des autorités compétentes définies à l'article 3 de l'arrêté du 24 septembre 2004. La liste nationale pourra être consultée dans les locaux de la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins.

LES OPÉRATIONS DE VOTE

I. - Réception et affichage de la liste des électeurs (pour mise en oeuvre).

La liste des électeurs à la commission nationale compétente pour les nominations aux fonctions de chef de service de psychiatrie est la même que celle des électeurs de la section psychiatrie collège hospitalier à la commission statutaire nationale.

Les listes électorales doivent être affichées, deux mois au moins avant la date fixée pour le scrutin. Cette date est arrêtée au 1er mars 2005 (cf. annexe I) :
- dans les locaux de la direction de l'hospitalisation et de l'organisation de soins, pour l'ensemble des électeurs ;
- dans les locaux de chaque direction régionale des affaires sanitaires et sociales, pour les électeurs de la région ;
- dans les locaux de la direction de la solidarité et de la santé de Corse et de Corse-du-Sud pour les électeurs de Corse et de Corse-du-Sud ;
- dans les locaux des directions de la santé et du développement social de la Guadeloupe, de la Guyane et de la Martinique pour les électeurs de ces trois départements d'outre-mer ;
- dans les locaux de la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la Réunion, pour les électeurs de la Réunion ;
- dans les locaux de la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la Bretagne et dans les locaux de la direction des affaires sanitaires et sociales de Saint-Pierre-et-Miquelon, pour les électeurs de la collectivité territoriale de Saint-Pierre-et-Miquelon ;
- dans les locaux de la direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la Réunion et dans les locaux de la direction départementale des affaires sanitaires et sociales de la collectivité territoriale de Mayotte, pour les électeurs de la collectivité territoriale de Mayotte ;

Toutefois, les dispositions concernant Saint-Pierre-et-Miquelon ne s'appliqueront pas lors des élections 2005, dans la mesure où aucun praticien hospitalier, psychiatre des hôpitaux, n'est actuellement affecté à l'établissement public de santé de Saint-Pierre-et-Miquelon.

En fonction de cette date butoir, il vous est demandé de respecter les échéances de la façon suivante :

Courant février, la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins adressera aux directions régionales des affaires sanitaires et sociales et aux autorités compétentes la liste des électeurs de leur région afin qu'elles procèdent sans délai et en tout état de cause pour le 1er mars 2005 à son affichage - un procès-verbal d'affichage devra être retourné à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins.

Les réclamations sur des erreurs ou omissions constatées sur la liste électorale devront être signalées sans délai à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins. Pour être valides, les réclamations devront :
- être formulées par écrit ;
- être motivées ;
- parvenir à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins dans les délais impartis : la date de recevabilité étant appréciée à la date de réception à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins, soit :
14 jours francs pour la première période de réclamation soit du mercredi 2 mars 2005 au mardi 15 mars 2005, la liste rectificative sera affichée le mercredi 16 mars 2005 ;
7 jours francs pour les réclamations portant sur les nouvelles inscriptions.

Ces réclamations, qui doivent être présentées dans les mêmes conditions que les précédentes, devront parvenir aux autorités compétentes du jeudi 17 mars 2005 au mercredi 23 mars 2005 inclus à minuit.

La liste électorale définitivement close devra être affichée le jeudi 24 mars 2005.

Je vous demande de nous faire part des anomalies que vous pourrez vous-même constater sur la liste électorale et de nous préciser les dates exactes de changement de la situation des intéressés.

Seuls sont électeurs, pour le collège hospitalier, les praticiens régis par le décret n° 84-131 du 24 février 1984 modifié et nommés à titre permanent en position d'activité ou en position de détachement.

Je vous rappelle que demeurent en position d'activité les praticiens qui sont placés soit en congé de maladie, soit en congé de maternité ou d'adoption et que le congé parental et la disponibilité ne sont pas des positions d'activité. Les praticiens qui sont en instance de réintégration à l'issue d'une période de mise en disponibilité ne peuvent pas voter. Les praticiens mis à disposition d'un autre établissement votent dans la région de leur établissement d'affectation d'origine.

Il vous appartient de faire vérifier la liste des électeurs par les établissements.

