Le tableau de tri que vous trouverez ci-joint, intitulé population (hospitalisations et consultations) est le produit d'une réflexion conjointe de la direction des hôpitaux et de la direction des Archives de France sur les conditions de tri et de conservation des archives administratives des établissements publics de santé menée durant l'année 1993. Ce tableau se situe dans la poursuite du travail entrepris et diffusé dans la circulaire conjointe AD 93-5 du 26 novembre 1993, relative aux archives des services financiers et économiques. Il met à jour les instructions de tri contenues en annexe de l'arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières et diffusées par la circulaire AD 68-11.

Ce texte traite des documents produits dans le cadre de la gestion administrative des hospitalisations et des consultations et remplace, par conséquent, les dispositions correspondantes de la circulaire sus-visée, à savoir les rubriques "frais d'hospitalisation" de la série M "entrées et sorties, dossiers administratifs des hospitalisés" et "services des salles", de la série Q.

Ces nouvelles dispositions visent à faciliter la gestion matérielle des dossiers, en réduisant nettement les durées de conservation de pièces dont l'intérêt administratif est limité dans le temps, et en donnant la possibilité aux services de les éliminer. En revanche, il met l'accent sur la conservation définitive et patrimoniale de certains documents de base, quelque soit le support choisi lorsque ceux-ci sont utiles pour l'administration des établissements ou pour la recherche historique.

Comme le précédent tableau, diffusé par la circulaire AD 93-5, cet instrument de travail comporte cinq colonnes destinées à identifier le document sous ses diverses appellations (1re et 2e colonne), imposer sa conservation ou proposer son élimination (3e colonne), indiquer si sa communication est immédiatement au titre de la loi du 17 juillet 1978 ou soumise aux délais de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives (4e colonne) et enfin à donner des informations pratiques ou réglementaires le concernant.

Les mentions et abréviations employées se lisent donc de la façon suivante:
- D.U.A. : durée d'utilité administrative, C'est le temps pendant lequel le document garde une utilité pour le service;
- C : conservation intégrale;
- E : élimination à l'issue de la D.U.A.;
- Echantillon B et T : conservation des dossiers des individus dont le nom commence par B ou par T;
- sans objet : portée dans la colonne Communicabilité, cette mention signifie que le document, qui n'est pas immédiatement communicable au titre de la loi du 17 juillet 1978 et qui est éliminé rapidement par le service producteur, ne sera donc pas communiqué au titre de la loi du 3 janvier 1979.

Je vous remercie par avance de transmettre cette instruction aux directeurs régionaux et départementaux des affaires sanitaires et sociales, pour information auprès des établissements publics de santé, et aux directeurs des archives départementales, pour attribution.

Si l'application de cette circulaire soulevait des difficultés, il appartiendrait aux services concernés d'en saisir la direction des Archives de France.

Population

(hospitalisations et consultations)

(cf. document original)

378.MINISTERE DES AFFAIRES SOCIALES, DE LA SANTE ET DE LA VILLE. Direction des hôpitaux. MINISTERE DE LA CULTURE ET DE LA FRANCOPHONIE.Le ministère d'Etat, ministre des affaires sociales, de la santé et de la ville et le ministre de la culture et de la francophonie à Mesdames et Messieurs les préfets de région et de département (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, directions départementales des affaires sanitaires et sociales) ; Mesdames et Messieurs les présidents des conseils généraux (archives départementales).Texte non paru au Journal officiel.