La ministre de la santé, de la jeunesse, des sports et de la vie associative à Mesdames et Messieurs les directeurs d’Agence régionale de l’hospitalisation (pour mise en oeuvre) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région, direction régionale des affaires sanitaires et sociales (pour mise en oeuvre) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département, direction départementale des affaires sanitaires et sociales (pour mise en oeuvre).

Les représentants des usagers du système de santé issus d’associations agréées peuvent siéger dans les instances hospitalières ou de santé publique dans les conditions prévues à l’article L. 1114-3 du code de la santé publique.
Le congé de représentation permet aux salariés membres d’une association qui siègent dans une de ces instances, de s’absenter pour participer aux réunions, tout en percevant, en cas de diminution de leur rémunération du fait de ce mandat, une indemnité de l’Etat, compensant totalement ou
partiellement cette baisse.
L’objet de la présente circulaire est notamment de rappeler la réglementation et d’indiquer la procédure à suivre pour l’examen des demandes d’indemnisation.

I. - LA RÉGLEMENTATION

Le dispositif de mise en oeuvre du congé de représentation est prévu par les articles L. 3142-51 à 55 du code du travail relatifs au congé de représentation en faveur notamment des salariés membres d’une association.
Ces salariés bénéficient du congé de représentation, lorsqu’ils sont appelés à siéger :

1. Soit au CA, ou à l’instance habilitée à cet effet, d’un établissement de santé public ou privé, ou aux commissions et instances statutaires dudit établissement ;

2. Soit dans les instances consultatives régionales ou nationales et les établissements publics nationaux prévus par le code de la santé publique.

Lorsqu’il s’agit d’un établissement de santé public ou privé, l’indemnité qui couvre le congé de représentation est versée par cet établissement. Les dépenses d’indemnisation, pour les représentants des usagers qui en font la demande, sont incluses dans le tarif GHS ou dans la dotation globale des établissements.
L’indemnité est versée par l’Etat lorsqu’il s’agit d’instances instituées auprès de l’Etat, ou par l’établissement public national concerné.
Le montant de cette indemnité est égal, selon les dispositions de l’article R. 3142-33 du code du travail, à celui de la vacation accordée aux conseillers prud’hommes. Le décret du 16 juin 2008 relatif à l’indemnisation des conseillers prud’hommes (JO du 17 juin 2008) fixe le taux horaire à 7,10 €. Les représentants des associations peuvent faire valoir leur droit à indemnisation du temps consacré à siéger dans les instances dans la limite d’un plafond de neuf jours ouvrables.

II. - LA PROCÉDURE

Les demandes d’indemnisation doivent être adressées à l’autorité administrative chargée d’assurer le secrétariat de l’instance dans laquelle le salarié est appelé à siéger, accompagnées des pièces suivantes :

– convocation à la réunion de l’instance concernée ;

– attestation constatant la présence effective du salarié à la réunion, délivrée par le service responsable des convocations ;

– attestation délivrée par l’employeur indiquant le nombre d’heures non rémunérées en raison du congé ;

– relevé d’identité bancaire.

Les dépenses afférentes au versement des indemnités concernées seront imputées sur le programme 124 « conduite et soutien des politiques sanitaires et sociales ».

III. - LISTE DES INSTANCES

L’arrêté du 9 janvier 2006 modifiant l’arrêté du 19 avril 1994 fixe la liste des instances mentionnées à l’article L. 3142-51 du code du travail relatif au congé de représentation en faveur des associations relevant du ministère des affaires sociales, de la santé et de la ville. Cet arrêté est en cours d’actualisation.

IV. - LES LIEUX RESSOURCES

Le délégué départemental à la vie associative (DDVA) et la mission d’accueil et d’information des associations (MAIA), sont deux structures qui peuvent répondre aux demandes d’information des associations.
Il incombe au DDVA, agent « jeunesse et sport » expert de la vie associative qui pilote la MAIA départementale, d’assurer notamment une information de qualité aux associations et de faciliter leur fonctionnement. La liste des DDVA est disponible sur le portail gouvernemental www.associations.gouv.fr.

Par ailleurs, je rappelle que pour répondre aux besoins croissants d’information des bénévoles des petites associations qui ne disposent pas de salarié et dont le budget annuel est inférieur à 10 000 €, les DDVA peuvent s’appuyer sur des associations spécialisées dans l’information et l’accompagnement des bénévoles (centre de ressources et d’information des bénévoles – CRIB). La liste des 150 CRIB est consultable sur le portail gouvernemental www.associations.gouv.fr.

Je vous demande d’assurer une large diffusion de cette circulaire auprès des associations et instances concernées.
Vous voudrez bien me tenir informé des difficultés liées à la mise en oeuvre de cette instruction.

Source : BO n° 2009/1 du 15 février 2009, p. 421 et s.