II. Dépôt des listes de candidatures (pour information).

Les listes des candidats devront être déposées à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins au moins un mois avant la date fixée pour les élections.

La date de clôture des dépôts des listes de candidatures est fixée au vendredi 25 mars 2005 à minuit, le cachet de la poste ou le récépissé faisant foi.

Aucune modification ne pourra intervenir après cette date.

Chaque liste doit impérativement comporter 12 noms sous peine d'irrecevabilité ; les candidatures individuelles ne sont pas acceptées.

Chaque liste doit être adressée ou remise à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins et doit être accompagnée d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat et mentionnant :
- ses nom, prénoms et qualité ;
- son établissement d'affectation ;
- la section et le collège au titre desquels il se présente.

Les listes doivent en outre porter le nom, l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone et de télécopie du praticien habilité à les représenter lors du déroulement des opérations électorales.

III. Organisation du scrutin (pour information et mise en oeuvre).

a) Matériel électoral

Les directions régionales des affaires sanitaires et sociales et les autorités compétentes définies à l'article 8 de l'arrêté du 24 septembre 2004 sont chargées de transmettre le matériel électoral au domicile professionnel des électeurs en fonction dans leur région.

La direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins se chargera de l'envoi pour les praticiens en position de détachement, y compris les praticiens détachés en qualité de praticien hospitalier universitaire.

Les directions régionales des affaires sanitaires et sociales et les autorités compétentes auront à prévoir 4 enveloppes par électeur selon les formats et mentions indiqués en annexe (annexe II) de couleur blanche. Les bulletins de vote, les étiquettes d'adresses ainsi qu'une lettre à l'électeur rappelant les modalités de vote leur seront transmis par la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins.

L'envoi du matériel électoral aux électeurs doit intervenir au plus tard huit jours au moins avant la date du scrutin, soit avant le 10 juin 2005.

La plus grande des 4 enveloppes, sur laquelle sera mentionnée les nom, prénom et l'adresse professionnelle de l'électeur, portera les mentions « Elections. - Ne pas ouvrir » « Urgent » « Scrutin du 18 juin 2004 » et sera affranchie par l'administration au tarif en vigueur, elle contiendra pour chaque électeur :
- la lettre d'information sur les modalités de vote ;
- les bulletins de vote correspondant pour chaque électeur à sa section et à son collège ;
- les 3 enveloppes nécessaires au vote.

En cas de changement d'affectation du praticien, celui-ci votera dans la région de son inscription à la date de clôture de la liste électorale.

Le vote a lieu exclusivement par correspondance (article 8 de l'arrêté du 24 septembre 2004). Le vote par correspondance se définit par l'utilisation de la voie postale ou de tout autre moyen (porteur, société de transport, dépôt direct).

Les électeurs doivent utiliser les bulletins de vote qu'ils reçoivent à l'exclusion de tout autre document et ne pourront procéder à aucune modification des listes présentées sauf à encourir la nullité de leur vote. Je vous précise également que chaque bulletin doit être envoyé par l'électeur dans l'enveloppe spécifique, le cumul de bulletins dans une enveloppe rend le vote nul.

b) Réception des enveloppes concernant les votes

Tous les votes doivent être adressés aux différents bureaux régionaux et au bureau de vote national au plus tard le jour du scrutin, soit le vendredi 17 juin 2005, le cachet de la poste faisant foi.

Il vous appartient de prendre toutes mesures conservatoires concernant les enveloppes reçues dans l'attente du jour du dépouillement du scrutin. Je ne serai pas opposé à ce que, sans les décacheter, vous procédiez au classement alphabétique des enveloppes n° 2 par scrutin antérieurement au jour du dépouillement. Il demeure cependant acquis que vous conserverez intacts tous les plis arrivés ou postés après la date limite du 17 juin 2005, afin de permettre au bureau de vote régional d'en constater l'irrecevabilité.

c) Dépouillement des bulletins de vote

Le bureau de vote régional devra avoir été constitué par le préfet de région, conformément à l'article 10 de l'arrêté du 24 septembre 2004. Il devra se réunir entre le 25 juin et le 1er juillet 2005. Les délégués de liste devront être informés suffisamment tôt de la date, de l'heure, et du lieu précis du dépouillement.

