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La certification matérielle de signature

1 – la certification matérielle de signature

1.1/ dispositions générales

La certification matérielle de signature, également appelée légalisation de signature, est un acte administratif qui permet d’authentifier la signature d'actes sous seing privé par un contre-seing officiel (signature officielle). Un acte sous seing privé est un acte rédigé par un particulier sans l’intervention d’un officier public, comme une attestation sur l’honneur.

Acte administratif, la légalisation de signature relève de la compétence du maire. De manière plus précise, la certification matérielle de signature compte parmi les attributions que le maire exerce au nom de l’Etat. A ce titre, le maire engage la responsabilité de l’Etat en cas de faute de service dans l’exercice de cette mission.

Cette compétence est prévue par l’article L.2122-30 du code général des collectivités territoriales qui énonce «Le maire, ou celui qui le remplace, est tenu de légaliser toute signature apposée en sa présence par l'un de ses administrés connu de lui, ou accompagné de deux témoins connus.

Les signatures manuscrites données par des magistrats municipaux dans l'exercice de leurs fonctions administratives valent dans toute circonstance sans être légalisées par le représentant de l'Etat dans le département si elles sont accompagnées du sceau de la mairie .»

L’article R.2122-8 du même code ajoute que «Le maire peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, et en l'absence ou en cas d'empêchement de ses adjoints, donner par arrêté délégation de signature :

- à un ou plusieurs fonctionnaires titulaires de la commune pour la délivrance des expéditions du registre des délibérations et des arrêtés municipaux, la certification matérielle et conforme des pièces et documents présentés à cet effet et, dans les conditions prévues à l'article L. 2122-30, la légalisation des signatures ;… »

Il résulte de ces éléments que la certification matérielle de signature est, au sein de l’administration, un acte spécifique dont l’exercice appartient au maire dans des conditions bien précises.

1.2/ dispositions concernant le vaguemestre et le directeur de l’hôpital

a - La compétence du vaguemestre est déterminée dans un premier temps par l’article R.1112-53 du code de santé publique puis par l’article 138 du règlement intérieur de l’AP-HP.

L’article R.1112-53 dispose « Le vaguemestre est à la disposition des hospitalisés pour toutes les opérations postales ».

L’article 138 du règlement intérieur type de l'AP-HP définit les missions du vaguemestre :

« Le vaguemestre est à la disposition des personnes hospitalisées pour toutes leurs opérations postales.
La distribution des lettres ordinaires est faite par son intermédiaire et elle est organisée au sein du service ou du département par un cadre infirmier.
Les mandats, lettres ou paquets recommandés sont remis personnellement aux intéressés conscients par le vaguemestre; ils sont remis en dépôt à la direction ou au gérant de tutelle, si le malade ne jouit pas de la plénitude de ses facultés mentales.
Le courrier destiné aux mineurs non émancipés leur est distribué, sauf opposition des parents. »

L’article R. 1112-53 ci-dessus cité et le premier alinéa de l’article 138 du règlement intérieur, en visant les opérations postales, décrivent une mission particulièrement large. Pour autant, la certification matérielle de signature ne saurait être qualifiée d’opération postale. En effet, confiée au maire en tant qu’agent de l’Etat, la certification matérielle de signature correspond à un acte administratif spécifique.
L’article 138 déterminant les compétences du vaguemestre de façon explicite, il convient de considérer que ce dernier ne reçoit du règlement intérieur qu’une compétence d’attribution dans laquelle ne figure pas la certification matérielle de signature.

b - Aux termes de l’article L.6143-7, le directeur de l’hôpital reçoit une compétence dite générale concernant les affaires de l’hôpital :

« Le directeur représente l'établissement en justice et dans tous les actes de la vie civile.
Il prépare les travaux du conseil d'administration et lui soumet le projet d'établissement. Il est chargé de l'exécution des décisions du conseil d'administration et met en oeuvre la politique définie par ce dernier et approuvée par le directeur de l'agence régionale de l'hospitalisation. Il est compétent pour régler les affaires de l'établissement autres que celles qui sont énumérées à l'article L. 6143-1. Il assure la gestion et la conduite générale de l'établissement, et en tient le conseil d'administration informé. A cet effet, il exerce son autorité sur l'ensemble du personnel dans le respect des règles déontologiques ou professionnelles qui s'imposent aux professions de santé, des responsabilités qui sont les leurs dans l'administration des soins et de l'indépendance professionnelle du praticien dans l'exercice de son art.
Le directeur peut déléguer sa signature dans les conditions fixées par décret. » Malgré cette compétence générale, le directeur ne saurait se voir reconnaître la possibilité d’effectuer un acte relevant compétence expresse du maire en tant qu’agent de l’Etat en l’absence de texte spécifique.

Par conséquent, au regard de l’ensemble des dispositions susvisées, il apparaît que ni le vaguemestre, ni le directeur de l’hôpital ne peuvent s’engager à certifier la signature d’un patient.
Pour obtenir une certification, la personne intéressée soit s’adresser à la mairie de son domicile.

2 – La procuration

Aux termes de l’article 1984 du code civil, « le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom. Le contrat ne se forme que par l’acceptation du mandataire. »

La procuration peut être donnée par acte authentique ou par acte sous seing privé, même par lettre. Elle peut aussi être donnée verbalement (article 1985 du code civil).

Ainsi, un patient disposant de toutes ses facultés mentales peut établir une procuration en faveur de la ou des personne(s) de son choix.

Conformément aux dispositions ci-dessus énoncées, la procuration peut être donnée verbalement. Un écrit est toutefois vivement recommandé, tout particulièrement lorsqu’un enjeu financier existe (ex : procuration bancaire). Il conviendra dès lors de s’adresser aux organismes concernés afin d’obtenir l’ensemble des formulaires nécessaires à la mise en place de la procuration.

S’agissant de la rédaction et eu égard à l’impossibilité pour le patient de signer ainsi que vous l’évoquez dans votre note, il apparaît souhaitable qu’un tiers, extérieur à la famille ou à l’entourage proche, soit présent afin de garantir la caractère non forcé du document.

Enfin, je vous rappelle que l’hôpital ne doit pas s’immiscer dans les conflits d’ordre privé.