Le bureau de vote procédera ensuite au dépouillement du scrutin conformément aux dispositions de l'article 10 de l'arrêté susvisé ; je vous rappelle à ce propos que le mode de scrutin retenu refuse aux électeurs la possibilité de rayer des noms sur les listes, ou de procéder à un panachage entre les listes.
Il vous appartient de conserver le matériel électoral (bulletins et enveloppes) au moins jusqu'à l'expiration du délai de contestation (6 jours à compter de la proclamation des résultats définitifs par le ministre).

d) Résultat du scrutin

A l'issue du dépouillement, un procès-verbal sera établi précisant conformément à l'annexe III :
- le nombre total d'électeurs ;
- le nombre de votants ;
- le nombre de suffrages valablement exprimés ;
- le nombre de suffrages obtenus par chaque liste.

Le décompte sera effectué en deux exemplaires selon le modèle joint en annexe (annexe IV). Un des deux exemplaires de chaque décompte ainsi que le procès-verbal des opérations électorales devront parvenir à la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins au bureau M3 au plus tard le 3 juillet 2005, délai de rigueur.

Ces résultats, étant partiels, ne donnent pas lieu à proclamation de candidats élus. Le bureau de vote national se réunira le 12 juillet 2005 et procédera au regroupement des résultats partiels et à la proclamation des résultats nationaux.

L'affichage des résultats définitifs sera assuré immédiatement dans les locaux de la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins, et, dans les plus brefs délais, au siège des directions régionales des affaires sanitaires et sociales, et dans les locaux des directions énumérées à l'article 15 de l'arrêté du 24 septembre 2004.

J'attire votre attention sur l'importance que revêt cette opération électorale dont la régularité nécessite un strict respect du calendrier et vous demande de me faire connaître toutes difficultés que vous pourriez rencontrer dans la mise en oeuvre de ce dispositif.

Pour prévenir ces éventuelles difficultés, une réunion est prévue le : lundi 17 janvier 2005 de 9 h 30 à 17 h 30, salle Laroque, 8, avenue Ségur, 75007 Paris.

Seront invitées à cette réunion la ou les personnes responsables qui auront été désignées par vos soins pour suivre ces opérations électorales et dont je vous remercie de me communiquer, dès à présent, les coordonnées.

La direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins adressera une convocation à chaque responsable.

Pour toutes précisions complémentaires concernant ce scrutin, vous pourrez joindre par téléphone, messagerie ou télécopie le bureau M3 et notamment :
M. Chenevière, chef du bureau M 3 ; tél. : 01-40-56-44-36, e.mail : bernard.chenevière@sante.gouv.fr ;
M. Seguin, adjoint au chef du bureau M 3 ; tél. : 01-40-56-52-12, e.mail : arnaud.seguin@sante.gouv.fr ;
M. Sorel, coordinateur des opérations électorales ; tél. : 01-40-56-78-04, e.mail : alain.sorel@sante.gouv.fr ;
télécopie : 01-40-56-51-67 et 01-40-56-53-54.
Pour le ministre et par délégation :
Le directeur de l'hospitalisation
et de l'organisation des soins,
E. Couty

ANNEXE I
CALENDRIER ÉLECTORAL

Elections à la commission statutaire nationale des chefs de service de psychiatrie
(arrêté du 24 septembre 2004)
Annonce des élections au Journal officiel, environ le :
Novembre 2004 (art. 1)
Edition et envoi des listes des électeurs (date approximative)
15 février 2005
Affichage des listes à la DHOS pour l'ensemble des électeurs
1er mars 2005 (art. 3)
après première modification : 16 mars 2005
Affichage des listes dans les locaux :
- des DRASS pour les électeurs de chaque région
- des DSDS pour la Guadeloupe, Guyane et Martinique
- de la DRASS de la Réunion pour Mayotte
- de la DRASS de Bretagne pour Saint-Pierre-et-Miquelon
- de la direction de la solidarité de Corse et Corse-du-Sud
(art. 3)
après première modification : 16 mars 2005
Délai pour premières réclamations (14 jours francs à/c de l'affichage des listes électorales)
Du 2 mars 2005 au 15 mars 2005 (art. 3)
Délai pour premières réclamations sur les listes électorales modifiées (7 jours francs)
Du 17 mars 2005 au 23 mars 2005 (art. 3)
Clôture des listes électorales (condition d'éligibilité)
23 mars 2005 (art. 3)
Affichage des listes définitivement closes
24 mars 2005 (art. 3)
Clôture des listes de candidature (déposée à la DHOS) (un mois au moins avant le scrutin)
25 mars 2005 (art. 6)
Fabrication du matériel électoral
Du 14 mars 2005 au 13 avril 2005
Réception du matériel électoral par les électeurs (8 jours au moins avant le scrutin)
Date limite : 29 avril 2005 (art. 8)
Date du scrutin (date limite d'envoi par les électeurs des votes par correspondance), (4 mois au plus et un mois au moins avant l'expiration du mandat)
17 juin 2005 (art. 1)
Réunion des bureaux de vote régionaux (8 jours au moins et 14 jours au plus après le scrutin)
Du 25 juin 2005 au 1er juillet 2005 (art. 8 et 10)
Date limite de réception des procès-verbaux et des formulaires de décomptes de dépouillement au niveau régionale par la DHOS
3 juillet 2005
Réunion du bureau national. Proclamation des résultats définitifs (au plus tard 25 jours après le scrutin)
12 juillet 2005 (art. 11 et 14)
Contestations (6 jours à compter de la proclamation)
Date limite : 18 juillet 2005

ANNEXE II

Quatre enveloppes de couleur blanche :

Une enveloppe format 324 mm x 229 mm destinée à envoyer le matériel électoral à l'électeur qui sera affranchie par l'administration et sur laquelle seront portées les mentions « Elections. - Ne pas ouvrir. - Urgent - Scrutin du 17 juin 2005 ».

Une enveloppe (n° 1) à cacheter par l'électeur et à affranchir au tarif normal en vigueur (destinée au renvoi de son vote) sur laquelle seront portées les mentions « Elections. - Ne pas ouvrir. - Urgent - Scrutin du 17 juin 2005 ».

228 mm x 162 mm

Scrutin du 17 juin 2005
Commission nationale compétente
nomination fonctions de chef de psychiatrie

Direction régionale des affaires sanitaires et sociales

Une enveloppe (n° 2) à cacheter par l'électeur
Destinée à répartir les bulletins par discipline et section en identifiant l'électeur.

162 mm x 114 mm

Scrutin du 17 juin 2005
Commission nationale compétente
nomination fonctions de chef de psychiatrie
Nom :
Prénom :
Etablissement d'affectation :
Signature :

Une enveloppe (n° 3) à ne pas cacheter par l'électeur destinée au bulletin de vote et ne devant porter aucun signe distinctif.

115 mm x 95 mm

ANNEXE III
MODALITÉS DE DÉCOMPTE DES RÉSULTATS

A l'issue du dépouillement, le bureau de vote détermine pour la section psychiatrie :

1° Le nombre total d'électeurs :
Electeurs inscrits
= liste électorale définitivement arrêtée
= votes parvenus hors délai et irrecevables + abstentions + nombre de votants

2° Le nombre de votants :
Nombre de votants
= suffrages valablement exprimés + bulletins blancs + bulletins nuls

3° Le nombre de suffrages valablement exprimés :
Suffrages valablement exprimés
= addition des suffrages recueillis par chacune des listes en présence

ANNEXE IV
MODÈLES DE FEUILLE DE DÉCOMPTE DES RÉSULTATS
(A joindre au procès-verbal de la réunion du bureau de vote de votre région)

RENOUVELLEMENT DE LA COMMISSION NATIONALE POUR LES CHEFS DE SERVICE DE PSYCHIATRIE
(scrutin du 17 juin 2005)

Région :
Dépouillement du :
Section : psychiatrie
Collège hospitalier :
Signatures :
Le président :
Electeurs inscrits :
Les assesseurs :
Votes parvenus hors délai et irrecevable :
Les délégués de liste :
Abstentions :

DÉCOMPTE DES VOTANTS
NOMBRE
Votants :
Suffrages valablement exprimés :
Bulletins nuls :
Bulletins blancs :


Liste présentée MM
DÉCOMPTE DES VOIX
Nombre de suffrages recueillis par chaque liste (total)
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Total général

(Pour la commodité du dépouillement, les listes seront identifiées par le nom du praticien situé en tête de liste.)